【行政讲堂】工作做好了，怎么存档？

好久没写行政讲堂的文章了，最近都在写GTD的心得。其实GTD作为整体的工作和生活管控，可以最大程度做到平衡，不至于让生活过于闲散，也不至于让工作侵占生活。

行政工作说简单也简单，说难也难，因为行政最大的特点就是：繁简由心。

很多人对办公室工作的概念还停留在后勤保障，也有同事曾说办公室就是盖盖章的，实在是对行政最大的曲解。

行政的很多工作都是共性的。比如客人来了的接待工作，不仅是行政工作者要熟练相关标准和技巧，业公司中每个岗位的人都需要了解一二。比如知道会议如何组织才更有效，是从基层往上走的基本能力之一。

所以行政工作人人都能做，但要如何做得更好，里面还是有很多技巧需要学习的。不雨在行政岗位工作七年，基础的操作都知道一二，也乐于总结分享，所以才敢开出“行政讲堂”系列，把行政工作中的大小事宜都拿出来唠唠。

刚才说过了，行政工作繁简由心，但有些基础工作是谁都避不掉的，比如工作完成后的存档。及时准确地将工作记录存档，有利于在后续遇到类似的工作时可以快速处理。

1.要存档的工作包括哪些？

我们每天要处理的工作纷繁复杂，但回归到本质，只有三类。根据工作发生的频率不同，可以将工作分为常规工作、项目工作、突发工作，当然同一个工作内容也可能会变化。

比如本来是一项常规工作，因为牵涉内容发生重大变化，变成了一个项目，那就从常规工作变成了项目工作。又或者突发某件事，有了相应的一项工作，完成以后发现每隔一段时间都需要做这件事，那就从突发工作变成了常规工作。

工作分类

要存档的工作，主要就是针对以上三种工作中已经完成的工作。

2.什么叫工作完成了？

有具体目标的工作，相对更好界定工作是否完成了。

比如常规工作中，有一项更新通讯录，要求每个月对通讯录进行更新，那一旦完成更新，就算是工作完成了。

项目工作中，有一项是更新公文管理制度，一旦新制度发布，也算是工作完成了。

突发工作中，最平常的是领导有客人来了，需要临时接待，一旦客人走了，工作就完成了。

但那些没有具体工作目标的，怎么才能算工作完成了呢？

可以按SMART原则不断去明确自己的目标。

smart原则

当然，行政工作有个很大特点就是，不确定性很高，什么意思呢？

那就是很多时候你以为一件事已经完成了，后续又会出现新的问题，这种时候怎么办呢？

有个最简便的方法就是，将新的问题与原来的工作相对比，是原来工作的延续，那就继续归入原来工作。如果性质变了，就像刚才举例的一项常规工作，因为牵涉内容发生重大变化，变成了一个项目，那就需要重新界定这个项目的目标，依旧是根据SMART原则不断去明确自己的目标。

3.要存档哪些内容？

知道了是什么类型的工作，也知道了完成节点，最后一步就是明确要存档哪些内容。

就某个单项工作而言，在工作完成后，常规工作、项目工作和突发工作的存档内容各有不同。

——常规工作重点在保存与过往常规操作不同的情况。由于常规项大多是固定不变的，所以要格外留意与过往常规操作不同的地方：如果是特殊一次，那下次依旧按过往常规；如果是后续都要用新的方式，那下次就要记得用新的方式，避免出现惯性处理。

——项目工作一般公司都会有相应的制度，要求上交存档哪些资料，所以对个人而言，重点在保存操作过程中上交的资料和一些重点备忘资料。什么是重点备忘资料呢？简单的说就是项目过程中的困难点和有关承诺，记录这两个部分，有利于后续项目不犯同样的错误；也可以在这个项目落地后有关承诺都能如期兑现，不会失信于人。

——突发工作一般来说不用存档，只需要记录一笔，避免过段时间领导问起，怎么也想不起来就行了。

有几个小技巧可以帮助你更好存档：

——在完成文件夹上标注上日期，最好是起始日期，如2017.1.1-9.10，便于后期查找。

——重新整理文件夹，按照单项工作的最终状态：常规、项目或是突发，用各自不同的逻辑再整理一遍。

——将工作过程中的参考资料删除或存档到单独位置，以便以后参考。

——删掉修改多次的文档，只留最终文档。或者在最终文档名称上标注上“最终”。

4.惯例总结

要存档的工作包括：常规工作、项目工作、突发工作。

当工作按SMART原则确定了目标，并达到了目标，就可以算工作完成，就可以开始存档工作。

三类工作存档的内容各有不同，只要勤加整理，就能更好地沉淀工作经验，做事更得心应手，你要试试看吗？