2018-03-15

#行政篇#会议室管理二三事儿

作者：小韦姐

装修篇（软、硬装一起说了）：

1.  会议室房顶预留投影仪的位置，这样演示PPT的时候投影光线就不会晃瞎你的双眼

2.  会议桌桌脚最好留个门洞，这样你的电脑主机、音响主机等等就不会暴露在桌外一片狼藉

3.  会议室台面安装插座和USB接口，一来方便手提电脑接入，二来可以减少走线，干净清爽，哦对，可以备几根手机的充电线，体现行政部门的体贴周到

4.  会议室房顶四角预留音响的位置

5.  会议室摆放一些鲜花、绿植，起到柔和气氛的作用，还可以缓解疲劳和紧张

6.  投影仪的交换线至少准备两种：连接台式电脑主机的gva线、连接笔记本电脑的hdmi线

7.  白板有钱就买电子的，环保、方便、还可以send to email提高会议记录效率；预算少至少也要买质量好一点的传统白板，不然用个一两年字迹就擦不掉了。听说风油精擦白板字迹比较有效，回头试试

8.  会议室开关建议标示哪个开关是控制哪个区域/位置的灯

9.  窗帘建议选择遮光性好的布艺窗帘，跟装修风格统一，深灰色或米黄色是主流的选择。百叶窗或需要使用拉绳的窗帘很容易坏、开关费时且噪音大

会议程序：

1.  召集部门（人）应配合行政部提前做好会前准备工作，包括会场布置、会议有关材料准备、座位牌摆放等，行政部做好灯光音响设备调节、茶水供应、提前开启空调等。

2.  召集部门（人）负责通知所有应到会人，确定主持人、会议议程、时间、地点、应准备事项等。

3.  与会人员应至少提前五分钟入场，由召集部门负责签到点名，统计实到人数，了解缺席原因。

会议纪律：

1.  公司各类会议均实行签到制，所有参会人员必须按会议通知要求时间准时到场，否则按考勤迟到处理（需配套出台会议管理制度）

2.  如确有特殊原因不能到会的，需向上级领导请假，将假条交于召集部门会议通知人处，在请假得到批准后准许缺席，否则按旷工处理（需配套出台会议管理制度）

3.  开会期间应遵守会场纪律，手机一律调至静音

会议室用途分类及服务工作：

1.  内部会议

会前提前调试好电脑、投影仪，摆放座位牌（如需要），擦干净白板，确保白板笔正常书写并准备黑蓝红三色，激光笔摆放于汇报者及重要领导座位，泡好茶水，调试好话筒（如需要）

会中做好会议记录（如需要）、帮助擦拭白板（如需要）

定时添加茶水（一般20分钟添加一次）

过程中记得拍照，作为公司的企业文化素材和存档资料会后关闭电脑投影仪，

白板及时擦干净避免重要信息泄露，清理、归位其他东西

2.  接待客户

投影仪提前打出欢迎某某某莅临参观or指导的欢迎标语，重要客户提前更换鲜花，摆放座位牌、信笺、签字笔、铅笔

准备水果（水果最好买不用切盘、清洗的，减少工作量）、瓶装水

安排专人领位，主动礼貌迎宾、领位

客人就坐后，送茶送毛巾

其他跟内部会议的会前准备类似

过程中记得拍照，作为公司的企业宣传素材和存档资料会前会后做好客户引导

3.  培训

会前：根据培训需求摆放桌椅（如需要）准备好电脑、投影仪、培训道具、磁铁等

每个座位摆放信笺、签字笔、铅笔、座位牌准备横幅（如需要）

其他跟内部会议的准备类似

过程中记得拍照，作为公司的企业文化素材和存档资料

有条件的公司可以准备一些点心茶歇、咖啡

给讲师准备瓶装水、喉糖，外请的讲师可以准备一束鲜花和伴手礼表示感谢

4.    面试（含内部竞聘）

相对其他用途需要做的服务工作比较简单只需准备好面试官的座位牌，面试记录表，纸、笔、茶水等，做好面试候选人的引导和安排就可以了如候选人需要用投影仪请提前准备好

5.    签字仪式

根据接待单位选定的会议室，经全面清扫后，在厅的中央部位安放一长条形签字台，要求签字台背面邻近强势最好有巨幅书画或用桁架展示签字仪式主题，两边放绿化，并准备好会议音响设备

签字台铺设优质台布，桌上放签字双方的公司名牌（涉外放国旗）及两套签字用文具，另备一个吸干墨水器，并在相应的地方安放两把座椅，鲜花放中间

在距离座约1米处，放置一排高低层脚踏板，以便签字双方人员站立合影

事先准备好香槟和香槟杯（如需要），供双方签字交换文本后庆祝，双方庆祝后，为客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空杯撤去

目前能想到的大概这么多，欢迎大家补充