日本企业的管理日程文化见闻
作者：曲军
2018年11月2日 于东京
2. 4 管理日程
时间管理
我曾经与一些日本企业员工们闲聊，请教他们如何做好工作时间管理。也就是想探究一下，他们如何管理自己的工作日程。有一些员工表示，事先确定好工作的优先顺序，是做好自己日程安排的关键。也有一些员工表示，精确地去确定工作的优先顺序是一件很难的事情，理解工作内容的重要性也很重要。
当然，有一些日本企业员工也直接告诉我，他们接受的业务培训课程中，有很多关于时间管理方面的培训内容。但是培训毕竟是培训，大多案例分析是纸上谈兵，实际工作中只能参考而已。实际工作中，重要的是学会掌握工作优先顺序和重要性的综合平衡。
关于确定工作的优先顺序，一般可以从截止日期和紧急程度来判断。但是如何计划在约定时间之前顺利完成工作，其实并不容易。另外，关于确定重要性，一般可以从工作目的和工作成果所反映的价值来判断。但是这些判断，通常带有一定的主观任意性。
据我观察，实际工作中，学会如何确定优先顺序和判断重要性，是日本企业员工就职以后首先被要求掌握的基本业务技能。只有学会掌握了工作的优先顺序和重要性，才会做好时间管理。做好了时间管理，自然也就有了正确的时间观念。因此，树立良好的时间观念是做好时间管理的起点。
如果从日本小学生的作息时间表观察，可以感觉到很多日本企业员工的时间管理作风，应是从其儿童懂事时起就开始被培养的。
关于以下图片，是一位普通的日本小学生的日常课后时间管理表。
日本企业的管理日程文化见闻
从这个时间管理表可以看出，日本的小学生从小就被培养了良好的时间观念，每天放学后，按时学习，按时玩耍，按时晚餐，按时睡觉。因此，学校，家庭，社会，工作单位，是磨练日本人时间观念的练兵场。
如果从一些日本制造业企业的竞争优势分析观察的话，为了做好时间管理，我认为至少有三个关键要点值得参考借鉴。
首先是努力保证产品质量（日语是“品質”二个汉字，读作“ひんしつ”），这是管理经验的日积月累；
其次是努力保证按时交货（日语是“納期”二个汉字，读作“のうき”），这是时间观念的日积月累；
另外是努力保证员工技能（日语是“技能”二个汉字，读作“ぎのう”），这是工作经验的日积月累。
工作清单
实际工作中，有一些日本企业的员工，好像是在随时请示自己的直属上司，在小心谨慎地确定日程安排。也有一些日本企业员工，则倾向于根据周围同事们的表情，圆滑地随时调整自己的工作日程安排。当然，也有一些日本企业员工，根据先辈们的指导意见，自己亲自编制一份工作项目确认清单，据此确定自己工作的优先顺序。
根据我的一些亲身经历见闻，简要归纳总结一份类似的清单如下，作为范例，仅供参考。
工作项目确认清单（To Do List）
No. 工作内容 优先顺序（根据需要请教先辈） 截止日期 计划完成日期 实际完成日期
重要性 紧急程度
1 完成与A公司的商品共同开发计划建议书 高 高 6月30日 6月20日 6月19日
2 解答C公司的咨询问题 高 低 7月30日 7月28日 7月27日
3 确定8月上旬访谈B公司总经理的具体日期时间地点 低 低 7月30日 7月29日 7月30日
日期记录
在各行各业的日本企业现场，经常可以看到一些留下记录的日程管理事例。据我观察，这种细心细致留下记录具体日期的工作方法，不仅可以监督工作进度，而且也可以避免重复工作。
关于以下一些图片，是我所见闻的日本各行各业企业的几个具有代表性的日期记录事例，做为举例，仅供参考。
日本建筑公司施工工地的日期公告举例。
关于以下图片，是在日本东京繁华路段的一些建筑工地上，建筑公司的现场施工安全检查人员留下的定期巡回检查的具体日期记录。建筑公司也把这些巡回记录全面展示开放给所有路过工地的行人，这是一种建筑安全的定期检查宣传，也是一种管理自信。
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日本电车里的日期记录举例
关于以下图片，是一些日本电车的车厢内，电车公司的安全卫生人员留下的实施杀虫消毒工作的具体日期记录。电车公司也把这些巡回记录全面展示开放给所有乘客，这是一种安全卫生的定期检查宣传，也是一种管理自信。
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日本超市里的温度以及鲜度管理日期记录举例
关于以下图片，是在日本东京一些超市的冰柜前定期温度以及鲜度管理的具体日期记录。这些超市也把相关巡回记录全面展示开放给所有顾客，这是一种食品卫生安全的管理日期宣传，也是一种管理自信。
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日本料理店里的厕所卫生清扫日期记录举例
关于以下图片，是在日本东京的一些料理店里的厕所卫生清扫的具体日期记录。这些料理店也把相关巡回记录全面展示开放给所有食客，这是一种就餐环境卫生管理的宣传，也是一种管理自信。
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日本理发店里的顾客服务日期记录举例
关于以下图片，是日本东京的一些理发店里，在顾客服务卡上记录的服务结果。这些记录里不仅包括顾客具体需求和注意事项，而且也包括了顾客来店理发的具体日期。每次理完发后，理发师会把顾客服务卡交给顾客自己保管。这样的话，顾客下次来理发时，理发师就不需要再询问一些已经记录在卡上的服务信息了。虽然这种顾客服信息的管理方式比较传统，甚至不如目前比较流行的手机APP以及网络管理方式那么高端，但是这种传统管理方式方便简洁，在日本深受顾客拥护。在网络科技发展的当今时代，还在坚持这种传统的服务方式，也是一种管理自信。
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日期公告
在日本，经常可以看到一些企业的对外日期公告。据我观察，这种日期公告信息，不仅便于接受社会公众监督，而且还可以避免或者减少企业与一般民众的矛盾纠纷。
以下一些图片是我见到的几个具有代表性的日期公告事例，仅供参考。
日本市政建设工程项目的日期公告举例。
关于以下图片，是日本东京都内繁华路段上的一些市政建设工程项目的日期公告牌。日本的一些市政施工公司，不仅把市政项目发包单位以及自己单位的联系电话号码对外公告，而且也把市政项目编码（这种简洁信息特别便于工程管理者记录查询）和具体的市政工程施工日期一起向社会公众公告。
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日本建筑公司施工现场的日期公告举例。
关于以下图片，是一些日本的建筑公司在东京都内的建筑工地旁边，向社会公告的具体施工日期公告牌。在这些公告牌上，不仅把建筑施工单位的联系电话号码对外公告，而且也把每一天的具体施工项目内容向社会公众公告。关于这些日期公告牌，有的是传统的小白板制作的，有的是电子信息版。无论是哪一种公告牌，都把整个工期以及最近一周的具体施工日期详细对外公告。
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据我观察，在这些日期公告牌的旁边，都挂有一个详细的建筑计划通知牌。以下图为例，这些建筑计划通知里，不仅详细记载了建筑工程名称、占地面积、建筑面积、建筑物结构、建筑物高度、施工日期、完工日期、建筑公司以及设计公司施工单位的联系方式以外，还特别标注了一个重要信息：此建筑计划通知牌是按照“东京都某区中高层建筑物的建筑纠纷预防以及协调相关条例”第5条第1项规定设置的。
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日本购物休闲广场的日期公告举例。
关于以下图片，是日本东京都内的一些购物休闲广场出入口处的日期公告牌。
日本企业的管理日程文化见闻
据一些日本企业的退休员工们介绍：二战后日本的很多百货店，经常是在一张彩纸上随便手写几句日期公告信息的，但是现在已经很少看到那种不讲究外观美感的彩纸手写大字报了。
如今的大多数日本现代化购物休闲中心，已经很讲究服务信息公告牌的选用，把公告的服务信息字体打印地清晰可视，把公告牌的外观造型也设计地落落大方“用心”待客。
谢谢您的以上阅读。
