任务管理——放弃也要优雅地转身

自从蜜雪冰城为河南捐款2200万，部门里的小朋友们就要求我一定要支持雪王家的甜蜜事业。前两天我去家旁边的蜜雪冰城买冷饮的时候发现，收银的小姐姐好厉害！社区店里顾客多是带着孩子来买冷饮的爷爷奶奶，他们不用微信下单，都是直接找小姐姐点单。而这位小姐姐在冷饮做好之后不需要喊订单号，直接就能认出点单的顾客把饮品交付出去。

我感叹说，“你记忆力真好！”

她回我说，“只能记一会儿，要不我能干这个？”

我想到 了在之前饭店还是人工点单的时候，也感叹过服务员记忆力的强大，传菜过来说一下菜名，他们就能说出应该上给哪一桌。朋友们也曾说起，若我们有这份记忆力，考试So Easy！

其实我们也有这样的记忆力：那些考完就“还给老师”的知识点，和服务员记住还没有上的菜是一个原理。

心理学家把这种现象叫做“服务生效应”，就是说，相比已经完成的事，没有完成或者不完整的任务更容易被记住。考试结束前我们记住的知识点很可能考完试就忘了，服务员记得很清楚的菜单在上完菜后就会忘记。

如果你以为这个原理只能用来帮助我们记忆，那就错了。它还可以用在时间管理上。

《番茄工作法图解》的作者诺特伯格的新书《单核工作法图解》，提供了一种“升级版番茄工作法”，能让你在像一个单细胞动物那样心无旁骛的工作的单核时间，和总览全局判断当下最重要任务、调整注意力方向的全景时间里自由切换，也就是单核工作法。

而单核工作法的第一条原理，就是刚刚说的“服务生效应”。

原理一：已经开始的任务会无条件地占据我们每天的所思所想，直到被完成或删除。

各种时间管理的方法都会告诉我们，要挑选最重要的任务去做。可是我们面对的现实情况如此复杂多变，有些任务还没有完成就需要被放弃。

这有两种可能：

一、其他任务重要程度上升，这个任务的重要度排位掉出我们能够同时兼顾的最大任务数。（在《单核工作法图解》一书中，正在进行中的任务清单不要超过5个。）

二、任务进行过程中发现投入和产出的效果低于预期，如果继续下去会投入更多，得不偿失。

月初的时候，财务同事和我约定要一起研讨一个与个税相关的政策，我们先各自收集资料再碰头研究。接着老板就开始做部门调整，再加上每月的绩效和工资核算工作的到来，这件事就暂停了。

每当我看到待办事项上的这一条，就会想：“今天要做这个吗？”、”什么时候开始做？“、”财务来人问起怎么办？“，然后看到其他更重要的任务，把它放在一边。可是心里却没有放下，有时明明在做一件其他的事，却突然想起它，打断了思路。

根据”服务生效应”，一旦我们开始做一件事，在完成之前就会占据我们的思想，消耗我们的精力和注意力。

对于已经开始却面临中止的任务，如果我们不及时处置，就会被过多占用精力，又或者被其他相关的人催促，甚至被贴上“不靠谱”的标签；如果“干脆利落”的结束了呢？却可能过后发现这其实是一个应该及早完成的任务。

所以我们需要做的是：评估这个任务还要不要继续下去，然后选择突破，或者退出。

第一件要做的事，是评估。

在选择退出之前，你要问自己三个问题。

（1)我这是慌不择路吗？

与其做出情绪化的决定，不如预先设定选择退出的条件。例如：我给这个工程两天时间，看看能做到什么程度。

（2)我试图影响的人是谁？

如果你的经理对这件事的结果不感兴趣，那么退出就是合理的选择。如果要影响一群人，着眼点就不一样了。在退出之前多想想，是不是有其他利益关系人还在等你出结果。

（3)我所取得的进展大吗？

有些时候，选择退出是很难受的。然而，坚持一件事但没有进展，却是劳而无功。这时候你需要有“叫停”的勇气。

评估有三点：

1.预设退出条件。

当我们做事遇到困难，潜意识就想要逃避，会给放弃找一些看起来非常合理的理由。为了避免这种情况我们最好是能够在任务开始前先设定一个退出的条件。比如：如果客户不能接受合同中的XX条款，这个项目就不再继续。那么只要客户接受了XX条款，其他的困难都不是退出的理由。

但是我们很可能手里已经有多个暂停的任务了，并没有提前设定过退出条件怎么办？

可以拉长时间，在现在的基础上设定一个退出条件后，再给自己一段时间去执行任务，看看能否取得进展。

2.评估影响后果。

很多任务不是我们自己一个人的事，我们在决定是否继续的时候要考虑到所有相关人员，他们是否能够接受你退出这个任务带来的影响。

如果中止向客户提供一个附赠的服务项目，可能有一位客户不接受，也可能有很多客户不接受，还有可能，是老板不会接受。这对我们的影响是不同的。

所以还要去思考，这些利益相关人的不接受的话对“我”来说意味着什么，“我”是否能承担这个后果呢？

3.评估成本收益。

有时候放下比坚持需要更大的勇气。已经投入很多却没有得到预期的产出，继续下去会有多大的收益呢？对于成本大于收益的任务，即使我们已经投入了很多不愿放弃，也要当机立断。

已经花了1000块钱买彩票，没中。想着“我要再买，买到中奖，收回我花出去的1000元”的，是赌徒。而评估成本收益看的是：我如果再买，要再花1000元，中奖金额超过1000元的可能有多大？超过2000元的可能有多大？可能性很小，那就接受已经损失1000元的结果，不要再损失更多的1000元。

前面说我答应过财务同事做的研讨，我又设定了一个退出条件：如果财务同事两天内不找我问进度，就可以退出，两天后他们果然没有找过我。

对于相关人员的影响呢？外派人员需要继续提供探亲路费发票等等作为补助报销依据，财务同事每个月多审一些报销，但是因为外派人员不多，这部分工作量也不大。他们是可以接受这个结果的。

我之前找资料时并没有找到关于这个规定的具体操作方法。如果继续研讨下去 ，需要改变补助的发放方式的话，我们还要修改薪酬计算系统，可能还需要给员工做个税申报的培训等等工作，和更改发放式带来的便利相比并没有什么价值。

三方面评估都达到了退出条件，我就应该退出这个任务。

如果我只是自己做出这个决定就不做了，过后财务同事问起来是不是会觉得我“不靠谱”？或者，他们如果在我做其他任务时微信、电话甚至真人过来询问我进度，我的注意力和精力也会被他们分散和浪费。

所以退出这个任务，我要做的第二件事——告知。

如果不打算履行之前的承诺，就应该通知利益关系人，这样有益无害。只要他一直以为你会做这件事，就会一天天无休止地打扰你，向你要进度报告。

你越快把“撂挑子”的消息发给对方，对双方的好处就越多。永远别拿“没时间”当理由，应该告诉对方，你只是有更优先的事情要做，而你希望大家了解你的优先级安排，便于各方妥善安排工作。

做法也非常简单：

第一步，直接告知。不要找借口，也不要拖着对方。

第二步，如果可以的话，给对方提供一个其他解决方案或者能代替你的人。

于是我就可以找财务同事说：“现在工作很多，这个研讨不是我的优先任务，我不负责了，你可以去找XXX，让她研讨后把结果记录发给我。”

因为“服务生效应”，我们要及时退出那些虽然开始但是不能再继续的任务，以免被占用大脑影响效率。

退出的第一步是评估：预设退出条件、评估影响后果、评估成本收益。

退出的第二步是告知利益相关人：直接告知自己的决定，可以的话提供一个备选方案。

《千字文》中说，“笃初诚美，慎终宜令”，就是说我们无论做什么事，不仅要重视开头，更要重视结尾。在时间管理、任务管理上我们更是这样，不仅要慎重的选取重要任务开始做，在无法继续的时候也要慎重的决定放下，然后给自己和所有相关人一个交代。

靠谱的人不仅有始有终，而且善始善终。