外贸邮件中必须注意的细节，你忽略了哪些？

本来不想写太细节的东西以免束缚了大家的思维，但从我近段时间收到的邮件看，还存在着蛮多问题，所以本文守望君为大家整理了外贸邮件的一些细节。

邮件主题

许多人对于主题并不是很在意，但在这个快节奏社会，一个好的主题能更好地吸引客户的关注，帮助客户决定是否要打开邮件，并且让客户在未来需要检索过往邮件的时候更容易看到这封邮件。

这里分为两种情况，一种是相对熟悉的客户，一种是陌生的客户。

相对熟悉的客户：在主题中点出正文的大意即可，例如Quotation of A/C from XXX-20170626。既方便用户明确你的邮件主旨，还能让他今后还有需要的时候快速找到你，多次合作，何乐而不为呢？

相对陌生的客户：我看到不少人把自己的公司名字作为主题，个人认为这样的主题不是最好的。我建议主题中最好包含自己的产品名字。因为客户每天都会收到许多来自陌生供应商的邮件，扫一眼邮件主题就发现是和他的生意相关的，他当然会优先打开你的邮件。

发件人

这里的发件人指的是当客户收到你邮件的时候，和主题在一起显示的发件人信息。常规来说，大家会用自己的英文名字作为发件人，但我认为，在名字后面加上自己的公司名字甚至产品名字效果会更好一些，提高客户对你的辨识度。

邮件正文

客户给你回复的邮件用的是什么字体、什么字号、怎样的排版，代表了对方的偏好，虽说我们不一定就要完全按着客户的版式来，但至少不要到让客户看一眼都觉得烦的地步。所有杂乱无章的，大小写乱来的，字体字号不统一的，这里一堆红色那里一堆蓝色的，都很难吸引别人阅读的欲望，更加会给客户留下不严谨不专业的印象。

其次，关于要不要在邮件正文中放图片或者表格的问题，我的看法是这样的：

1.陌生客户就最好不要了，以防被对方的服务器当成垃圾邮件。

2.已经有一定来往的客户，直接在邮件正文中放图片或表格，有着非常直观的效果，但前提是图片和表格仅仅作为直观展示的作用，而且表格中的各项汇总数据，例如总金额总数量之类的你全部都做好了，客户只需要看就行。而那些客户可能需要另存为或者修改之类的东西，例如报价表，就最好还是采用附件的形式。

邮件签名

说说是否要在签名档放邮箱地址的问题。有人可能会觉得既然客户收到了我的邮件，那他自然就知道了我的邮箱地址是多少，在签名档放的话太多余，但在许多公司，邮件往往会被转发来转发去，有时候由于某个人的客户端设置问题就会导致你邮箱地址消失，反正在签名档加个邮箱地址又不碍事，我们干嘛不把这种可能性直接扼杀在摇篮中？

附件

有些供应商发出去的附件，其命名往往是一堆对客户来说毫无意义的东西，例如产品图片用的是只有自己才能看得懂的产品型号，或者从相机导出来的时候叫什么文件名就用什么文件名。建议：

1.命名要让对方能轻易看懂这到底是个什么文件，假如是测试报告，是什么产品什么型号什么时候的测试报告。

2.最好做到让对方另存为的时候不再需要更改文件名。

3.邮件正文中最好对附件有一个描述。

最后的最后，稍微总结一下：

1.发邮件的目的是要产生效果，尽量站在收信人的角度思考，我们才能确保效果的最大化。

2.TOP SALES并不意味着就是能说会道，让客户事无巨细都能有如沐春风的感觉，也是一种重要的特质，与人方便，最后总会给自己带来方便。

3.处理好邮件的细节不一定就能带来订单，但一定能让客户更好地记住你这个人。

4.把客户当成傻瓜一样来对待，事事为他考虑周全，总有一天客户会真变成傻瓜一样离不开你。

守望君说：

「外贸壹麦田」是个分享外贸知识，帮助想做外贸的朋友们入行的个人号。号主守望君有5年外贸（B2B+B2C）经验，刚入行的时候走了不少弯路，现在简书是希望能够帮助到真正有需要的人，各位读者想看到什么方面的内容，可以留言给我。

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