你的会议“拖堂”了吗？

2017年12月22日“XX型制造高峰论坛”已“非圆满”收官，这是论坛复盘反思的第二篇。

不知道大家有没有这样的经历，自己组织的会议、培训、沟通会等总是很没有办法如期开始，更没有办法如期结束，有点受伤。比如我们山西HR 精英汇早期的“培训项目”总是晚半个小时开始，后来“六六”同学梳理流程、温情叮咛、坚决执行，参训学员迟到的问题基本解决，且做到了培训准时开始。我们要是组织个“时间管理”的培训，有那么些伙伴就迟到了，挺自嘲的，但也符合这个分享的主题，正好做个活色生香的开场案例。

12月22日我们组织的高峰论坛，就因为一些原因，晚开始了20分钟，“拖堂”了一个多小时，这是个问题，放在人身上就是个“病”，得治，先不说上什么药，就仿佛最近的感冒，先看看是什么引起的，病毒性还是细菌性的呢？

首先说为什么高峰论坛会晚20分钟开始，其实主要嘉宾，包括厅长、教授、协会大佬，早就到了，但会议现场到了开场时间9:00，稀稀拉拉的坐了不到一半的人。这么开场显然不合适，还有很多伙伴在外面签到或还在赶来的路上，为什么会出现这个问题？

我分析有这么几个原因：

一、我们主办会议的这个城市老百姓，懒，这个是公认的，哪个城市就不告诉你了，是个号称建设国际性大都市的历史名城。

二、因为懒也就习惯性迟到，没觉得是个事，反正迟到了也不罚款。

三、好多参与会议的人都是公司安排的行为，也许很多人还想着乘着代表公司参会，正好早晨睡个懒觉，去了就行了。多么痛的猜测啊！！！

四、会议召开酒店在附近区域有另外一个酒店与其名字比较相近，导致部分参会者走错了，在赶来的路上，所以迟到了。

五、会议通知发文提前两天才发出，很多企业未收到，所以早晨9点到会人员偏少，开场显尴尬。

这个问题怎么解决呢？我认为至少要做好以下两点：

一、会议通知发文至少提前一周发出，报名参会企业或人员足够多，9:00开场就不至于现场参会人数少。

二、既然想做到9:00准时开场，就应该在会议通知里考虑大家迟到半个小时的心理，按8:45开场做通知，即使晚个15分钟，也能做到9点开始。

再就说说高峰论坛“拖堂”一个多小时的问题，论坛是准备进行一上午的，也就是9点到12点，“拖堂”一个多小时，代表13点多才结束，早就过了饭点了，而且签到的时候，已经给参会者发了自助餐劵，12点一过，好些个没吃早饭，已经饿过头的，必然会被生理需求驱动，早早去餐厅享受自助餐了。那“拖堂”的原因是什么？

我分析有以下几个原因：

一、会议议程设计不合理，一共三个小时的可利用空间，专题演讲/分享就设置了6个以上，还不包括主持人串词、领导讲话等等。

二、关于上一个问题，议程设置不合理，会前难道没有认识到，认识到了，但做论坛决策者做了“选择性忽略”，论坛正式进行的议程其实比预计议程还少了两个领导讲话和一个专题分享，如果按计划进行，应该会继续“拖堂”，那就是14点结束的事情了，如果真如此，也许下面就只剩下嘉宾还候着，但内在里在狠狠“骂娘”了。

三、在议程设置的时候，决策者有个想法是“先做加法，再做减法”，会议当天看具体情况再做减法，实际上是不现实的，除非论坛演讲嘉宾零时有别的安排，无法到会，否则怎么可能去掉他的环节，都是大咖啊，给他们安排的个人时间不超时就烧高香了。

四、部分参会嘉宾面对自己分享的主题，忘记了或根本不在乎主办方给安排的20分钟时限，反正我在前头分享，不照顾后面的嘉宾，洋洋洒洒，直冲一个小时走去。

这个问题又怎么解决呢？想想至少可以做以下几个努力：

一、站在全局的角度考虑时间安排，充分考虑主持人串词时间（20分钟以上）、嘉宾50%以上“正常拖堂”，那就提前安排够相对的分享时间，从20分钟扩展到30分钟。

二、严格控制分享主题总数，不含领导讲话，压缩在4个以内，要精品、要干货，比如两个理论分享，两个标杆实践。4个分享，一个30分钟，就是120分钟，两个小时，加上主持人串词和领导讲话，基本就是三个小时。

三、对超过30分钟嘉宾做有情提醒，那怎么做呢，不建议让主持人中场提醒，不建议因为个别嘉宾超时，压缩后面嘉宾时间。建议做展板型提示牌，在会议舞台正对对面的最后面，由工作人员举牌提醒“还有5分钟”、“分享时间到”等。

这是对高峰论坛未能准时开始及延迟结束的复盘总结，任何事情都是如此，出问题的原因，主要还是计划和执行的关键先导性环节出了问题，而做好复盘，是下一次精进的关键所在。