【人生の日历簿】简单好用的时间管理术（四）：如何处理外部干扰？

上一篇已经学会了【四象限法则】：

【人生の日历簿】简单好用的时间管理术（三）：重要紧急，你真会分类么？

但工作中无处不在的外部干扰：电话，会议，邮件，同事咨询等等，都会不请自来，我们应该如何处理呢？

认清外部干扰的危害

明明我们今天目标很明确，也把任务按照四象限法则，放到了第二象限里，准备一天专心攻坚克难搞定它。可是天不遂人愿，太多人来打扰，或者是其他工作冲突，总是半路杀出个程咬金捣乱，导致我们任务没完成。

其实我们经常在排计划时，自认为时间是畅通无阻的。殊不知会有各种加塞任务：小到找资料，回复问题，闲聊；大到开会，项目突发事件等等都会干扰我们。

有时候，接连不断地小干扰，比项目出现问题更麻烦。

因为我们需要暂停主线任务，去搞定一个加塞任务，然后再重新开始主线任务。接着新的加塞任务又发生……

我们这样翻来覆去，不仅消耗了时间，更是消耗了精力，情感等心智力量，也会大大的提升犯错的概率。

另外，无处不在的外部干扰，也是我们加班的罪魁祸首。

因为加塞任务太多，导致我们白天匆忙奔波解决加塞任务，晚上才有大块时间解决主线任务，只好加班开夜车。

是不是很多人自认为好像晚上工作效率高一些？

其实很可能只是你晚上受不到别人的打扰。

如何抗干扰法？

（一）集中处理琐碎事情

我们可以分：早，中，晚，三个时段集中处理琐碎的事情。

举例：一次性处理20封邮件，肯定比分20次，每次处理1封邮件的效率高。

不重要的微信群可以设置成免打扰，集中处理消息。

其实通常来讲除了电话，其他社交软件消息，邮件等的“即时性”并非那么高，稍晚一点回复是OK的。

（二）“4D原则“：筛选处理加塞任务

因为找你加塞任务的人，通常跟你的信息是不对称的，所以他们不知道你当前的忙碌程度，只是知道这事我比较急。那么我们可以平和地传递自己当前的忙碌状况，具体评判加塞任务需求，妥善处理。

这不是“踢皮球”，而是为了更好的处理工作，提高整体效率。

“4D”方法，就是帮助我们如何处理加塞任务：

（1）Delete：不用做。

指的是经双方分析，可以不用做的任务，直接删除。

比如：已取消的会议，没必要的活动等。

（2）Delegate：指派合适的人做。

指的是某个任务并不适合自己处理，而是应该转交其他更合适的人去处理。

比如：你正在忙的时候，同事过来问你某产品的研发技术细节，那么你可以让他去咨询研发部同事。这样问题可以更好的解决，你也不用浪费精力。

（3）Delay：推迟做。

这类事情一般是需要你处理，但不需要立即处理的事情。我们可以将它记录到四象限清单中，并告知对方一个预估的时间；或者提前给对方一些参考资料，让对方熟悉上手，后面自己去指导讨论。

比如：某同事找你请教你之前做过某个项目设计方案。

那么你可以把之前的项目方案先发给他去学习，自己继续处理主线任务，并约好比如下午4点碰头讨论。这样自己的事没被耽误，同事的需求也能得到满足。

（4）Do：立即做。

这些事情是需要你本人立刻做的事情。

比如：领导找你做个紧急汇报等等。

我们应该简单记录下当前的主线任务节点（方便后面快速承接），然后开始老板给的新任务。

相信真正通过“4D”法则过滤后，我们可以消灭很多干扰和琐事。

真正能溜到“DO”这一环节的事情，可能并不多了。

其实应对干扰，并不只是个人的事情，也更是公司或者团队的事情。

如果大家都能遵循一个公共规则，彼此尽量减少干扰，整体效率会更高。

最后，光说不练假把式！

希望大家可以利用提到的：

（1）集中处理琐事方法

（2）“4D” 原则

来试着处理一天的琐事，并记录反馈，

看看自己的时间是不是又值钱了呢？