效率提升10倍的Excel智能表格(Table),如何玩?
智能表格.png文/图 安伟星(星爷)
今天讲的Excel技巧,赌五毛你没有玩过。
我们知道Excel最外层的文件叫工作簿(workbook),每个工作簿中由多个工作表(worksheet)组成。那Excel表格(Table)又是什么鬼呢?
一、什么是Excel Table
1、Excel Table
Excel Table是Excel2013版本才开始有的功能,它其实是工作表中被结构化的一块“区域”,通过使用表功能,可以独立于工作表中其他行和列中的数据,管理表中行和列的数据。
素颜情况下她是这样子的。
01.gif是不是觉得我在吹牛逼,这不就是普通的Excel工作表么?
都说了,你没有玩过,继续往下拉。
2、创建方法
Step1:定位在数值区域中的任一单元格
Step2:
①按 Ctrl + T 组合键;
OR
②功能区中依次单击“插入”>“表格”>“表格”
02.png 创建Table.gif
二、Excel Table如何提升效率
1、自带美颜、一键美化
我们通常做出来的表格都是性冷淡风格,朴实无华,想要做一些美化但是又无从下手。
03.png而Excel Table可以让你的Excel数据表格1s就变得高大上,成为公司的标准模板。使用Excel Table创建表格会自动套用Excel中内置的表格样式 ,天生丽质。
漂亮的不像实力派,自带格式的Excel Table。
04.png2、多表筛选、为所欲为
在普通工作表中使用筛选,所有的行都会随着筛选而筛选,也就是说只允许创建一个数据筛选区域。
然而,使用Excel Table,可以打破单一筛选的限制,可以在同一个工作表中对多个Table进行筛选。
05.png并且,所有的Table都是自动处于筛选状态,极大提高效率。
3、结构化引用、自建名称
Excel Table可以自动创建名称,这样就能够不是用 A1 和 R1C1 之类单元格引用,而是在公式中使用“引用表名”的结构化引用。
比如,需要计算销售额,在F2 单元格输入公式=
D2E2,公式将字段转化为结构化引用=[@产品单价][@销售量]
结构化引用特别有用:
①表格数据区域经常变化,而结构化引用的单元格引用可随之自动调整;
②结构化引用,使用名称代替单元格地址,使写出的公式易于理解。
4、快速填充、效率提升
包括两个层面的快速填充。
①公式自动填充
②公式自动扩展
①公式自动填充
我们在F2种输入结构化引用公式,回车后会发现F2:F12都会自动用相同的公式完成了计算。
而且右边出现了一个带“闪电”标志的按钮,告诉我们,这活是它干的。
点击闪电标,可以对自动计算进行不同的操作。
09.png②公式自动扩展
普通的表格中,使用公式的最大的痛点之一,就是如果计算区域有增减,公式就需要重新写。
而使用Excel Table,当新增行或者列时,表格中的公式将自动应用到新增加的列或者行,无需对公式进行任意变动。
5、汇总行、多角度计算
Excel Table还可以添加汇总行,从而可以快速汇总表中的数据,并且Excel为每个汇总行单元格提供了多种下拉函数,直接下拉选用即可。
其中的“汇总行”,可以通过“表格工具>>设计”选项卡>>“表格样式”组中,选中“汇总行”添加。
10.png添加汇总行之后,在Table的最后一行,自动添加了带公式的汇总行,看一下如何炸掉工作效率……
汇总行直接提供了8个函数供你选择,你都不用输入任何函数就能进行汇总计算,瞬间得出任何你想要的值。
11.gif三、你以为这就完了……
如果上述的五个技能,还没能让你激动,下面要讲的Table表和数据透视表的结合,一定会让你忍不住想上他的……
本节需首先掌握透视表基本知识。
1、轻松实现透视表多表关联分析
多表关联的意思是,在一个透视表中,同时可以分析多个表中的字段,而无需将这些字段合并在同一个表中。这在一定程度上完成了以前只能使用SQL才能完成的功能。
我们一起了简要看看如何借助Excel Table实现多表关联分析。
Step1:创建两个Table表
因为需要将两个表关联,那么两个表中必须至少有一个相同的字段用于连接两个表,本例中这个字段就是销售人员。
12.pngStep2:以主表(一般以数据量大的那个表)创建数据透视表。
在透视表中点击>>“更多表格”>>在创新新的数据透视表窗口中点击“是”
13.png然后,透视表字段面板中将出现两个表格。这两个表就是我们在Step1中创建的两个Table。
14.pngStep3:为两个表创建关系。
依次点击:“分析”>>“关系”>>弹出“管理关联”对话框>>“新建”
15.pngStep4:将两个表相同的字段进行关联
单击“确定”>>“关闭”,以完成关系管理
16.pngStep5:然后分别选择两个表中的字段,就可以关联分析了。
比如,分析各部门的销售额,将部门字段放入“行”字段中,将销售额放入“值”字段中。
17.png2、透视表动态引用
数据透视表和函数一样,有一个让人蛋疼的痛点:原始数据源有增减行时,需要重新选择数据透视表的数据区域。
(注:此时使用刷新功能是不行的,刷新只适用于数据改变的情况,数据有增加,无法通过刷新更新数据区域)
如果是高手,当然可以通过offset函数设置动态区域解决这个问题。然而碰到这种情况,小白就“活该”手动更新区域么?
当然不是,通过Table智能表格,同样能轻松解决这个问题。
操作步骤:
Step1:使用Ctrl+T将原始数据创建为Excel Table;
Step2:创建数据透视表;
Step3:在原始数据中,新增多行数据;
Step4::数据透视表结果展示区点击右键刷新,即可看到数据源已经刷新到结果中来了。
使用Excel Table,可以自动得到一个动态的数据源,因此创建的数据透视表使用这个动态数据源,就可以实现动态更新。
End.
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