丰田的故事(3)——案头工作浪费多
即使是办公室里案头工作，也有很多浪费，而且更多。
丰田把“工作”分成四种情况，从中排除浪费。
丰田员工的工作都高效、迅速。关键就在排除浪费上。比如编写产品策划书，如何用TPS的手法排除浪费？大部分人乍一看觉得没有任何浪费的工作过程，在丰田人眼里，浪费很多：提笔就写，这就是万恶根源，你首先要明确这项工作的目的目标的情况下，才能开始。啥也不想随便开始，中途又得各种修改，结果花了很长的时间。动手之前，要多问自己，有什么目标，哪里有评价重点要点。
咱们就说做策划书这个例子。科长指示你制作新商品的策划书，告诉你很急，要快！你可以回顾了上次做的同样的工作，想一想怎么排除浪费，更高效地工作。那么，我们能减少多少浪费呢？丰田式的思路，“案头工作”可以分为四类：
(1)主要作业(例题是计划书的文件制作)，
(2)附带作业(为了制作文件的信息收集)，
(3)准备·善后工作(向上司说明企划书的要点)，
(4)浪费·例外作业(发呆、跑神儿的时间等)。
手工做的
“企划书制作”业务中的改善点分析
“将工作分类可视化的话，应该下力气干的是什么呢？(1)主作业是什么，一定要很清楚。时间和精力要尽量都花到（1）上，同时会进行(2)~(4)的作业。在(2)中，收集信息时不要浏览与该项工作无关的信息，更不要因为发现有趣的其他信息跑一边儿去了。在(3)中，作为事前准备，调查过去公司内是否有类似的资料。如果有就当做底稿，能节约时间。
教会徒弟饿死师父，工作中积攒的个人技巧、诀窍和培养的人脉，经常会“藏私”，“这不能告诉别人，这是我的吃饭本事！”但是公司内部的技巧诀窍和资源的共享，最终对公司和员工都有很大的好处。如果把业务细细地区分，一般能分成五种浪费
(1)品质的浪费（这个在中国基本是神话……）
(2)停顿的浪费（这个咱们基本无感，都愣神儿呢）
(3)步行、交通和流转的浪费（这个咱们很少有人能看到，或者觉得无所谓）
(4)种类和数量的浪费（找得多了，看得多了，跑偏了被吸引着看别的去了）
(5)错误和返工的浪费（这糗事儿不能告诉别人……）
就做策划书来说，在PowerPoint中加入动画相当于(1)品质浪费。一旦讲究的话时间就没完没了，但是并没有提升策划书的说服力。为了收集信息，大老远地去外地物流中心询问调查，相当于(3)。因为路上需要交通时间，所以应该打电话、邮件、视频会议。在这个例子中，通过排除浪费，最初花费540分钟的东西在310分钟内完成，提前了近4个小时。其结果是，能够把时间花在真正应该关注的核心作业内容上。
手工的
解决的POINT
[1]列出这一连串的业务内容、所需时间。把业务分解为“制作策划书的格式模板”、“上网查找相关信息”等最小单位的“要素作业”。
[2]将业务分为四类，明确最需要专注的业务内容。业务动作分为四类：
“主作业”是与业务的目的直接相关的作业，
“附带作业”是主作业必不可少的作业，
“准备·收拾作业”是业务前后发生的作业，
“无用·例外作业”是对上面三个都没用的作业。
[3]检查有没有这“五种浪费”
① “品质”有么有品质过剩？（敝帚自珍，没判断能力，更没有判断标准…）
②“停顿滞留”，工作有没有停顿？
③“步行、交通、流转”，人、物、信息的流转流动中有没有浪费？
④“种类·数量”，有没有过多和重复？
⑤ “错误·返工”，有没有浪费的精力、能量？
[4]制定针对浪费的改善措施
制定改善方法排除上面3的“五种浪费”。比如“步行·移动·流动”的浪费，如果不需要现场确认，就可以考虑通过电话或视频会议完成，这样可以集中时间精力在业务的主作业上。
[5]测量效果
实施改善措施后，再次测量把握花费的时间。将改善后作为“新的现状”，检查有没有浪费可以进一步排除，逐步提高。（对我们来说很难，因为改完了没有周知、培训，没有配备相应的资源、机制。）
丰田人说， 在丰田，寻找浪费排除，就是一生的工作。
足力健的小伙伴们在做业务改善
先了解业务，才能分类、寻找浪费
