高效办公 | 如何组织一场会议
2020-02-20 本文已影响0人
月夜轻染
你有没有经历过这些情景：
1.会议开始前10分钟才告诉主题，慌慌张张被拉去开会；
2.在需要踊跃发言的时候，大家都沉默不语，一瞬间进入冷场；
3.会议上有很多很好的点子，但是缺乏记录和整理，散会后记得的寥寥无几。
如果有，那这些必定是没有做好充足的准备的结果。那么，如果由你组织一场会议，你会怎么做呢？
一个高效的会议从进入会议室之前其实就已经开始了。
在这里，分享几个组织一场会议的心得。
01.明确开会主题
会议之前，得明确会议的主题。要清楚地知道会议要解决什么问题，达成什么样的效果，不能模棱俩可。
表述尽可能简洁明了，易于理解。
02.确定参会人员
提前明确参会人员人数，确定合适的会议室。
了解清楚参会人员的职位，所属部门。
提前告知参会人员会议的主题，分配好每个人的任务，责任不同，会议前的准备也会有差异。只有准备好了“1‘，才能产生1+1＞2的效果。
03.主持人
主持人在开会之前，就应该深入了解问题背景，熟悉会议流程。
a.在会议冷场的时候，抛出问题，推动大家思考；
b.把控会议的整体流程，在重要的时候恰当的进行总结；
c.在大家偏题或跑题的时候，及时把大家拉回来，确保会议的进行；
d.把控会议的时间，避免浪费时间。
04.记录员
记录员要及时将会议上参会者的发言，简要整理记录，让每个人都能看见。
记录员需提前了解参会的场地，适合小白板马克笔记录还是直接投影看。
05.物料
会议上所需要要的解决问题的相关材料（相关背景资料、相关对象的调查）
会议所需要的物品（白板、便利贴、马克笔。。）
以上就是会议前的一些基本准备，这些都是有高效会议的基础。
