如何统一的理解office套件

上班后用了几年office，属于业余时间自学成精。现在基本用不上了，怕以后忘记，记录下来。我随便说说，大家随便看看。

先总结一下office套件，主要是word, excel, ppt, access。别的如oneNote, outlook, publisher本身就不是核心组件，都是辅助型选手。中间穿插着提一笔吧。主要是四大件。网上众多文章都在讨论怎么用word，怎么用excel，怎么用ppt，怎么用access等。没什么人把这一堆东西放一起讨论。可是，微软把这套东西统称为office一起开发一起卖总是有道理的。我之前上班时这堆东西没少用，总结了一点个人心得，和大家分享一下。单个软件拿出来网上相关的太多，这里不啰嗦了，主要从另一个角度分析一下。

首先我们跳出office这个范畴，说明一个概念。看不懂没关系，请先大概了解一下，这个东西叫MVC，Model-View-Controller，模型-视图-控制器，搞编程的达人们比较熟悉，又是Xerox PARC这个倒霉孩子先提出来的。为啥说他倒霉自己点开看。大概用我自己的话解释下，真懂的朋友不要笑。模型用来存储数据和一些计算过程，生成计算结果，控制器提供原数据，视图就是能够实现数据和计算结果的显示。聪明的程序员们用这模式设计程序总是有原因的，它有很多优点。以至于这套理论脱开编程也能解释一些东西。

例举一个简单的业务流程。比如老板扔给你一个文件袋，里面是他这个月的发票，要你帮他算一下本月的报销。文件袋等于是controller，数据源，你就是那个model，人肉计算器。你可以手工写张报告列个清单用手机算出总账，也能用可以打印计算器整一张，或者做个电子表格，或者写个程序，等等。报告方面简单点的有个明细和总价，复杂点分个类汇个总什么的。这层都是model模型，计算层面。你最后出的交给boss的表是view视图。可以是清单，可以是图表。你要是把一年的报销数据都做进去可以做成历史趋势图什么的。这是结果的显示。

这么举例的目的是希望各位开始接一个活的时候不要着急点开word或者excel来做事，而是从mvc的角度去观察一下每个步骤。这是因为MVC三个阶段的功能office四大件全都是能做的，只是一个擅长与否的问题。另外，四大件作为统一的office系列，他们是互通的。怎么个程度的互通？我在excel里做了个chart，可以直接复制粘贴到word和ppt里，如果用的是主题的字体和色系，那么都会自动更新适应目标文档；同时关键的来了，数据源还是在excel里，所以新的数据只要继续填进excel里，word和ppt里刷新一下就是更新过的表了，然后可以开开心心去开会了，ppt放到投影上，word文档发给与会者。如果你每周都要update同一个主题的周会，那么只要开始费一次力气，以后每周都很轻松。同时，你改ppt和word文档的设计，是和你的运算完全脱离的，不会影响到结果。这也是mvc的精华之一吧。

所以，真正要打通office套件，在简历上充满信心的写上擅长使用office套件，必须从这个层面来理解office，也就是充分发挥每个组件的特点，来最大程度的优化自己的工作流程，使得数据搜集准确高效，数据存储统一，计算过程便于维护，结果展示清楚直观。或者再简单点就是整个过程让自己爽，结果让老板爽。相信我完全依赖一个软件做事总会有不爽的地方的，所以微软为了充分赚大家钱开发了个“套件”。

还是举帮老板整理报销的例子来说明拿到文件袋后怎么做选择题。如果你明天就要辞职的话就啥都不说了随便弄弄就行，但是如果你想在老大面前表现一下的话那么就花点心思。咱们继续说。

第一步，controller，数据的搜集，也就是data entry。讲真的，你把所有价钱都敲到word的表格里面也能计算总价的，word的表格就简单的sum功能。当然excel也能输入数字然后sum，然后你可以ctrl+p去交差了。但是请不要这样，图样图森破了。首先咱抛弃word因为他是文档工具，收集数据的事别找他。记个meeting minutes还可以。其次输入数据的时候尽量完整一些，老板想要价格别就很耿直的把价格汇总一下。比如你可以顺便记录一下日期和消费种类。回头按日期可以画个柱状图，按消费类型分类可以画个饼图。你要是把一年的消费记录都保存着（这就更不能用word了吧）还能分析出老板的消费趋势和习惯。不用去交差拿着自己用也是好的。其实更好的数据录入工具是access里建个table连个form。form里填东西更人性化一些，而且这样就可以放到共享盘里让大家帮忙一起敲数据了，输入结果都统一存放在一个table里，当然也可以随时可以取出到excel里用。这样大大提高工作效率，即便数据量再大厦，比如老板一开心让你负责分析整个公司的报销也不用怕了。可以要求大家把数据自己输好，发票贴好交给你。你这里只要点开excel刷新一下就直接有结果了。

第二步，model。计算和存储。word和ppt在这一层面简直若不弱爆了，放弃。当然我们这里讨论的还是比较简单的情况，所以excel完全可以胜任。但是数据量一大excel就比较吃力了。现在的excel可以放1048576行数据，但是你绝对不会想把它们填满的。万把行十几列的东西应该还凑合。计算稍微复杂点也是很卡的。大量的，系统性的，长期的数据的收集和运算个人还是比较推荐用access的。当然简单的东西用excel就能做了。

第三步，view。结果的展示。还是那句话，都能做，看需求，看爱好，看习惯。就我而言，比如我做了个给每天寄的快递打标签的东西，输出就直接在access里，因为标签格式简单，而且那里连着客户数据库，当天的筛选出来是个固定的query，一次设计好也不用动，query后面接个report按标签的格式排版，每天晚上点开直接打印就行了，很方便。更通用一些或者复杂的报告还是不要用access了，个人觉得不够用。还是word,excel和ppt自由一些。word适合呈现大段的文字说明加上一些图表型的报告，或者邮件合并给一堆人发定制的信件一类的。ppt适合输出图多字少的内容到屏幕上。excel适合做表格化的东西，而且它在结构布局上的自由在这里反倒成了优势。可以参考一些它的模板。

总之，我想说的是，office套件是个整体，拆成几套软件做是因为各有所长，放在一起卖是因为相互取长补短而且沟通很顺畅。就好像一个屋子自然有客厅有卧室有厕所。我们学习使用这些软件不仅仅是要知道各自的一些功能，操作，快捷键或者小技巧，还要从宏观出发，把它们揉在一起，当作一把瑞士军刀，每干一件事都想想抽哪把出来比较合适。

最后祝各位新年愉快，多拿奖金，工作顺利！