Excel的分页预览，轻松将不同类别数据分开打印！

在上一期（Excel的页面布局，为数据表格的打印节省资源！ - 简书）中，我们介绍了在打印数据表格之前，可以通过“页面布局”视图来调整打印的展示效果，这一期的分享中，继续为大家带来“分页预览”在打印时的作用。

在打印数据表格时，我们是否遇到这样一种情况：按照不同的部门或时间段进行区分，一个部门的数据不能和另一个部门的数据打印在同一页纸张，或不同时间段的数据不能在一页纸张上。

通过下面这个实例，我们来更清晰地了解一下。

1. 如下图所示，按照“State”来看的话，数据主要分为两个地区的数据“VIC”和“NSW”。

2. 我们需要先将两个地区的数据重排，将同一地区的数据放在一起，因此我们需要用到之前学习到的一个功能——排序（Excel的排序功能，一目了然数据背后的信息！ - 简书）。

选中“State”所在的F列中的某个单元格（如F5单元格），点击“数据”选项卡，点击“排序”按钮左侧的升序按钮，即按A到Z的顺序排列。

3. 重排之后，我们需要找到两个地区数据交界处，可以通过移动鼠标向下拉查看，但遇到数据较大时，我们可以通过查找功能（Excel查找和替换，定位和更新数据必不可少的工具！ - 简书）。

按Ctrl + F快捷键打开“查找”对话框，输入“VIC”，点击“选项”，勾选“区分大小写”；因重排之后“NSW”的数据在前，所以我们只要找到“VIC”的第一个数据，即为两个地区数据的交界处。

点击“查找下一个”，即可跳到单元格F754，两个地区数据的交界处。

4. 在使用“插入分页符”功能时，当我们选中某一单元格，分页符会分别在该单元格的左侧和上侧插入分页符。因而，我们则不能选中单元格F754，而是选中在第754行的首个单元格A754，这样在插入分页符后，就只会分割成上下两部分区域。

5. 点击“页面布局”选项卡，点击“分隔符”下的“插入分页符”。

6. 完成之后，“VIC”地区的数据就会重新放置在新的一页中，与“NSW”的数据分开在不同的页面。

7. 如果我们想要移除分页符，同样在“页面布局”选项卡下的“分隔符”中点击“删除分页符”即可。

以上实例是将数据分成两部分，接下来我们来看一个稍微复杂一些的实例。

我们先看一下数据表格的“Total”这一列数据，使用了“条件格式”下“图标集”中的“五向箭头”。

我们需要按照箭头图标分割成五个不同的趋势的数据。

1. 先对数据进行重排：点击“数据”选项卡下的降序。

2. 我们这次使用“分页预览”视图来对我们的数据表格进行分页。

点击状态栏的“分页预览”视图按钮。

当处于“分页预览”视图下时，我们看到工作表中的蓝色虚线，这些是自动分页符。然而这些虚线是可以移动的。

3. 我们将处于第48和49行之间的自动分页符上移。

移至第9和10行之间（区分开第一和第二个箭头图标的数据），此时分页符变成蓝色实线，意味着这是一条手动分页符。

4. 同理，我们手动设置好区分其他箭头图标数据的分页符。

5. 当我们再次使用“页面布局”视图查看数据表时，可以更清楚地看到，不同箭头图标的数据分布在不同的页面中。

最后，我们来看一下分页预览与“页面布局”选项卡下的“缩放比例”之间的关系。

如果我们要移除所有的分页符，可以点击“页面布局”选项卡下“分隔符”下的“重设所有分页符”，同时注意在未重设分页符之前，缩放比例为“79%”。

点击“重设所有分页符”之后，缩放比例即刻恢复到100%。

由此可看出，进行分页时，实际上也会对缩放比例产生影响。

总结：

1. 在上一期和这一期中，我们分别讲到两种不同的视图下设置页面：状态栏中的“页面布局”和“分页预览”视图。

2. 两种视图下都会用到“页面布局”选项卡下的各种工具按钮。

3. 注意区分“页面布局”视图和选项卡的不同。

关于以上内容，如果你有任何想法或疑问，欢迎评论区交流！