如何开一场高效的周例会
No.14
当有人提议，『我建议今天周会的主题，是如何有效地开周会』时，沉闷的周例会现场立刻活跃起来。我们先来回顾一下：
过去我们是如何开周会的
1. 固定了一个会议开始时间；
2. 所有参加人员顺序发言；
主要是简述上周的主要工作，本周的工作计划，一些重要的信息分享，需要其他部门协作的内容；
3. 老板在过程中发问，最后总结性发言；
4. 没有固定会议结束时间。
最少需要半个小时，普遍需要一个小时，有时会需要一个半小时。
周会开得怎么样
1. 很少有过全部到场的情况；
永远有人请假。『我要去见客户，我在路上信号不好...』，各种原因。当然会有不得不缺席的情况。可是，周会的时间是固定的，是否可以提前安排？会有这么多的不可预计？
2. 几乎没有一次是准时开始的；
周会的前半个小时，微信群里就会发起会议通知。然而直到会议开始后五分钟，现场人员才开始陆续到来；接下来，催大家到场，催异地接入；大概十分钟以后，周会才能正式开始。
3. 会议的气氛是『这样』的：
大多数情况下，会议的气氛是沉闷的。每个人面无表情或是表情严肃，简单的陈述几句后，迅速把时间交给下一位继续；
有些时候，会议的气氛是紧张的。当遇到一些紧急事项或者不理想的状况时，大家默不作声，等待老板的批评；
少数时候，会议的气氛是不愉快的。当遇到意见不统一的时候，大家各持己见，尽力克制却又无法达成共识，甚至无法有效沟通。
4. 大家的反应是『这样』的：
有几次的周会被取消了。或因为时间冲突，或因为其他原因，当群里隐约透露着『今天周会是否可以不开』的消息，立刻会有人表示同意。
5. 会议的结果是『这样』的：
甲：上周的周会说了什么？
乙：我不记得了；
丙：没事，会上没说什么。
******那么，我们还要开周会吗？******
当然。周会是需要开的。只是，我们需要『换个方式开周会』。这个主题，引起了前所未有的热烈的讨论，最终，我们达成这样的共识。
为数不多的调整
就之前的会议方式，我们决定做一些调整：
1. 关于工作简述：
它的本质是『信息分享』。希望它是周报里未包含的新信息，分享者认为对大多数人来说，它是重要的或是有益的；
它的期望是『获得支持』。可以陈述自己遇到的困难和瓶颈，寻求其他成员的支持和帮助。
2. 关于话题讨论：
针对一个或几个疑难问题，进行头脑风暴。在有限的时间里，得出一个解决方案或者思路。
3. 关于会议时长：
会议不超过一个小时。凡是在一个小时内无法结束的话题，可能需要在另外一个专题讨论会上，被讨论，被推进，或是解决。
从周会主持人开始
在过去的时间里，我们做了一个非常有效的调整，就是确定了周会由与会者轮流主持，共同参与。周会主持人顺序按照姓名大写字母排序，如有时间冲突，由主持人私下进行调整。
这次，我们给周会主持人赋予了更重大的使命。
1. 负责人员召集，确保会议准时召开；
如有迟到人员，当天主持人需给其他会议参与者发红包以示『抱歉』，抱歉红包金额=准时到达人数*迟到最大分钟数。
2. 记录关键内容，发放会议记要，跟进重点问题；
记录本周例会需要解决的问题，若本周解决未果，转下任主持人继续跟进。
3. 创造开放平等的沟通氛围，协调会议中出现的问题；
4. 控制会议时长（一个小时），确保高效完成。
主持人的福利
1. 主持人可以不接棒；
本次周会主持人，需要提交周会记录（包括已解决问题，待跟进问题），方才可以把这一棒交给下一周主持人。否则，主持人可以不接棒。
2. 奖励优秀主持人；
会议是否高效，很大程度上取决于主持人的组织能力、控场能力和跟踪能力。优秀的会议主持人，应该被奖励。
关于待跟进问题
我们认为：周会的主要目的是解决问题的，如果旧问题一直不被解决，它就变成了一个问题收集器，而非问题解决器。
于是，我们约定，待跟进的问题，需要确定解决时间。如果是在两周以后解决，由两周以后的主持人负责确认是否如期完成。如果没有完成，那么，本次周会返回到未解决的问题上，而不开始新的议题。
但是我们也清楚，有些问题是很难被解决的。如果没有得到解决，被推进了，也被认为是有效的。最终要花一点时间，去讨论这个始终无法被解决的问题。
关于会议的气氛
我们注意到，会议的气氛总是不够热烈，是因为大家有所顾忌。
太多的时候，我们考虑『对方的承受能力』，努力去说『让对方舒服的』，避免说『对方不高兴的』。我们追求『一团和气』，害怕『吵成一团』。
可是，我们开周会的目的是什么？
不就是为了讨论问题，解决问题，互相启发，共同成长么？
你确定那个明知道你有龋齿还不停的给你糖吃的队友，是真正的『队友』？你确定那个言语犀利直击要害让你不爽却帮你改掉了顽疾的『死对头』，不是真正的『队友』？
我们可以想法设法让对方高兴，可是客户不会；我们如果不给队友挑战让他不爽，客户就会给我们挑战，让我们不爽。
如果过于考虑对方的承受能力，我们就会变成一个脆弱的团队，一个脆弱的团队如何在竞争激励的市场环境种取胜？
So，是时候『换个方式开周会』了。
后记：
今天是『周会改版』的第一次。
1. 史无前例的，在会议开始前，所有人都到齐了；
2. 并非每个人都分享主题，但所有人都参与了话题讨论；
3. 上周会议记录里的两个问题，一个迅速达成了共识，一个被转移到下一次周会，待关键人物到场后讨论；
4. 本次周会提出的一个问题，在直接、认真的讨论中，达成了初步的共识；
5. 会议气氛热烈、不时爆发出欢笑声，用时三十多分钟左右，大家意犹未尽的结束了这场会议。
