疫情之下，如何快速开启高效远程办公？

突如其来的疫情打乱了很多企业的规划，疫情加重导致的出行不便、坐班存在健康隐患等问题，让本该按时上班员工也无法及时返回工作地正常开工。

对企业来说，团队的“地理隔离”，导致了“业务隔离”。疫情当前，要维持企业的正常运转就要及时恢复企业业务，“远程办公”无疑是最佳选择。

下面我们从轻流团队自身出发，详细探索高效远程办公的技巧及解决方案。

轻流团队远程办公遇到的问题

熟悉轻流的朋友都知道，轻流是一家互联网环境下应运而生的SaaS公司，Base在上海。

在2019年下半年，我们开始有了其他地区的同事，所以在疫情发酵前，远程工作已经被迫摆在我们面前，当时遇到的最大问题主要有这几点：

1、沟通不顺畅，信息不同步

远程异地办公最先遇到的问题就是沟通！很多人在工作时习惯于当面沟通，总觉得靠“当面比划”最容易表达清楚，一旦不在同一个办公空间，就没法做到及时沟通和信息的同步了。

2、任务不明确，责任不到人

当我们不在同一个办公室，要了解每个人在做什么需要花费很大的精力。由于事情找不到谁处理，更别提责任人了，所以导致很多事情即便表达了也会烂尾，SOP没有规范，业务流程不健全。

3、制度不完善，执行不到位

由于制度的不完善，导致远程工作的同事在开展工作时会“摸不着头脑”，很多情况下不知道该怎么做；然而地理上的隔离会让人产生“嫌麻烦”情绪，事情忍一忍就憋回去了，执行效果往往差强人意。

轻流实现远程办公积累的经验技巧

为解决这些问题，我们在疫情来临之前就基本上完成了以下3个方面的工作：

1、工单流转实现部门协同

由于我们的客户较为分散，我们内部的IM沟通是以微信工作群为主，企业微信、钉钉都有使用。会议沟通分内部和外部，内部目前是钉钉和Zoom，客户远程演示介绍用QQ、Zoom和钉钉。

线下沟通虽然直接，但是很大程度上不能很好的做任务留存，同时发任务方和任务接受方到底谁来做业务的跟进和进度把控也很难界定。

所以，尽量减少部门之间的线下沟通，部门之间通过“工单”来实现业务诉求的流转，让任务的关联人员和处理进度清晰可见。

部分工单流程如下：

2、公司业务全面线上化

年终总结时我们发现：2019年的成绩，很大程度上归功于我们使用自己的产品实现了公司全面的业务协同。

从营销推广管理、客户管理、渠道管理、客户服务、项目管理、研发管理、产品需求管理以及日常的办公管理，我们都建立了相应的流程。

举个例子，销售订单管理流程如下图，基本减少了线下沟通，一切都通过待办事项驱动业务协同。

后续会将我们公司自身的一些业务流程公开出来，希望对一些行业内企业和对线上业务协同有诉求的公司有所启发。

3、优化制度规范，积累知识库

随着团队规模的扩大，我们认为“知识库”越来越变得重要，但这不是传统的百科全书一样的知识库，目的不是大而全，而是在遇到任何问题，让同事可以找到解决方案。

知识库的维护我们主要用这样几款产品：

第一个就是轻流，我们用轻流来管理整个知识库的框架和知识留存的逻辑。

另外一些工具如Github、语雀、百度脑图、我们自己的文件服务器、坚果云盘、百度云盘、石墨文档、在线表格等，主要被用来完成具体内容的承载，统一的标准就是：能放链接的就放链接，不管平台怎么多样化，保障链接内容可更新，可获取最新。

为什么没有统一平台？因为：

1）单一平台功能太弱

2）依托各自平台的权限控制

3）有些特殊文件类型，需要不断更新

总结一句：制度需要不断的优化完善，知识库一定要不断更新。规范责任到人，事事有据可依，尽量避免灰色地带，降低内耗。

高效远程办公最佳解决方案

经过对自身远程办公经验总结以及对大量外部企业的调研，我们打造了一套完备的远程办公解决方案，主要内容如下：

1、在线任务管理，及时响应

从任务的下达、指派到任务的处理、审核，整个过程完全按照公司标准化流程进行，减少信息损耗；同时支持甘特图在线甘特图查看任务进度、在线留言@负责人及时响应 。

2、周报/日报，同步工作进展

日常的工作计划和总结，一方面可以明确自己的工作安排，另一方面可通过系统及时抄送至部门领导；支持日历式查看模式，团队工作进展一览无余，可以说是远程办公信息同步神器。

3、工单式协作，提升协同效率

在轻流中你可以灵活设置工单处理时限，对流程时效进行提醒和监管；通过工单化协作，可以有效防止任务遗漏，让跨部⻔协作权责到位、效率更高。

4、远程合同不用愁，电子签章来护航

远程办公，合同盖章是个大问题，不用担心！轻流智能审批及电子签章，兼顾安全和效率，让你3步即可实现合同签署在线化，远程合同签署省时又省力。

5、支持多平台操作

微信端、企业微信、钉钉、手机/平板/电脑等都可以通过账号一键登录、一键处理，办公不再受地理位置约束。

以上就是轻流高效远程办公解决方案了。

疫情的到来在某种程度上加速了大家对”远程办公“、”线上协同“的需求。线上、远程不让数据被工厂、办公室等地理位置所隔离，一定是未来的趋势。

疫情不可控，但是企业仍需要向前发展。在市场环境恶劣情况下，只有不断优化自身，拥抱变化才能不被淘汰。

战“疫”已经打响，希望轻流能够成为企业的重要武器，实现企业的线上业务协同、高效率远程办公！