开始云案例｜全友家私如何优雅地革新项目文档管理

全友家私是一家有着30年历史的集研发、生产、销售为一体的全国最大板式家具生产龙头企业。全友家私以建立信息化、服务型家具制造企业为目标，全面推进企业信息化战略。其中，由于全友家私各分公司所在的市场环境和业务工作不尽相同，为了实现从产品研发设计、采购、生产制造、物流、销售，到顾客售后服务的全价值链信息化集成管理，为顾客提供卓越的产品和服务价值，对企业文件管理规范与共享，提出了更高的要求。尤其是如何解决分公司和总部技术部之间的项目文档管理，文件协同分享等问题，迫在眉睫。

传统的文件管理模式，无法满足企业信息化发展

首先，分公司会将自身的需求说明书通过BPM系统提交至技术部，评估小组经过详细的讨论、评估和审批之后制定出详细的解决方案说明书，最后由产品工程师完成产品的设计说明书和数据字典并传达至研发团队。从需求提交到项目立项，整个流程严谨而复杂。

但是，上述流程中所有文件都只是存在于BPM系统中或某个员工的个人电脑中，并没有得到集中的存储和备份。这不仅给之后的评估、研发等工作带来不便，也给文件的准确性和安全性带来风险。

并且，在文件的审批过程中每一份文件都只能以附件的形式存放于邮件内，而每一层审批都需要上传、下载、审阅等操作，流程冗长而复杂，不仅降低了审批效率，也容易导致文件在中间过程出错。

在项目执行的过程中，全友家私虽然采用了PDM系统来管理整个项目的生命周期，但是对于项目文档缺少规范的管理和监督。从系统开发、系统测试到版本发布，大量的代码文件、测试用例、版本文件等项目文档分散存储在项目组员的电脑里，缺少集中管理。如果当产品修改了设计方案，而研发人员却沿用了老版本，将会给项目带来不可挽回的损失。项目经理无法准确得知项目的进展情况，也无法管控不同人员的文档权限，给工作带来极大的不便。

因此，在全友家私不断推进企业信息化改革的过程中，亟需一套专业的文件管理系统，能够与各地分公司建立起标准、高效的信息反馈机制，规范项目文档管理，同时也让分公司和总部技术部之间的沟通协作更有效率。

开始云企业内容管理解决方案

集中管理所有文件，保障文件安全

如下图所示，通过与BPM系统相集成，全友家私将所有分公司需求说明书统一存储在开始云KASS企业内容管理系统中。技术部提前设置好书面模板，当各地分公司在BPM系统中提交需求说明书时，文件可自动归档至KASS企业内容管理系统中的指定文件夹。技术人员无需再将文件下载、传输，而可以直接在系统内分享文件，由项目评估人员进行需求讨论和评估，极大地缩减了流程时间，加快评估效率。

评估人员可以直接在KASS企业内容管理系统中发起审批流程。不论是解决方案说明书、设计说明书还是数据字典，都可在系统中进行讨论和审批，而无需通过邮件多次上传和下载，保障了文件的独立性和完整性。

并且，通过KASS企业内容管理系统进行定期的文件备份，所有文件都可备份至单独的服务器中集中管理，实现文件的安全存储。

规范管理项目文档，实时掌握项目进展

通过开始云KASS企业内容管理系统，研发项目组可以集中管理所有项目文件的整个生命周期。项目经理可以随时查看项目文档，掌控项目进度。

集成现有IT应用系统，提高工作效率

开始云KASS企业内容管理系统采用JAVA开发，支持与各种企业管理系统相集成。一方面，能够集中存储各个IT系统中的非结构化数据，统一备份和管理，保障文件安全；一方面，能够最大程度的保留用户的使用习惯，给予用户最规范、最便捷的文件管理方式。

与AD域集成：用户在现有的办公平台上实现单点登录，技术部员工通过企业门户即可一键登录系统。同时，通过KASS企业内容管理系统的在线预览功能，分公司用户无需登录系统，即可在企业门户中在线查看各种版本信息、使用手册等文件。

与PDM集成：通过与PDM集成，KASS企业内容管理系统可以管理项目文档的整个生命周期。从文档的创建、修改、审批、分发到归档、销毁，实时监控文档信息，掌握整体的项目进展。

与RTX集成：与RTX集成后，用户可以通过RTX接收到KASS企业内容管理系统的所有通知。不论是文件的订阅、分享或发布，用户可以实时收到系统消息，避免信息疏漏。

当前，传统行业正在积极拥抱“互联网+”，向着“信息化”、“智能化”方向快速发展。文件，作为企业最重要的数字化信息载体，在企业的信息化改革中占据有非常重要的地位。开始云KASS企业内容管理系统的应用，帮助全友家私建立起了更加完善的文件管理制度，使项目文档管理更加规范，分公司与总部技术部的配合协同更加流畅准确。不仅提高了员工的工作效率，也帮助提升了顾客服务质量。