Excel的分页预览,轻松将不同类别数据分开打印!
在上一期(Excel的页面布局,为数据表格的打印节省资源! - 简书)中,我们介绍了在打印数据表格之前,可以通过“页面布局”视图来调整打印的展示效果,这一期的分享中,继续为大家带来“分页预览”在打印时的作用。
在打印数据表格时,我们是否遇到这样一种情况:按照不同的部门或时间段进行区分,一个部门的数据不能和另一个部门的数据打印在同一页纸张,或不同时间段的数据不能在一页纸张上。
通过下面这个实例,我们来更清晰地了解一下。
1. 如下图所示,按照“State”来看的话,数据主要分为两个地区的数据“VIC”和“NSW”。
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2. 我们需要先将两个地区的数据重排,将同一地区的数据放在一起,因此我们需要用到之前学习到的一个功能——排序(Excel的排序功能,一目了然数据背后的信息! - 简书)。
选中“State”所在的F列中的某个单元格(如F5单元格),点击“数据”选项卡,点击“排序”按钮左侧的升序按钮,即按A到Z的顺序排列。
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3. 重排之后,我们需要找到两个地区数据交界处,可以通过移动鼠标向下拉查看,但遇到数据较大时,我们可以通过查找功能(Excel查找和替换,定位和更新数据必不可少的工具! - 简书)。
按Ctrl + F快捷键打开“查找”对话框,输入“VIC”,点击“选项”,勾选“区分大小写”;因重排之后“NSW”的数据在前,所以我们只要找到“VIC”的第一个数据,即为两个地区数据的交界处。
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点击“查找下一个”,即可跳到单元格F754,两个地区数据的交界处。
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4. 在使用“插入分页符”功能时,当我们选中某一单元格,分页符会分别在该单元格的左侧和上侧插入分页符。因而,我们则不能选中单元格F754,而是选中在第754行的首个单元格A754,这样在插入分页符后,就只会分割成上下两部分区域。
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5. 点击“页面布局”选项卡,点击“分隔符”下的“插入分页符”。
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6. 完成之后,“VIC”地区的数据就会重新放置在新的一页中,与“NSW”的数据分开在不同的页面。
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7. 如果我们想要移除分页符,同样在“页面布局”选项卡下的“分隔符”中点击“删除分页符”即可。
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以上实例是将数据分成两部分,接下来我们来看一个稍微复杂一些的实例。
我们先看一下数据表格的“Total”这一列数据,使用了“条件格式”下“图标集”中的“五向箭头”。
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我们需要按照箭头图标分割成五个不同的趋势的数据。
1. 先对数据进行重排:点击“数据”选项卡下的降序。
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2. 我们这次使用“分页预览”视图来对我们的数据表格进行分页。
点击状态栏的“分页预览”视图按钮。
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当处于“分页预览”视图下时,我们看到工作表中的蓝色虚线,这些是自动分页符。然而这些虚线是可以移动的。
3. 我们将处于第48和49行之间的自动分页符上移。
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移至第9和10行之间(区分开第一和第二个箭头图标的数据),此时分页符变成蓝色实线,意味着这是一条手动分页符。
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4. 同理,我们手动设置好区分其他箭头图标数据的分页符。
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5. 当我们再次使用“页面布局”视图查看数据表时,可以更清楚地看到,不同箭头图标的数据分布在不同的页面中。
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最后,我们来看一下分页预览与“页面布局”选项卡下的“缩放比例”之间的关系。
如果我们要移除所有的分页符,可以点击“页面布局”选项卡下“分隔符”下的“重设所有分页符”,同时注意在未重设分页符之前,缩放比例为“79%”。
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点击“重设所有分页符”之后,缩放比例即刻恢复到100%。
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由此可看出,进行分页时,实际上也会对缩放比例产生影响。
总结:
1. 在上一期和这一期中,我们分别讲到两种不同的视图下设置页面:状态栏中的“页面布局”和“分页预览”视图。
2. 两种视图下都会用到“页面布局”选项卡下的各种工具按钮。
3. 注意区分“页面布局”视图和选项卡的不同。
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