工具｜任务管理、时间管理？一个软件掌控生活

作为一个宝妈，我除了每天照顾孩子、照顾家庭，还要学英语、学编程，读书、做读书笔记、发公众号，同时还要赚钱，还会隔三差五约见亲友，做些娱乐。

如此琐碎繁杂的事情，又没有上班时间的外力约束，必须做到有效管理。

我看过很多时间管理的书，用过很多很多时间管理的软件和工具后，最终，找到最为适合我的一款全能软件——滴答清单。

通过滴答清单，可以完全掌控生活的方方面面，掌握任务进度，合理安排时间和精力。方法如下：

一、建立清单

任务看似繁杂，却离不开几个常见的主题。所以，首先我们需要把生活的方方面面分类，合并为几个主题，分别对应建立清单。

比如我自己，生活的主要方面为育儿、财务、家庭、学习、个人、娱乐。就可以建立以上清单。

以后每增加一个任务，填入相应的清单中，就可以掌握自己在各个主题上的精力时间分配。

二、确定近期目标

为每一个清单设置一个近期的目标，并写入名称内，时刻提醒自己专注目标。

此处的目标，是将人生愿景分解后得到的最小目标。具体方法参见前期推文《你真的会定目标吗？》

每一次打开清单，就能看到自己目标是什么，提醒自己要集中精力和时间做最重要的事情。

经过以上两步骤，我列的几个主题清单如下图：

通过以上两步，确定了我们生活的框架，是“提纲挈领”中的纲领。其后一切任务，都需要根据和这个纲领的契合程度来决定重要性。

三、将目标分解为可操作的行动

“目标”，哪怕是小目标，都只停留在做梦阶段。如何将目标落地，则需要“分解任务”这一步骤。

我想定义一下三个名词。

目标：想要达到某个标准。

任务：想要完成目标，需要做到的几个部分。

行动：为了完成任务，要做的一个或多个具体的工作。

每一个目标，都需要分解为任务，再转化为行动才能进入滴答清单。

比如我的育儿目标设置为“建立育儿习惯”后。下一步就是如何将这一目标分解为若干“任务”，从而确定可具体实施的“行动”。

我的目标“育儿习惯”目前包括三个方面：按时饮食、英语启蒙、中文绘本故事启蒙。

要做到“按时饮食”，我需要完成的任务有：制定餐单、购买食材、按时做饭。

要做到“英语启蒙”，我需要完成的任务有：制定课表、准备材料、规律学习。

而每一个任务，都对应着一个或多个行动。这些行动，就是我将列入清单，按部就班完成的事情。

再比如上班族的近期一个目标为“完成**指标”，那么任务就是完成这个指标所需要做的所有步骤，而完成每一个步骤，又需要一个到多个行动，最终这每一个行动，就是要列入滴答清单中需要做的事情。

每当列一个具体的目标，必须列出相对应具体的行动。否则，就只是做梦，并不是订目标。

所以，当你说你制定了一个目标时，你得到是一串行动列表，而不是简单一句话。

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当然，后期可能会出现新情况，新任务和新行动。那时，可将新任务分解为新行动，按照第四步中“设置行动”的方法将行动进行设置。

四、设置具体行动

主要有以下步骤：

1、 设定行动时间。

如果有截止日期，必定设置时间，如果没有，可以暂时不设置。

2、设定行动重复方式

有些行动是重复性的行动，可通过重复模式进行设置。滴答清单中提供了很完备的重复模式，可根据情况选择。

3、设定优先级

滴答清单里默认的优先级有：高优先级、中优先级、低优先级、无优先级。

我将这四类优先级进行了自己的定义。

高优先级：当天必须完成的事情。这类任务有明确的截止日期，且和清单目标高度重合。一旦列入高优先级，需要立即完成或安排时间完成。

中优先级：近两三天内需要完成的事情。这类任务没有明确截止日期，或者还没到截止日期，但和清单目标高度重合。一旦时间精力满足，就需要尽快完成。

低优先级：一周内需要完成的事情。这类任务没有明确截止日期，但和清单目标相关。当时间精力充足，可以去完成。

无优先级：不需要必须完成的事情。这类任务既没有明确截止日期，又和清单目标相关性低。可以根据实际情况筛选去完成。

利用这四个优先级分类，就可以根据精力和时间条件，选择需要完成的任务。提高时间效率，合理利用精力。

经过以上步骤，我们得到了一个清晰明确的行动列表。如下：

五、将行动和现实条件相结合

以上所有步骤，都是从“任务”的角度来分析的。任务可能是一样的，但每个人的生活是千差万别的。为了提高任务完成效率，必须与个人的现实条件相结合，才能真正做到高效生活。

可以利用 “标签”工具，将任务与现实条件对照起来，告诉我们：“当下”更适合完成什么任务。

 “标签”就是把我们 “当下可实现任务的现实条件”进行完全分类。

比如我的标签分为“随时可做”、“短暂专注”、“长时专注”、“不需专注但费时”、“需人协助”、“特定地点”。

通过名称能看出，我的标签是以“精力：是否需要专注”、“时间：是否费时”来分类的，另外又增加两个“人物”、“地点”的条件。

一旦当下符合上述情境之一，我就会通过标签调出符合条件的任务，对应行动。

比如当孩子睡着后，就满足“长时专注”的条件，我会做一些比较费脑费时的工作，看新书、写读书笔记、学习课程等。

当孩子跟爸爸一起出去散步，可能仅仅半个小时时间，我就会调出“短暂专注”的任务，上一节口语网课、复盘今日行动、对公众号内容进行排版等。

孩子自己在玩时，我只需在旁看管，有时间做些杂物，但是却没办法专注时，就会调出“不需专注但费时”的工作，比如整理房间、做饭等。

当觉得无聊时，就可以调出“随时可做”的清单，做一些不费时也不费脑的任务，比如网购日用品、跟朋友沟通事情等。

“需人协助”是需要有人帮忙，或需要和人沟通的事情。

“特定地点”是需要到特定地点去才能完成的。比如去超市购物，去菜市场买菜等。

通过以上操作，就可以将“生活情境”和“任务需要”相对应，更加个性化得利用时间和精力。不至于出现“顶着一堆任务却不知道从何下手，只好坐下刷手机”的问题。

值得注意的是：

标签可以根据个人的特点进行调整。

比如上班族，生活情境是以上班作为依据的，就可以将标签设置为“电脑旁”、“办公室内”、“家”、“通勤中”等。

当没有满足当下条件的任务可做时，我们就可以安心做一些娱乐，玩玩手机，看看剧。

六、习惯的养成

一些任务是每天必须重复的，甚至一天重复几次的。就可以使用滴答清单中“习惯打卡”模块进行设置。

比如我学习口语，是每天必须完成的。就在习惯模块里建立“学英语”的习惯。

滴答清单的习惯模块，如下：

比如设置一个“每天喝水”的习惯。可以将图标改为水杯，还能为自己写一句鼓励语。将频率设置为“按天”，将目标设置为“当天完成一定量”。因喝水不是喝一次就好，你甚至可以设置每天喝多少次，或喝多少毫升。非常方便。

后期也可通过软件总结前期完成情况。

总结

《滴答清单》的使用，方法如下：

1、设置清单。

2、为每个清单制定近期目标。

3、将目标分解为具体行动。

4、设置行动：设置行动完成时间、重复模式、优先级、标签（现实条件）。如有新任务或新情况，按这一步骤添加入清单。

5、 一旦当下条件满足，完成行动。

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