10秒搜到你想要的工程资料

2019-03-02 本文已影响3人 dc4f1250b7b0

@坚果云上的办公桌

1.有效的命名

汇总所有资料到同一电脑

准备一台容量大、性能好的电脑，用于汇总公司所有的工程资料，24小时全天开机，在坚果云中设置全部实时同步到本地，把所有的资料汇总到这台电脑里面，便于集中整理分类，做出统一的管控。

统一所有文件名称

将所有的文件命名保持一致，将内部的文字标题和文档的名称统一，不要随意按照自己的想法命名，以后找起来就方便很多，也非常快速。

内外统一的命名，就是文件里面的名字叫什么，文件就保存的什么名字。比如我们常用的签证单，有好几种，它的全称是「增加工程现场签证单」、「工程签证单」，就不能随意的写了签证单三个字。

所有格式的文件也是如此，一个好的命名方式，才能够更快的搜索出来。所有的命名方式，必须按规范的来，这样的话，不管谁不在公司或者离职了，都可以很好找到这些资料，保持资料的延续性。

删除重复和不必要的资料

公司的资料日积月累，经过太多人的手，文件很容易出现大量重复，产生众多版本，通过对比文档日期和大小，删选掉重复的文件。另外，还有长期多年多年不用的资料也可以删除。

不用担心会误删，在坚果云中删除文件，可以通过云端的「回收站」一键恢复过来。

对不确定资料，多方确认后再删除

对于公司发展历程比较久的公司，会有很多历史的资料，如果对于不能够确定的建立一个「08 可删除」的文件夹，用于缓存这些文件，多方确认后再进行删除。

2.统一资料管理系统

以实际运营的模式，梳理公司的管理架构

很多公司存在重叠交叉使用人员，无法明确区分负责的工作内容，可以根据实际情况来调整，并不是进行绝对地划分。比如，对于建筑类公司而言，可以先按照部门作一个大概的划分：

财务部
行政部
经营部
工程部
成本部

在搭建公司框架的时候，可以先按照公司的职能部门作一个粗放的分类，将公司所有的资料按照部门的形式先整理资料。把所有文件都按照统一的命名方式放在同一职能部门的文件夹里面。下一步，再根据每个部门的详细要求去调整每个人员的权限。

资料使用最频繁的工程项目部

工程项目部文件夹的命名方式有单独的一套体系，可以参考行业的标准、公司管理标，只要符合当下的，都可以。但是，一个标准就够了，不需要太多。

如果公司当前没有完全符合文件管理架构可以先参考「深圳统表系统」，这个文件体系符合工程项目部所有存放资料要求，以下是「深圳统表系统」六大分类，增设第七类是为了存放与业主方、监理单位、设计单位和供应商等日常往来文件。

01 项目准备阶段文件
02 施工监理文件
03 施工文件
04 竣工图
05 竣工验收及备案文件
06 声像照片
07 日常文件

「01 项目准备阶段文件」用于存放初步（方案）设计、招投标与合同文件、工程概预算文件等资料，「02 施工监理文件」用于存放进度控制文件、造价控制文件等。

按照同种框架搭建出来的文件管理系统，除了搜索，用鼠标点击查找也很快。打个比方，十年前的工程项目文件管理的存放方式和十年后的存放方式保持一致，这样所有人查找起来就非常方便，不用什么对接成本，每个人看到的存放的路径、内容、架构都是一样的，这样对调用资料就非常方便和快捷了，而且统一的文件管理体系的管理资料有几个比较好的地方：

人为的减少了资料管理的难度
节约新人接手的时间，不用怎么培训就可以直接管理工程资料
继承和延续，保证文件管理之间不会断裂，即便是公司的老员工也很容易查找到新文件
成为公司画册、官方网站、微信公众号的海量素材库
加快公司企业数字化节奏，丰实企业知识库

3.优化搜索

命名、文件体系和搜索一体化，有了规范化的命名体系和完善的文件管理体系才有办法快速搜索。每种搜索方式基于有效的命名，规范的文件管理体系，如果命名方式和文件管理体系一致，搜索就能够体现他的优越性和所存在的价值。

不管是文件统一命名还是搭建文件管理体系，都是一个需要耐心的过程。前期投入的一小段时间，有利于你后期长时间的使用，看似前期会花费很多时间，但实际上来说，对后期受益是很大的。文件的有序和混乱，有序有助于节约时间，而混乱会让我们的时间一直被消耗在这些琐碎的事情里面。除了有序的管理工程资料，我们要懂得如何去找到自己需要的资料，以下有几种搜索方式可以提供：

专注搜索，只搜索你想要的

如果把所有的工程资料都放入坚果云之后，在坚果云中搜索，它不会检索整个电脑的文件，只搜索坚果云中的文件，相当于一个安全的隔离箱，保护文件搜索的有效性，确保文件搜索不会过于冗余。

坚果云搜索框的范围只覆盖保存在坚果云里面的文件。每次在搜索框里面输入文字，只会搜索同步到坚果云的所有文件，不管这个文件是只保存在云端（云桥模式）还是已经同步到电脑本地，都支持随时随地的搜索。

Windows版可以设置Ctrl/Alt/Shift+J为快捷键，通过快捷键可以快速打开坚果云的搜索框。在搜索关键字过程中，是不会检索整个电脑的所有文件，只针对坚果云里面的文件，既减小了搜索范围，又提高了搜索速度。节约时间成本，也利于提高办公效率。

精准搜索

“元认知”是不知道自己「不知道的」，那么精准的搜索是进一步细化自己知道「已知道的」。从结果出发，以重点为导向的搜索，可以精准地找到自己想要的。知道自己想的文件，就通过坚果云搜索框搜索出来。

随意输入一个数字，比如输入“1”可以搜索出与之相关的15个结果，按Enter回车键可以显示更多搜索结果，目前搜索框里最多显示100条结果。

随意输入一个文字，比如输入“我”，可以搜索出一切与“我”相关的结果；再比如输入“Wo”，就可以搜索出所有含有“Wo”“WO”“wO”“wo”的文件，搜索字母不受大小写的限制。

任意组合搜索

记忆总是不靠谱的。《雨人》中的达斯汀·霍夫曼演的白痴哥哥能够瞬间记住洒在地上的牙签数量并且永远不会忘记，但我们想要记住保存在坚果云里面所有文件的名字，就不太可能。记忆是有容量的，我们尽可能记住关键的信息就可以了，其他的让坚果云的搜索框完成。

坚果云提供了非常简便的搜索方法，即使你不知道当初是按什么顺序命名文件夹的也可以通过这个方法来搜索。「输入一个关键字+空格键+再输入一个关键字」，坚果云搜索框里就可以检索出所有含有这两个关键词的文件。例如：输入“1空格2”，就可以搜索出含有1或2的所有文件，搜索结果可以是2010、021、1渴望2、2-01、1.2等等，这样的搜索可以不受文件命名的顺序影响，随着输入关键词的数量增加，可以不断缩小搜索范围。

全平台搜索

全平台搜索指在Windows、macOS、Linux、Android、iOS的坚果云客户端都支持搜索功能。在这里所述全平台搜索的新体验主要在坚果云的网页版。

如果不想在电脑里面下载坚果云的软件，可以直接打开电脑浏览器，在云端搜索。坚果云Web网页端打破软硬件之间的堡垒，让坚果云的使用不再受硬件设备的影响。在电脑PC端的浏览器，输入jianguoyun.com直接登录坚果云的账户，进入坚果云文件存储主页，点击搜索我的文件。

不清楚文件放在哪个文件夹，直接搜索「所有文件」，如果知道文件保存在某个文件夹里，点击该文件夹，然后选择「当前所在文件夹」搜索。搜索出来以后还可以通过「默认」和「包括已删除的文件」筛选是否查找已被删除的文件。

定位格式搜索

格式分类搜索也是一种特别的搜索方式，按照保存的文件格式进行搜索，是从另外一个维度来搜索文件。只要知道该文件的格式就可以搜索，对于特殊的文件格式，保存数量不是非常多的情况下，是一个非常好的选择。

在坚果云上我会保存各种格式的文件，比如这些格式的文件：.doc文档、.xls表格、.ppt演示文稿、.dwg图纸文件、.Qdy4造价文件、.zlbf资料文件、.jpg图片、.psd图形文件等等，直接输入文件格式就可以搜索出与该格式相关的所有文件。

不受空间和时间限制的搜索

电脑硬盘分类比较多，文件散落在各个盘里面，坚果云都支持同步任一个文件夹，而且坚果云搜索是不受空间位置影响，只要是同步到坚果云的文件，不管保存在C盘、D盘、E盘还是F盘等，都可以直接通过坚果云搜索框搜索该文件。

坚果云的文件能保存多久，时间有没有限制？不管这个文件是什么时候上传到坚果云，上传到坚果云的那一刻，包括在之前已上传到云端现在已删除的文件，只要不在网页端回收站里面彻底粉碎，都可以搜索出来。

文件夹与文件的先后搜索

通过7种不同的方式搜索文件，它们都存在一个共同点：先搜索文件夹再搜索文件。从坚果云账号注册开始，就会产生默认文件夹「我的坚果云」，所以上传到坚果云的每个具体的文件都会保存在相对应的文件夹里面。

坚果云的搜索结果分类两种，上层是与关键字相关的文件夹，下层是与关键字相关的文件。从搜索结果可以看出优化前期的文件夹有效命名对于后期的搜索还是有帮助的，所以在日常使用过程中尽量采用规范化体系化的命名规则。