谈谈时间管理
电影：时间规划局
你如何看待时间？
在时间规划局中，时间就是这个世界的流通货币，衣食住行都需要你支付自己的时间来获取，比如说一杯咖啡30分钟，乘坐公交车需要10分钟，当时间消耗完生命也由此终结，唯一继续活下去的方法就是通过各种途径获取更多的时间，如工作、借贷、交易、变卖，甚至抢劫...
时间对你意味着什么？假如你也生活在时间规划局的世界中，你将如何管理自己的时间呢？
时间管理之术
连秦始皇都想长生不老，我们无法延长自己生命的长度，但是可以延展其广度和深度，这就涉及到如何进行时间管理。究其时间管理的方法演进，已经发展了好几代，其外延和内涵在不断地扩大，从这样的历史发展长河中，先来看看有什么启发。
第一代事无巨细的备忘录
把要做的任务列成工作任务清单，不强调顺序。有清单在，再也不怕忘记什么了，而且每完成一件就划掉，很有成就感。
然而，当任务越来越多，新增的比完成的要多得多的时候，会有一种怀疑人生的感觉，不由地感叹——工作永远都做不完的。这一代时间管理，只看重眼前，缺乏优先级判断和长远规划。
第二代严苛的日程表
在清单的基础上，定时间期限，在规定的时间内完成规定的某项任务。事先计划，新增的进来评估是否排得下，排不下往后挪，总算能确保晚上有回家睡觉的时间。
然后，每来一件任务都要评估时间，插入新的必然会动其它的计划，最后发现计划赶不上变化，计划调整也得花个半天时间，哎，Plan of Plan是不是也得列成个大任务考虑进去。
第三代轻重缓急的四象限
把清单上的任务，按照重要和紧急程度划分一下
- 重要紧急的，刻不容缓，排在日程表前面
- 重要不紧急的，计划着在日程表里日进一卒地做
- 不重要紧急的，委派给更合适的人做
- 不重要不紧急的，敢于说不
如何判断紧急程度？
有ddl（dead line）的，自然会紧急一些。
如何判断重要性？
- 猴子在谁的背上、不要去做群众演员，对于别人是重要的，对你自己而言并不重要
- 有助于实现自我价值的，符合个人价值观和长期目标的，才是重要的
- 德鲁克提到，要事优先，从贡献角度，自己来做贡献最大，那就是自己的要事，反之授权给别人会更好
纠结卡点
这样一划分，就很清晰了，但是实操起来，每来一件事情，判断紧急程度，倒还挺快，但是如何判断重要性，就会发现一堆纠结。其症结还是在于个人使命、价值观和长远目标不清晰，就得一一剖析以排除卡点，如，
- A重要，B重要，C也重要，怎么选？到底什么是重要的，站在未来实现的目标角度；我的角色使命是什么，是不是我的权责范围内的？
- 委派给别人来做，我不是太放心，他能不能做好，我是否可以放手，出了问题谁担责？潜意识的价值观选择驱使
- 在这里我是群众演员，但是我还是要硬着头皮上，否则别人怎么看我？对于不重要不紧急的，我居然无法开口说No！潜意识的价值观选择驱使。
- 拖延症患者，不到最后一刻，不会开动。ddl是一种外在动力，如何内在生发动力？
第四代 个人管理
从单纯的时间管理，上升到个人管理层面，重心放在维持产出与产能的平衡上，典型的两类方法可以结合使用
- GTD，从五千英尺高空到跑道，从目标到任务优先级梳理得头头是道，类似于项目管理的敏捷实践，将任务放到backlog，然后以终为始定期计划实施，并PDCA循环的回顾整理。践行GTD，把事情处理完最关键的还是像敏捷每日晨会一样，进行每日计划自我同步和总结，否则信息栏里越堆越多，导致心理鸭梨贼大，不得不再使用断舍离之术。
- 番茄工作法，提高专注力，避免打扰
还有两个很受用的与时间管理相关定律
- 帕累托的二八定律，最重要的事，其实只需要20%的精力。很多时候，一件事情迟迟拖延，往往认为这个难度很大，会花很多时间，实际上一旦开始着手去做了，发觉很快就做完了。难，只是心里的坎罢了。在这种情况下，我会列出我所看到的可以做的任务，一件件去完成，在做的过程中又会冒出新的创意和想法，在游泳池边是学不会游泳的，当你跳下水，本能会指导你前行。
- 帕金森定律，只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。换一种说法是：工作总是会拖到最后一刻才会被完成。所以，给自己设置目标，明确多长时间内完成某项任务达到什么状态。
帕金森经过多年调查研究，发现一个人做一件事所耗费的时间差别如此之大：他可以在10分钟内看完一份报纸，也可以看半天；一个忙人20分钟可以寄出一叠明信片，但一个无所事事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片，可以足足花一整天：找明信片一个钟头，寻眼镜一个钟头，查地址半个钟头，写问候的话一个钟头零一刻钟。特别是在工作中，工作会自动地膨胀，占满一个人所有可用的时间，如果时间充裕，他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。
纠结卡点
但是，这样并不够，还会遇到一些坑
- 明明计划好了，也有1个小时来写这个报告，没有人打扰，但是就是提不起精神来，昨晚没有睡好？受某件事情影响，情绪没有恢复过来？
- 连续加班一个多月了，头都是晕的，怎么也专注不了
- 计划没有变化快，总是受到打扰，刚处理完一件事情以为可以好好思考一下设计方案了，结果又来了一个电话。
- 作为管理者，时间就不是自己的。在公司里，用小米计步器度量过，一天大概能走2万步，不开电脑也能忙活一天。
- 没法一次性完成一件任务，在中途要等A的回复，然后再拿到B的输入，还要跟进跟催，太难了
...
后时间管理
时间管理方法，继续升级，不是管理时间，而是要管理精力，合理运用时机
- 精力管理，每人每天都是24h，时间怎么都不够用，所以真正要管理的是自己精力，月有阴晴圆缺，如何迅速恢复以饱满地状态高效地应对，要像运动员做HIIT运动般，锻炼自己的精力肌肉 参见《精力管理》
- 时机管理，春种夏长秋收冬藏，黄帝内经中提到养生之道，也是告诉我们万事万物有其节奏，那么自己是什么样的生物钟，团队又是什么生物钟，如何匹配同频共振 参见时机管理
实操Tips
可能是职业使然，自己非常追求效率，尝试过不少时间管理工具，如清单、备忘录、outlook、excel、evernote、checklist、ominifocus、随手贴等，和辅助的番茄钟、aTimeLogger、appleWatch的定时器、正念呼吸。在所用工具中，Ominifocus是最符合GTD理论，能够应付复杂的多角色多目标任务的场景。目前，Ominifocus+iWatch中定时器和正念呼吸，还有纸+白板是自己最常用的工具。Ominifoucs作为电子化任务收集整理，纸+白板是一天工作安排，iWatch作为整段时间集中精力的番茄钟和重要会议的提醒，而正念呼吸则是让自己在忙碌中寻求几分钟放松以便恢复精力的。
当工作岗位变化或者角色变化，如换了一份工作、升为了团队领导、当上了父母，除了要重新梳理一下自己的目标和优先级，还要重新审视自己的时间管理工具是否够用和适合，但是切记不要杀鸡用牛刀，任务项相对简单、变化不多时，白纸+笔其实是最佳选择。
如下整理了一些实操的Tips，供参考，
- 当自己很忙碌，但是忙了一天也不知道在忙啥的时候，要停下来想想了，我到底想要的是什么。不要以战术上勤奋，掩盖了战略上懒惰。
- 理清自己想要的是什么？用这个去筛选判断，哪些是重要的，哪些是可以授权出去的
- 时间都去哪儿啦？
- 《奇特的一生》里主角56年坚持记录自己的时间消耗，李笑来在《把时间当作朋友》里也提到过。先分析诊断一下，自己的时间到底怎么分配的。
- 德鲁克在《卓有成效的管理者》中提到过，
- 诊断自己的时间
- 哪些事情根本不必做，做了也是完全浪费时间，于最终的成果无助
- 哪些可以由别人代为参加而又不影响效果
- 管理者在浪费别人的时间 （问问你的下属）
- 诊断组织的时间
- 由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素
- 人员过多，也常造成时间的浪费 （人月非神化）
- 组织不健全，其表现是会议太多
- 使用番茄钟时，尽量为自己主动创造不被打扰的空间和时间，以便集中精力完成重要的事项
- 提前到公司，或者下班后晚走1h
- 到会议室或者楼下咖啡馆，让自己消失一段时间
- 匹配团队节奏，在他们需要自己的时段，完全开放自己，走动式管理
- 利用碎片化时间，处理中断切换启动成本较小的事宜，如回复IM（即时消息，如钉钉或微信）
- 采用电话和面对面交流，效率比IM高，不要让自己活在IM中
- 适当使用拖延症，利用ddl，促使自己不想做但又不得不做的事情，比方说换季整理衣柜的春捂秋冻，你懂的，^_-
- 做A时，发现需要去做B，而再去做B，发现又缺C，又去看C... 结果发现什么都没有做“成”。记录下B、C... 问自己，这是否做A必须的，基于贡献评估新出现的B是否是要事，（如果不是）B是否有workaround，以便先完成A，再来计划安排B。
- 学会说No，避免符合过载，工作永远都做不完的
- 不要事无巨细地亲力亲为，事必躬亲，学会授权，利用团队的力量，力拨千斤。如何授权，可以参考德鲁克《卓有成效的管理者》
- 明确自己的时间分配原则，碎片化时间如何利用处理什么样事宜，而整段时间一般再一天中哪些时段，如何利用
- 最好的时间管理，其实就是形成习惯，尤其是对于例行事宜，就像吃饭睡觉一样，养成生物钟，让机体自动去做。你可以形成习惯的例行事宜，而且很重要的，是些什么呢？
套用明茨伯格的话，时间管理，如同走钢丝，永远在管理平衡的过程中，没有完美的时间管理，只有力图的平衡，适合于当下即可。
太忙了没有时间，背后其实有很多，当角色越多、管理层级越高，时间管理的复杂度越高，除了时间管理，还涉及到自我管理、团队管理的方方面面。时间管理只是冰山一角的表象，需要更深入地探索，相应技能提升。
