日程管理笔记，让自律成为习惯-124
2019年6月1日21:33:16
在上节课，我们讲了如何记会议笔记，那这节课呢，我们再来讲如何用笔记来做日程管理。
很多人其实没有做日程管理的习惯，总觉得没必要。但日程管理又确实能帮我们解决很多问题。最显而易见的是，如果我们每天都提前列好要做的事情，至少不会晚上躺在床上才记起有件事忘了做。而且，日程管理还可以让我们更加自律，在日程上写下要做的事情，就像对自己的一个承诺，可以帮我们抵抗拖延症的侵袭。
可能还是会有人觉得，日程管理虽然好，可计划赶不上变化，但事实是，一个好的计划能战胜变化。好的日程管理，会让我们的生活有条理的同时，也可以让我们更轻松地应对每天的突发状况。
下面，我就来讲一下，如何做好每天的日程管理。
一、如何用印象笔记做日程管理
首先，我选择用来做日程管理的工具还是印象笔记。可能你会觉得，有那么多日程管理的APP，为什么要用印象笔记呢？
还是那句话：不能被各种工具绑架。如果你很多事都能在一个APP上完成，那就不要每件事都换个APP，这样能节省很多精力，也避免陷入不断探索不同工具怪圈。
事实上，从第三模块开始，讲的那些具体情景下的笔记，我都是用印象笔记完成的。因为我发现只用印象笔记这一个工具就够了。
但是我在前两个模块，给你讲了很多工具的用法。有人可能会说，你何必绕弯子呢？直接给解决方案不好吗？但就算我直接给了你解决方案，你心里还是会痒痒的，会好奇有没有其他的选择。所以，从“众里寻他”，到“蓦然回首”这个过程是不可避免的。在前两个模块，我带着你“众里寻他”，在第三和第四模块，则是“蓦然回首”，发现印象笔记才是“真爱”。
那下面，我们来看看如何用印象笔记做日程管理。有两个方法。
方法一：
第一个方法，非常简单，新建一个笔记，然后去印象笔记的官方博客找到日程管理的模板，根据自己的需求进行调整就可以了。最新版的印象笔记虽然有插入官方模板的功能，但现在还没有日程管理的模板。当然，如果你愿意，也可以自己做。比如，文稿中的图，就是根据印象笔记的官方模板修改的，而且对每天的重要事项，加上了不同的颜色。
每日计划
这个功能不是印象笔记独有的，在word或Excel建个表格都能做到。但在印象笔记里做这件事有什么好处呢？就是你可以把这个日程和相关资料都放在一起。这样只要随时随地打开印象笔记，你需要的都在里面。
方法二：
用印象笔记做日程管理还有另一种方法。这种方法的好处是，可以有提醒功能，这也是很多人对用印象笔记做日程管理还有另一种方法。这种方法的好处是，可以有提醒功能。
设置的方法很简单，新建一个笔记。用电脑的时候，就点击右上角的三个点，添加提醒。如果是用手机设置，新建笔记之后，直接点击闹钟那个图标就可以了。
在这里需要注意，这种方法虽然可以起到很好的提醒效果，但是也要有节制地用。
于那些比较琐碎的事情，以及你现在想起来就能随手做完的事情，就没有必要用这个功能了。
因为当你看到提醒栏里，堆满了密密麻麻的待办事项，可能会产生不必要的焦虑感。
总之，这两种方法各有利弊，看你自己的喜好。但这只是工具的操作步骤，要想做好日程管理，你还需要知道一些更重要、更通用的方法。
二、如何才能做好日程管理
其实不管用什么软件，日程管理无非就三个步骤：选择事件、为事件排序、分配时长。简单来说，就是你要先确定今天要做什么事，然后明确先做哪件，后做哪件，最后安排好每件事要花多久。
第一步：选择事件
我们先来看如何选择事件。这一步有个前提，那就是你是有选择的，至于那些之前已经确定时间的事情，比如已经订好明天早上11点开会，那这样的事情当然就不用选择了。
选择哪件事会出现在你的日程上，最重要的是要知道日程管理的核心理念：做好日程管理，不在于把事情做对，而是做对的事情。
什么是对的事情？我管它叫“重要的20%”。管理学界有个著名的定律，叫做“二八定律”。指的是，在任何一组事物中，最重要的只占20%，而剩下的80%一般都是不重要的，无效的。嫁接到日程管理上，意思就是，假如你一天可能有10件事要做，但只有其中的两件才是真正重要的、对的事情。
日程管理的重点，就是把尽量多的精力分给那“重要的20%”。
那如何判断事情是不是那“重要的20%”呢？最简单的方法，是看这件事的投入产出比怎么样。投入是指你在这件事上花的时间和精力，而产出指的是这件事做完之后可以让你离目标更近多少。如果做一件事，花的时间不多，还能让你朝着目标迈进一大步，那当然是那乡重要的20%”，是应该要做的事情。如果相反，花了很多时间把事情做完，但是对你实现目标没什么帮助，那我们就要果断舍弃。或者是尽量去减少在这件事上投入的时间和精力。
举个例子，比如今天你必须要做完三件事，一件是和产品经理对接新的业务需求，一件是拜访一位行业内优秀的前辈，还有一件是把已经完成的项目资料，备份到公司的内网上。
前两件对你的项目推进和职场发展很有帮助，但是把资料上传到内网这件事，属于比较简单且不用动脑的事情，对你实现目标也没什么推动作用。
所以可以直接交给实习生帮忙整理，或者是用自己工作效率最低，状态最不好的时间段来做这件事。
你听我这样说，可能觉得筛选事情这件事特别简单。但是，每天都能坚持用这种方式处事的人非常少。
大部分人在做事的时候，还是更愿意直接就开始行动，觉得这样效率更高，却不知道，自己可能是在做人生中的无用功。第二步：为事件排序
知道了如何筛选任务，接下来，我们还要做一个非常重要的步骤，为事件排序。
在排序时，主要参考事情的紧迫程度，可以按截止日期进行倒推。截止日期早的就排在前面，晚的就排在后面。如果你把紧迫的事情排在下班前才做，很有可能做不完，被迫加班。但实际上，这种加班是完全可以避免的，只要你在一天的开始做最紧迫的事。
很多人在做日程管理时常犯的错误是，先看事情的紧迫程度，觉得事情很着急，就马上把它放到了日程表里，结果宝贵的时间可能就浪费在那些看似紧急，但实际没什么价值的事情上。所以，正确的做日程管理的步骤，应该是，先看这件事是否是值得做的，如果值得做，再按紧迫程度排序。如果不值得做，就算很紧迫，也应该先想办法看能不能让自己从这件事脱身，从而节省精力去做真正重要的事。
按照紧迫程度排完序之后，再加上之前已经确定时间的事，日程表已经有了个大概。唯一需要的就是为每件事分配时长，然后日程表就确定了。需要提醒一下，在最开始要严格按这个步骤来做，但等养成这个思维方式之后，其实是一蹴而就的事。
第三步：分配时长
对于分配时长这件事，其实很多人是没有意识到它的重要程度的。所以要不然就是直接列个待办清单，不标上开始和结束时间，要不然就是对时长的分配过于随意。
这样做有什么问题呢？英国的历史学家帕金森曾在《帕金森定律》中指出，一个人做一件事所耗费的时间差别非常之大，一份报纸，可以10分钟看完，也可以花半天时间才看完。他在书中举了个有意思的例子：一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片，可以足足花一整天：找明信片一个钟头，寻眼镜一个钟头，查地址半个钟头，写问候的话一个钟头零一刻钟……可一个时间紧张的人，可能花十分钟就搞定了。
所以，如果一个人给自己安排了充裕的时间，甚至不划定开始和结束时间，去完成一项工作，他就会放慢节奏，甚至一直拖着不做，也就是我们经常说的“拖延症”。这也是为什么给日程表上的事件分配时长如此重要。
在分配时，最重要的是要明确开始和结束时间，让每件事都形成闭环。需要注意的是，不要给每在分配时，最重要的是要明确开始和结束时间，让每件事都形成闭环。需要注意的是，不要给每件事过于充裕的时间，时间相对紧张可以非常有效地提高我们的效率。如果你的效率提高了，理想情况下，你会发现自己会提前完成任务，离下一个任务开始还有一段时间。这时候，要做的就是及时调整，把后面的时间安排都提前。
你可能会想，这是想偷懒，早点下班啊！其实不是，这是在为你的日程管理增加灵活性，因为你不知道什么时候就会来个“不速之客”，可能是突然来访的客户，也可能是老板的电话。这个“不速之客”会把你后面的安排打乱，“偷”走你的时间。所以眼下这个任务提前完成节约的时间，就是之后应对不速之客的时间，从而让你今天仍然能完成日程上的所有事。正如我在这节课开头说的一个好的计划可以战胜变化。
除此之外，你每完成一件事时也可以尝试给自己一个小奖励，这个小奖励方面是为完成一件事创造一个仪式感，另一方面，也可以预防拖延。
现在看一下我列出的日程表。我先把已经确定了时间的都列了出来，也顺便把生活中那些不紧迫的事情列了一下。
列完之后，我发现，其实只有四个时间段可以支配。然后，可以把最紧迫的放在最前面。回复客户aSN9邮件是紧迫程度最高的，所以我一到公司就做了。
另一个紧急的是让实习生整理材料，但因为他下午才来，只能排到下午一点。同时，和leader沟通会议结果虽然急迫程度比写方案高，但也只能在和客户开完会才做。
把这些紧急的事情做安排好了，发现还是有两个空闲时间段，也就是图中标成绿色的时间段。那就可以用没那么紧急的写方案来填满。这样，一天的日程表就做好了
三、总结
最后，我们来一起回顾一下这节课的主要内容。我们先讲了，用印象笔记做日程管理的操作方法。一共有两种：一种是在笔记中建表格，并把相关材料也以笔记本的形式放在印象笔记中；另种是为比较重要的事情建立笔记，在笔记中保存相关材料，并用提醒功能为笔记设定时间。
接着，我们继续讲了做日程管理的三个步骤：第一步，选择事件；第二步，为事件排序；第三步，分配时长。
在选择事件时，要根据投入产出比，找到最重要的那20%的事件，把大部分精力放在这20%上。然后把按照紧迫程度，为这些事件排序。最后，为每件事安排开始和结束的时间，形成闭环，并确定时间是适当的，避免时间过于充裕，降低效率。
