职场英文邮件101（四）正文内容要结构化

邮件内容的宗旨就是要言之有物！要做到言之有物，先得把自己的思路理清楚。邮件的目的是什么，要提供哪些凭据，需要对方提供什么信息。理清楚之后再进行内容组织。

因此把内容进行结构化就显得特别有条理。先给结论，抓住对方关注，提出理由1,2,3，为了解决这个问题，需要对方提供哪些方面的协助。

如果自己脑子乱糟糟的，然后你把这乱糟糟的一堆东西放在邮件里塞给对方。对方被你硬性塞了这乱七八糟的东西之后，有些好心的知道你需要什么，会伸出援手，有些知道了也不理你（邮件里没提，就当不知道），有些和你一样乱糟糟的，看了你的邮件也看不懂你要什么。

Hi XXX,

I just currently find out that XXXX, please see below for details:

1. XXXX

2. XXXX

    a) xxx

    b) XXX

3. XXXX

In order to fix this, I need your help on XXX. Let me know your thought, thanks.

Regards,

XXX XXX

除此之外，在书写过程中务必要做到以下几点：

一. 语法正确，自诩英文再好的人，也避免不了犯错，有时是打字打太快了，有时是中文思维造成的。因此发信前，一定要多看几遍，低级错误不能犯。

二. 尽量避免缩写。据我所知有些人英文特别好，发短信都是用英文。因此邮件里充斥了各种缩写。尽管大部分缩写是众所周知，也是用得比较多的，比如ASAP, FYI, BTW，但工作场合毕竟和个人社交不一样。有些公司的内部系统简称或是专业名词的缩写会和这些缩写撞车，造成不必要的误解。我个人建议还是少用缩写，英文好，缩写多并不体现你的专业度。

三. 邮件不要写太长。太长的邮件没人看，这个是人性使然。当你辛辛苦苦地花时间写了一长篇英文邮件出去，不管是中国人还是外国人，可能打开邮件第一眼的反应都是“What the hell！”。冗长的篇幅会让人丧失阅读的欲望。真的会有人直接关邮件哦。所以最好能短小精悍，列出一二三，用颜色突出重点，但也务必要囊括该有的信息，不然就会造成邮件飞来飞去，不停地back and forth,所有被抄送的人都会觉得很烦，甚至你自己也很烦或是不好意思。这个时候一份checklist可以解决这个问题，在邮件发出去之后检查一下清单上的内容是否都提到了。如果清单项很多的话，可以另起一份文件，作为附件发送，起到缩短邮件正文的作用。

（说附件的时候，可以用这样的句型，"please find the attached files.", "Attached the spreadsheet for your reference."）

在还不能熟练撰写英文邮件的时期，写一封短的邮件可能需要两三个小时。但千万不要因为这样就草草修改就心急火燎地发出去了。来回修改邮件就是我们在迭代磨刀。只有经历这个过程，量变才会产生质变，我们的付出才能得到回报。