新官上任 请问科学开会的技能get了吗？

新官上任 请问科学开会的技能get了吗？

正值岁末年初，文山会海席卷而来，作为管理者，通过开会来提高沟通效率已经成为现代职场的共识。

开会的成效也许让你大跌眼镜

不过，很多参会者对于实际会议效率，却是抱怨连连、唉声不断，即痛苦又煎熬。具体罗列主要有如下一些诟病：

-会议冗长且没有效率

-空对空 不知所云

-议程设置欠佳

-会议过频

-少数人主导局面，缺少互动

……

有调查表明高管一周开会超过20个小时，而评估下来没有成效的超过8小时。超过半数以上的人表示他们在开会时会间歇性开小差、做白日梦、做无关的事。

更糟糕的是，领导们对他们自己开会状况的认知完全相反。超过八成的管理者认为自己主持的会议富有成效，言外之意，落实的低效和他开会的水平没有关系。

不会开会不仅仅意味着时间、场地租金的浪费，还有可能会耽误需要从“会议修复症”中恢复情绪的与会人的工作状态，以及丧失的潜在机会成本。长期以往的恼人会议还可能会促使优秀员工丧失对企业的信心而离职。

会议不是多多益善，但是完全变为不开会的状态也是不切实际的。认真学习开会的技巧和方法，值得每一位职场人重视积累。

1 尝试与反思

每次开会结束都进行一次复盘和反思，从会议目标，内容传导，与会人参加投入度以及落地程度做全面的检查。与此同时问问自己保证会议效果的前提下，可否适当缩短时间。

另外，定期找参会者反馈开会感受，不要盖棺定论，用笼统的语言评价好坏。可以多交流一些事实和细节，优点或者改进明显的地方是什么，有待加强的不足是什么。只要诚意到位，一定会有人配合你提出想法的。

2 做好事前准备

我们都知道筹备春晚的过程，几轮筛选和打磨最终才能定下来。而我们的管理者面临做预算，营销客户也会反复推敲，唯独在开会时往往疏于准备。

准备首先是对与会者最大的尊重，时间就是生命，浪费时间就是浪费生命，所以一定要慎重。其次，没有准备的会议势必导致目标不清和内容传输逻辑混乱，与会者没有兴趣也是意料之中的事。

在大块上主要弄明白开会的原因和背景，这可以帮助大家更好了解会议召集人的意图。另外议题的设置，如何实现有效沟通：用对方可以理解的概念去解释一个对方还不知道的任务。

在开会人员召集上也要反复核实，无关的人来了没帮助还会扰乱秩序，可以采用会前单独征求意见，会后反馈召开内容的形式，不让对方有失落的感觉。而相关的人则一个也不能落下，而且如同发起人要准备一样，嘱咐参会人最好也要有充分准备。对于重要会议和敏感流程最好有预案控制。

3 会议实施

会议开始首先开门见山，将会议主题直抒胸臆，避免兜圈子猜测。

另外提高与会人的参与感。首先学会倾听，无论观点是否正确，允许发言者将话说完，不要轻易打岔。其次，注意身体语言。与发言人目光交流，身体转向正对发言人以示关注和尊重。第三，激励沉默者表面意见，必要时安排不同意见者活跃会场观点和沉闷氛围。

会议结束后及时将未决事宜敲定后反馈，提高后续效率。另外持续反思会议召开的细节与感受，不断提升。

良好的会议不仅提高大家开会决策的参与度和落地程度，同时还彰显着管理者是一个学习者和实干家，鼓舞更多同事提出创新建议和工作思路，从而实现团队整体文化与协作的飞跃。