2B产品设计思考

背景

近期疫情的发生，使得移动办公、线上办公的话题讨论猛地火热了一把，虽然疫情是大家都不愿看到的，但不得不承认的是，它确实对线上协同办公市场、产品的发展，起到了一定的助推作用。作为相关行业的从业人员，接下来我们就聊聊如何利用自身已有知识，尝试科学地思考和设计线上协同办公产品。

前言

企业/组织是人组构成的，人的劳动能产生价值，那作为企业主，他最大的愿望便是想办法让企业员工高效率、高质量地工作投入与价值产出。这点应该没错。鉴于此，作为协同办公从业者，思考和研究如何通过产品设计，达到以上效果或目的，那肯定是值得的，有意义的。

一个概念——flow

一个人的高价值产出，定是需要他进入好的状态才能完成的。这里我们引入一个概念——心流（flow），是说人们在着手一件事情或任务时，全身心浸入其中而获得的一种良好的精神状态。

上图右上角的flow，便是我们要达到的状态。其实我们都或多或少曾有过类似的体验，就是在做一件事的时候，心无旁骛，专心致志，沉浸其中，享受其中，这种状态，就意味着我们已进入了flow。

进入flow

Flow状态如此好，那怎么让工作进入flow状态呢？其实进入flow前，总会遇到一些阻碍，比如人的惰性、行动力弱、紧迫感少等。这时候我们就可以借助相关产品功能来对应地客服这些，比如书写日程、拆分任务、排优先级以及共享关键日程等，特别是最后一点，关键日程被共享后，相关的同事就会看到你的关键计划，而共享又是自己主动的动作，这更多的属于来自自己的自我压力，会产生适度的紧张度，再加之轻微的自我赋予他人对自己的监督，能够很好地促使人进入到flow状态之中。这点如果借助产品的话，云之家“时间助手”就能很好地完成。

保持flow

进入状态还不行，还得保持状态。flow最怕的就是中断，那如何减少或者避免中断呢？从外界条件来讲，有些经验之谈，就是1、手机放远点，这东西太能打断人干正事了；2、戴上头戴耳机（一定是隔音好点的头戴耳机）听音乐（最好是纯音，或者听不懂的语言，不受歌词干扰）工作，听不到外界声音的干扰；3、关闭电脑消息通知，不让无关的、会动的消息推送抢你的注意力，也较顺容易地进入flow的状态；4、格子间要比网吧通铺更易让工作进入状态。以上都是些外部因素，那产品如何设计，辅助人员保持flow呢？——1、对产品IM模块进行弱化设计；2、个人状态加入“flow中”设计，比如设为此状态时，产品IM消息只有@提及和私聊的允许提醒，并且是弱提醒；他人邀你参加会议时，也能提醒他人你处在flow状态中，并告知何时结束，这样发起会议人可能也会按需适当地更改会议时间等；他人私聊你时，看到你的flow状态，或许也能减少短信提及/电话提及的干扰行为，等等；3、在线协作文档，这一点很好理解，在线文档如石墨等产品的省时高效好用的优点，已被大家喜爱和依赖，再也不用大家各自下载模板，独自思考和填写，最后汇总，而在线文档，对于完成这个文档项目来说，每个人都减少了跳出各自flow的时间成本和思考成本；4、线上会议系统，线上会议的好处有很多，比如不用抢占会议室，或者等待别人会议结束以使用会议室等，甚至有些线上会议能提供会议记录的功能，这样，比如你在工作flow中，因一些原因错过（不管是刻意与否），它都能够很好地帮助你会后了解会议全过程，这也能够一定程度地减少员工flow中断的发生。

产品设计思考

以上都是些优秀的产品功能，而现在很多办公平台也不乏这些功能，但它们更多是分散的存在，而且只是作为单个应用，在员工界面提供一个入口，并且应用之间少有数据互通，这其实就一定程度减少了协同办公平台的综合价值。然而，云之家产品提供了智能门户服务——门户作为企业信息化高效办公的总入口，已然成为必备的服务之一。

上图是云之家门户的一种视图，如绿色区域所示，包含了之前论述的时间助手，日程共享，线上会议管理以及智能审批等模块和内容，他们按重要级别，依次展示在用户眼睛能最先扫视到的区域。以及将IM消息抽离出来，放在右下角，可以设计为当用户处于flow状态下时，只有@提及和单聊可以微弱提醒，点击则部分展开（非全屏），回复完成后，遂即回到门户主页，进行工作事物的处理，使IM功能实现用完即走的效果，而这也能对保持flow起到一定作用。

门户的价值解释

根据结构洞理论解释：在一个连通分量中，点和点之间的连接越多，则说明这个集合的凝聚力也就越大，企业门户其实也是一样的道理，每个优秀的应用本身就是好的功能，但如果将他们数据打通连通，那这个平台所能发挥的价值必将再升华到更高的层级。云之家门户就是这样的系统设计，比如在智能会议中预约会议后，回即时推送到相关人员的时间助手卡片内显示并提醒；又如智能审批中请假申请完成后，签到打卡系统自动获取相关信息，不必再在打卡系统中反馈异常，这些种种的例子不胜枚举。再者门户的卡片式设计，将与个人强相关的关键信息即时展示在门户页面之中，实现高效触达，并且门户卡片支持大小、样式以及内容的高度自定义设置，真正实现千人千面的智能协同办公门户，将线上协同平台的价值最大化提供给用户，真乃企业之不二之选！

后思考

回到工作flow话题，要想更多人多一些这种高效、高创造性的工作状态，当然还要配合科学有效的线下协作方式以及管理方式，如此才能达到更加高效高质的工作状态。再者，虽然更多人的工作并不是在具体的协同办公产品本身之上完成的，这些人只通过产品也很难进入flow 的状态，但我们可以不断研究和努力，设计出更具理论支撑、体验更好的产品，让那些较重度依赖协同产品完成办公任务的人员角色，更容易地进入flow，而让前者也能获得一定程度科学高效的办公体验。这也将是协同产品发展的使命和责任。

以上只是在我个人的认知/知识范围内得出的一些产品设计思考，当然还需继续努力，不断追求科学知识，才能设计出更高价值的产品。

以上所说，可能都是错的（要谦虚）