四种时间智慧
第一,使用“流畅的时间”。
有时间智慧的领导者,不相信完结的说法,他们会故意让事务保持一个开放、甚至不确定的状态。他们会避免使用最后期限,因为强行停止会扼杀人们的创造力。哈佛大学的教授阿玛贝尔(Teresa Amabile)和她的同事研究了时间压力对创新思维的影响,结果发现,时间压力越大,最后期限的使用越频繁,员工的创造力就越低。
时间大师关注的是“流畅的时间”。流畅指的是一种专注的状态,管理学和心理学教授奇克森特米海伊(Mihaly Csikszentmihalyi)指出,“流畅的首要特征是将注意力集中在一个清晰、明确的目标上”。在这种状态下,你会全身心地投入到一项活动中,其他任何事情在你看来都不重要。
总结1:避免使用最后期限,强行停止会扼杀人们的创造力
为了获取工作的确定性,我们总是在提出工作时给出截止时间,但截止时间并不是关键,截止时间仅是提供协助者之间的预期,纠结于截止时间会影响交付成果的质量
总结2:将注意力集中在一个清晰、明确的目标上
将注意力从截止时间转换到目标上,先考虑的不是怎么样在截止时间内达成目标,而是先提前思考:
1、这个目标要做到什么程度,有哪些硬性指标?
2、有哪些实现路径,最优的路径是哪条?
3、执行过程中会不会存在什么问题?
4、达成硬性指标后还能不能做的更好?
第二,把握战略时间。
书里用船上的雷达作比喻,来描述这种时间观念。雷达覆盖的范围是圆形的,每旋转扫描一次,屏幕上就会显示其他船只位置的变动。根据这种变化,船员就可以了解这些船只的行动轨迹。而你自己那艘船就在显示屏的中心位置保持不动,只有这样,你才能知道其他船和自己的船的相对位置。雷达的扫描覆盖面就是一个战略时钟。
你可以想一下,位于中心的不是船,而是你的公司。不断在移动的目标是你的竞争对手、员工、股东、顾客、供应商以及政府,他们中每一个的活动都被细致地跟踪纪录下来,比如,出现了某个新产品、新模式,实施了某个新法规,等等。这些活动就是你的重要情报,而不仅仅是一些原始的数据。总之,重要的不是时钟上显示的时间,而是战略时间,也就是各个活动与其他活动产生联系的方式。
你可以这样使用战略时间。首先,不要将自己局限在“时钟时间”里,按照分、秒、小时计划生活。重要的是“事件时间”,也就是发生有意义的事件的时间,事件比时钟上的时间更重要。另外,要意识到团队成员在时间观上是有区别的,每个人都有自己的“时间个性”。如果他们有不同的时间视野和时间紧迫感,也能支持团队更好地运作。
总结1:把 “固定时间” 转变为 “事件时间”
项目管理中会定义一件工作的开始时间,经常用的是固定时间:某年-某月-某时,然后在定义出这件事的截止时间,也是;某年-某月-某时
无形当中就给到执行者压力,文章中给出了标准参考答案 “事件时间”
1、思考这件事的前置条件是什么?(即:最迟开始时间是在前置条件达成后)
2、为了更好的达成目标,可以在前置条件达成前先做哪些准备?
3、做这件事的过程中会影响到什么,会受到什么影响?(即:最好能在什么时间点前完成)
4、哪些影响是不可避免的,要提前处理?哪些影响是可以缓缓的?(即:用相关事件区分优先级)
第三,找到自己的时间节奏。
3M公司发明了便利贴等很多创新产品,就是因为它有意识地保持了一种节奏,驱动着公司的各项变革。节奏与速度无关。对3M来说,规则很简单,就是为整个企业设定一个从过去到现在,再到未来的变革节奏。3M的规则是:每年新产品的销售额至少要占到销售总额的30%。
书里建议用以下方法来优化团队节奏:首先要明白,每一个公司、每一个部门、每一个团队都有自己的节奏。它们和组织里的其他节奏保持一致的方式,将决定公司的成败。其次是容忍,甚至要享受琐碎的日程,虽然它充满变化,并且会不断打断你的工作。比如,领导者应该在企业内部推崇这样的工作方式,那就是员工可以不经过预约,就能直接和领导沟通,即使这可能打断领导正在进行的工作。最后列一个清单,列出公司不断重复在做的一些没有实质意义的事情,尽快把这些事情消灭。
总结1:找到自己的时间节奏
经常在做一件事情时,又想起来要做另一件事情,其实都是没有找到自己的时间节奏
1、先判断事件的优先级,是不是有比这件事优先级更高的?
2、开始执行前,前预估自己做这件事要多少时间?
3、这个时间是不是可控的?如果时间太长能不能拆解?
4、执行过程中被不可控因素打断有什么应对策略?
总结2:公开自己的时间节奏
经常在工作中各种被打断,因为别人不知道你的时间节奏
1、整理出别人会打断你的零散事件,消息?邮件?
2、安排固定时间处理,并通知到写作者
3、如出现被打断情况,耐心的告诉协作者,自己会在什么时间进行处理,给到协作者预期
4、突发重要事件,必须被打断,也要有应对策略,如:把当下的思路记录
总结3:找到他人的时间节奏
我们自己不喜欢被打断,别人自然也不喜欢被打断
1、提前告知协作者,会在什么时间需要他们做什么事,大概会用多少时间
2、突发重要事件,必须打断协作者时,预留时间让协作者整理当下的思路,如果协作者不太会管理自己的时间节奏,可以帮助他先整理了当下的思路,再处理紧急事件
第四,从时间的本质中获益。
通常人们会觉得,时间是一种需要克服、忍耐和管理的障碍。但书里指出,“时间的流淌并不是一个逐渐衰弱的过程,相反,这是一个充满活力的过程。流淌的时间是所有创造力量的源泉”。怎样从时间的活力本质中获益呢?书里建议,首先要给团队自我组织的时间,让团队成员调整自己,来适应彼此的时间。有时候团队的形成是需要时间的。其次,有时什么也不做是最好的选择。一些问题会自动消失或者自行解决,还有一些问题会因为有了新的信息和新的视角而得到解决。最后是充分利用“空白时间”,忙碌未必就能带来高产出,要学会反省,腾出时间思考。
总结:
1、给团队自我组织的时间,让团队成员调整自己,来适应彼此的时间
2、有时什么也不做是最好的选择
3、充分利用“空白时间”,忙碌未必就能带来高产出,要学会反省,腾出时间思考
参考资料:优秀领导者的四种时间智慧