「项目管理」如何开展决策型会议

碰到极其重要的事情，我们第一反应就是开会，这是常规套路。你也可以称之为头脑风暴。

在公司，我们我们经常会使用电话会议或远程视频系统，曾经遇到过几个问题：
1、关键人物临时有事没参加，讨论了半天没有办法做出决策。
2、没有会重点，没有准备相关资料，上来抛出几个问题，参会的人一脸懵逼。
3、没人领导会议方向，大家各抒己见，无法形成结果。
4、大家讨论的轰轰烈烈，形成各种解决方案，最后没有做会议纪要，遗漏很多重要信息。

关键人物

先讲讲关键人物把，怎么说呢，我们在项目开展之前需要确定一套统一的开发框架，结果架构师、开发经理不在，几个小开发讨论的轰轰烈烈，得出结论：服务端用Node、前端用Vue非常适合当前项目。但是公司本年计启动Dubbox，为了统一运维标准，服务端必须用Java，为了统一前端技术栈，必须选用react。原本可能5分钟就敲定的事情，因为没有关键人物，花了大量的时间，得出无用的结果。

而组织一个项目关键里程碑决定会时，开发人员随便谁来都行，哪怕你不来，我也能把会开起来，只要最后把决定告诉你，你执行就是了。因为我有这个能力。

会议过程控制（会议纪要）

再讲讲会议过程控制，其要点在控制跑题和在充分分析之间找到平衡。印象较深的一次会议：之前刚接触XXX项目的时候，友方负责人演示旧XXX系统，因为当时我、架构师还有产品经理大家都是第一次接触XXX系统，听着各位大佬各种讨论，这里不行，那里有问题。

但其实我们不仅仅想了解旧XXX系统，为什么要做新XXX系统，新XXX系统需要具备哪些基础功能，旧XXX系统有哪些是可以参考的，我们得到这些信息后如何开展工作。

但是没有人控制会议重心，大家只是简单的过了一下功能，花了几个小时，讨论的都不是核心内容。

这次会议中，作为项目经理的我闷头在那里记会议纪要！到会议结束后，看着那些没有重点的会议纪要，根本总结不出来一场会议下来，我们得到了哪些决定性信息。

这就是没认清自己的定位，无论谁在，项目经理都要控制会议进程，而不是闷头做会议纪要。

但是，如果一场会议没有做会议纪要，是非常可怕的。

会签做好充足准备，会上显示重要信息

所以，决策性会议的会前准备很重要。很多次，项目经理认为各种情况大家都很了解，老板也很清楚。要干的就是把大家召集起来，做一个决定，不会超过30分钟。

比如，讨论能不能停下一个“不重要”的项目，调出人来攻坚另一个“重要”的项目。但事实经常是，开场5分钟大老板（如果不幸有他参加的话）就打断了：决定这么重要的事你们就光凭嘴说？数据呢？分析呢？项目的真实进展呢？该叫的人都叫上了吗？然后是各色人等笔记本里一通地找材料，电话会议一通地接入，而那个无辜的同事可能正在马路边吃拉面呢。最后耗费2～8个小时。所以，把你认为有可能用上的材料都准备好，但展示时不要超过三个。而真正详细讨论的只会是一个。

团队中的灵魂人物

大多数决策会是讨论，轮流（一般做不到）发言，最后由给大老板做出结论。大多数公司里不会有这样的会议通知：今天下午15:00在106会议室召开某某项目期望值法分析决策会。当然这并不代表一些专业方法没有得到使用，只是更多的是临时起意。

往往是这个团队里最聪明的人，在某个适合的时点，走到白板前，画出一个模板，引导大家回答他的问题，最后走向他设想的某个结论。最神奇的是，他自己可能也没有设想的答案，而真的是通过这套方法激发出大家的智慧。

我所接触的会议，较多的是在新XXX系统这边，记忆最深刻的，每次会议中出现各种问题时，张老师总能站出来主导方向，并且能让大家都觉得他说的就是对的，然后总会跟一句，Bert做记录了没有？我觉得张老师是目前我见过的把会议节奏控制的最好的人。一直能像高手取经真的很幸运。

总结

一、没有准备好的会议宁可不开
    - 开会说明有问题无法解决，如果能够解决问题的那个人不在，这会宁可不开。
    - 没有会重点，没有准备相关资料，这会宁可不开。

二、控制跑题和在充分分析之间找到平衡
    - 一个问题引爆了大家心中所想，各抒己见，最后没有解决根本问题。

三、会议纪要
    - 会上解决了很多问题，但是因为没有整理会议纪要，最后不了了之。
    - 没有经过控制的讨论，大家各抒己见，这些内容不必记在会议纪要中。

四、如果会议中有一个灵魂人物，是一件很幸运的事情，作为项目经理要努力成为会议中的灵魂人物