当下，随着越来越多的律师团队开始使用协同应用来工作，似乎协同应用成为律师团队必须的工具。但今天我们还是会先回到问题的本身：律师团队内部协作真实的需求是什么？

在展开之前，再提出一些对切换到协同工作方式的无法回避的问题，比如：

• 协同应用是否真的可以提高工作效率？
• 工作习惯的变化是否反而会降低工作效率？
• 如果转换工作平台，历史信息如何调用？
• 在云端的工作是否缺乏安全保障？
• 是否应优先选择大公司的产品？

在回答以上几个具体的问题之前，首先回答一个基础问题：我认为，律师团队内部工作最重要的需求是清单化协同工作。

为什么这样说？先谈几个原理。

一、清单化协作的原理

（一）不谈工具，谈工具思维

过去，电子邮件是律师行业最常用的工作方式。现阶段，大家最常用的工作方式应该就是微信+电子邮件。

首先看电子邮件，电子邮件背后的思维就是：电子数据化的邮件，就像：

电子邮箱就像真实世界的邮箱，可以接收其他人传达的信息,短期内方便查看。尽管随着使用的增加，逐渐会：

因为电子邮箱也具备检索、分类、旗标等功能，一定程度上减少了积压导致的困扰，对于工作是很有帮助的。

但电子邮件背后的思维，也决定了：邮件不能包含全部任务，邮件也不能多维度管理和查看。因此，邮件无法作为待办清单来驱动项目，也不适合知识文件和项目文件的管理。

其次是微信，微信的好处是：可以链接所有人，而且可以把人分组沟通，并且每个人可以同时参与多个群组，很好地传达即时信息，就像这样：

微信在即时信息的传达上无比高效，同时也具备一定程度的文件传输、历史信息检索等功能，对于工作也是很有帮助的。

但微信的注重即时的特点，也决定了：过往的信息和文件易丢失，通过微信交付的任务如果没有通过其他的工具（如工作计划、待办事项表）固定，必然会遗漏。

（二）以项目为核心、可沉淀的清单 vs. 待办事项、信息传递、文件传递、工作总结、项目进度五个平行系统

总体而言，目前律师团队的需求和多数使用的工具大致如此：

前一篇文章已经聊到了知识文件和项目文件的区别，进而解释了为什么知识文件应通过知识库标签管理，项目文件通过文件夹（云盘等）管理，本文就不再论述。

待办清单、信息传递、文件传递、工作总结、项目进度五个系统同时驱动项目，事实上是可行的。但是，真的需要五个系统吗？在这样的环境下，有多少工作指引没有得到执行？多少重复的工作在不断发生？多少重要的工作节点未能沉淀下来？

一个可协同、可多维度管理、可复用的清单系统，不仅会让当下的工作更高效，而且可以提升团队成长的速度。

因为清单可以汇集所有的任务，而且任务和知识一样可以是多维度的。因此，一个可协同、可多维度管理、可复用的清单系统，至少可以完成待办任务交付、项目进度、工作总结三项功能。好的清单化协同工具，可以完成前述全部五项功能。

如果一个可共享一张的待办清单的团队，有4个成员、3个项目和10个任务：

给任务打上标签，成员3标签筛选就是个人工作计划：

项目1标签筛选就是项目1的待办事项清单：

项目1完成后，项目1标签筛选就是项目总结和下个同类项目的待办清单：

用一个共享的清单驱动项目、多标签管理而非重复工作、可沉淀复用，这就是清单化协同工作的原理。

（三）如何做好重要而不紧急的事情

之前的文章也多次提到重要而不紧急的事情，这个区间往往是对未来的投资，是一个团队提升的基础，比如：项目复盘、工作总结，工作流程制定。

对此，个人也总结出了一个定律：重要而不紧急的事情如果超出了时间和精力的范围，那么往往无法控制哪些可以完成，哪些不能完成。

对于律师团队，重要而紧急的事情，因为有deadline的驱动，往往可以有质量的按计划完成。但是对于重要而不紧急的事情，一定需要用巧劲。

把五项系统变为一项系统，不仅节约时间，而且沉淀下来了更多的工作流程和工作经验。帮助律师团队做好重要而不紧急的事情。

（四）没有结构化的信息不是知识

知识是可以为行动提供指引的信息。

也许没有结构化的信息还是具有知识的成分，但没有结构化的信息包含的知识，一定大打折扣。

举个例子，一份上市公司的招股说明书，对不同的人有意义章节是不同的：律师读招股说明书，找的是法律风险、问题和解决方案；而投资者读招股说明书，找的是商业模式和财务数据。

而当年面对十份、一百份文件的时候，不能结构化并沉淀的信息，不是知识，无法为我们的行动提供指引。

我邮箱里的400余篇计划和总结，即是如此。换一种方式，也许它们会对我的今天和未来，更有意义。

二、回答问题环节

（一）通过协同应用是否可以提高工作效率？

这个问题我想，对于清单化协同工作原理的论述已经给出了答案。清单化协同工作不仅节约时间，而且可以沉淀下来更多的工作流程和工作经验。

（二）工作习惯的变化是否反而会降低工作效率？

这个问题从两个方面来回答。

一方面，改变工作方式必然会有一个适应期，不可避免。就像如果一个人想开车，他必须通过训练考取驾照。

另一方面，高效的工具背后往往是优质的思维，因此高效的工具往往是相似的。优秀的协同应用，解决的问题和背后的思维相似，那么即使需要切换，掌握了背后的思维后也并不难。

从边际成本和边际收益的角度上来说，切换到有着优质的思维支撑的工具上工作，边际收益一定远高于边际成本。

（三）如果转换工作平台，历史信息如何调用？

清单化协同工作是律师团队内部工作方式的切换，因此：

• 项目文件在文件夹（云盘或硬盘）；
• 知识文件在知识库（印象笔记）；
• 对外沟通在沟通软件（邮箱和微信）。

通过妥善的工具定位，完全可以管理好所需的信息。如果说一份内部沟通的法律研究报告需要通过邮箱检索来调用，那么不是邮箱的成功，而是知识管理和项目文件管理的失败。

（四）在云的工作是否缺乏安全保障？

这个问题也要分两个层面来回答。

首先，通过一定的处理，可以做到沟通和项目文件的相对隔离又可以内部链接（如坚果云链接）；

其次，这个阶段是否有进行中的项目不在云上？我想并没有。因此，云端至少不是否定新工具的理由。

（五）是否应优先选择大公司的产品？

大公司往往有比较好的信誉基础，这是在选择工具的过程中不可忽视的。

但同时，大公司往往面对的用户群体数量庞大，定位上需寻求最大公约数，针对某一细分领域的需求，可能就无法满足。

比如：

• 腾讯的钉钉，嵌入过多的功能导致难以使用；
• 微软的Wunderlist，非常棒的清单应用，但其清单无法复用；
• 百度完全有能力作出自己的协同系统，但据了解，近期百度法务部也启用了Alpha，一定程度上说明了专注细分领域快速迭代产生的竞争优势是可观的。

今天就聊到这里。