如何有效地进行资料整理？

2020-04-22 本文已影响0人 dc4f1250b7b0

一句话：「断舍离」，给你的文件瘦身

资料乱七八糟不好整理？

喜欢囤积各种资料，却不常用？

文件管理一时兴起，三天打鱼两天晒网？

看这篇文章就对了！

首先，你要弄明白耗费时间去整理资料到底有什么用？

这个习惯必定要带来益处的，不然很难坚持下载来。

我们从日本网红主妇藤田实沙（Misa）的示例中可以找到答案

前段时间爆火的日本网红主妇藤田实沙（Misa），通过分享在日常做家务整理时总结出的技巧，一时间成为炙手可热的话题人物。

藤田实莎（Misa） ©sohu

对藤田实沙来说，通过对家居的整理不仅可以提高使用时的效率，还会缓解「因为杂乱而烦躁」。对另一部分人来说，随意摆放的私人物品，混乱繁杂的桌面，反而会有一种熟悉的安全感，相比下，井然有序的环境反而会让他们觉得疏远。

对待整理的分歧无关对错，只是两种不同的人生观念。这里不妨用「断舍离」作者，山下英子在书中的一句话回答来概括整理有何必要性：

通过整理物品了解自己，整理内心的混沌，是让人生舒适的行动技术。

从更为实际的角度来看，整理事务能够显著提高效率，进而获得更多可支配的时间。显然，如果你享受对人生的掌控感，并且有足够多的文件需要管理，那么就有必要学会文件整理。

然后，使用正确的整理方法：

舍弃不必要的资料
什么是不必要的资料？每个人的标准不同，答案也不同。假设你的存储空间有限，那么电影、剧集、应用等网络上随时可以检索到的大体积文件，在网络如此普及且便捷的时代都没有保留的必要。笔者曾经也有保存大量影视文件的习惯，但这些影视笔者极少会看第二次，因此在搬家需要迁移资料时，最先舍弃掉的都是这些文件。
所以对于那些非独有、价值属性低的文件，不用多想，果断删除吧。
养成整理文件的习惯
习惯成自然，不妨从小事做起。无论有多琐碎，只有你觉得有用，就将它整理起来。
适当的整理频率
整理文件并不是目的，除了第一次，或因过去的文件架构已经不能满足当下的需要，否则不要耗费太多精力在整理文件上。

构建文件架构好比构建房屋框架，一个完善、适合自己的文件架构，可以大幅度提升今后文件填充及整理效率。

一个科学高效的文件架构通常具备以下几点特征：

文件分级
文件分级，即构建文件目录，以便于快速、准确的定位目标文件。例如：第一级为工作、生活、学习；工作下又分为客户、公司、个人、项目等；客户又可以分为A客户，B客户，C客户等。详细的分级会提高检索效率，但过于繁琐反而不利于快速定位文件，所以文件分级最好控制在3~4级。
文件维度
文件维度即文件本身的属性划分。以电影为例，可以按国家分为中国、美国、日本等，也可以按导演分为科恩兄弟、诺兰、姜文等，但一部电影可能有多种类型元素，假如以凶杀片、爱情片、科幻片分类就很容易造成文件分类的混乱了。
只有文件分类的维度不重叠，才不会造成文件分类的混乱。如果你想进一步了解文件分类的维度，可以搜索 MECE 分析法（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）。

1.文件选择

构建好文件结构后，为防止文件丢失，可以选择对重要的文件进行备份。在确定备份方案前，需要对值得备份的文件进行分类。对大多数人来说，文件总体可以分为四种：

通常来说，值得备份的只有前两种，但也可以根据每个人的标准和备份条件的不同选择不同的文件备份。

2.备份方案

一般来说，个人文件备份可以分为以下四种：

家庭NAS：即私人搭建云空间，门槛较高，安全性与价格成正比

从上表来看，值得大多数人选择的安全备份方案：选择云服务，当然你也可以选择将重要的文件同时备份在多个平台。

同国内其它云盘厂商不同，坚果云从12年开始在云盘行业深耕，并凭借稳定优质的同步服务，收获了大批用户的好评。经过多年打磨，坚果云具备不少独特的优点：

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安全加密。坚果云采取军工级 256-bit 和文件分块加密方式，在国外著名的非商业机构 Qualys SSL Labs 对采用 SSL 加密传输数据的网站评测，坚果云获得 A 评级。此外，你还可以采取 Google Authenticator 、微信或手机号等二次验证方式，保证你的文件安全无虞。

正如前文所说，整理本身并不是目的，只是一个通往更高效、有序生活方式的习惯。通过整理资料，不仅可以显著提高我们的学习和工作效率，更能培养我们系统化的思维方式。

也许之前你的桌面杂乱无章，没有文件管理的经验，那么不妨从此刻开始你的文件管理之路。