前段时间去一家制造型企业培训PPT，课程结束后学员小C向我咨询了这样一个问题：

甘老师，我们公司天天都要用PPT来做工作汇报，几乎每天都在做PPT。PPT也做了好多年了，基本的工具也都会用了，可是每次做PPT都要花好长的时间，请问有什么方法可以提高PPT的制作效率？

我想这个问题应该是所有PPTer共同的一个困扰，加班加点做PPT已经日渐成为企业的常态。今天我们就来分享一版二库三工具，可以让我们的PPT制作效率至少提高100%。

一版 幻灯片母版

我问过很多企业里面的员工：“你们拿到PPT制作需求，第一件事情会做很么？”很多人回复我说：“上网找模板。”

我们在网上的确可以搜索到大量的PPT模板，这些模板第一眼看过去确实很漂亮，可是这些模板真的好用吗？

一套好的PPT模板一定要兼顾美观性和易用性，美观性这些模板肯定都有了，可是所有这些模板都有一个共同的问题，缺乏易用性。易用性体现在容易操作，最好是傻瓜型，不用另外花很多时间去调整格式。

这些模板缺乏易用性的主要表现在3个方面：

1、所有文字都是用文本框输入的

日常做的工作报告型的PPT，大部分都有固定的框架和结构，通常顶部区域是标题，中间区域是内容，底部区域是公司LOGO和页码信息等。就好像现在我们看到的这一套年终工作总结的PPT模板的内页结构一样。

而演说型PPT和日常工作报告型PPT就不一样，演说型PPT通常内容都比较少，也都没有固定的框架和结构。比如下面看到的这3页PPT，出自同一份手机厂商发布会的PPT，可以看到是没有固定的顶部标题和底部页码的结构。

网上下载的PPT模板，大多采用的是演说型PPT设计手法，整份PPT中所有文字都是用文本框的方法来输入的。很多PPT的教程，也都告诉读者，新建一个空白的演示文稿，首先把默认的两个占位符删除，从空白的版面开始制作。

当需要输入文字的时候，用文本框来输入。假如PPT的报告有40页，现在需要把所有页面的标题字号由20号字修改为28号字，由左对齐的方式，更改为居中对齐的方式。文本框的标题输入方式，导致我们无法一键完成以上的这些需求，你只能一页一页的进行修改。

2、没有设置主题字体和主题颜色

什么是主题颜色和字体呢？每套PPT模板都有12种配色和区分中英文的标题和正文字体。

主题字体影响中英文的标题和正文的字体。

主题颜色影响这套PPT中新建的表格、图表、图形等对象的颜色。

比如现在我们看到这套从网上下载的年终工作总结的PPT模板，这套幻灯片已有的图形填充了红蓝两色，文字的字体是微软雅黑。

可是如果我们新插入一个矩形，可以观察到这个矩形是没有应用这套模板中的字体和颜色的，这也就意味着这套PPT模板没有设置主题字体和主题颜色。

一套设置了主题字体和主题颜色的PPT模板，新插入的表格、图表、图形对象，都会自动适应字体和颜色。

3、没有配套的版式

版式是页面的排版布局形式，我们可以把报告类的PPT中固定结构的页面，比如封面、目录、节封面、图表、封底等版式，添加到幻灯片版式库中，方便在需要的时候，可以快速调用。

比如现在我们看到的这个版式库，就是我在给中国移动培训的时候，为他们设计的PPT模板中所包含的常用版式。

利用这些版式，我们可以轻松的完成一些固定结构的页面的排版。比如通过“3栏图表”这个版式，我们可以固定下面三个从Excel中复制粘贴过来的图表的位置和尺寸。而主题字体和颜色，又会自动调整这些图表的字体和颜色。

借助到“版式”，所有以前需要手工进行的调整，现在都可以自动适合版面了，无需再进行任何手工的操作，简单又高效。

一套易用性好、且兼具企业核心气质的PPT模板，可以大幅度的减少我们花在格式设置方面的时间，将更多的时间花在内容本身。

想要打造更适合自己企业的PPT模板，就需要利用“幻灯片母版”功能来设计。详细操作方法可以参考这篇文章《这是一个鲜为人知，却身怀绝技的神秘工具——幻灯片母版》。

二库 图片库和版式灵感库

1、创建自己的图片素材库

正所谓“一图顶千言”，有时候一张好的图片，比起千言万语，更能打动人心，引起听众共鸣。但想要找到一张高质量、又契合场景的图片不是一件容易的事情，很多人在制作PPT的时候都经历过为寻找一张合适的图片耗费了大量的时间。

想要提高PPT制作的效率，就要创建自己的图片素材库。平常看到一些优质的图片，分门别类的放到图片库中，这样在做PPT的时候，需要添加图片，就可以第一时间在自己的图片素材中搜索是否有适合的图片，减少了重新搜索图片所耗费的时间。

2、构建激发灵感的版式灵感库

作为非专业设计师出身的普通办公用户，我们在拿到一大段文字想要把它们设计成PPT的时候，是很难一下子联想到有什么好的排版布局形式能表现出这个页面中的逻辑关系。

所以我们需要在平常看到一些好的排版布局形式的时候，就养成分类保存这些设计灵感的好习惯，逐步构建自己的版式灵感库，这样在你设计PPT无从下手的时候，就可以从版式灵感库中来看看，有没有那些布局能给你启发。

你可以参考下图所示的《PPT商业化演示设计》课程赠送的版式灵感库，按“节”的方式分类存储这些灵感，在需要的时候，就可以通过“节”的方式快速定位到不同的分类。

三工具 PPT插件、快捷键和快速访问工具栏

1、PPT插件

想要一键统一全文的中英文字体、删除全文的动画效果、按填充颜色或边框颜色来选定所有的格式相似的图形……，现有的PowerPoint软件目前还不具备实现这些需求的功能。此时我们可以通过安装PPT插件的方式，来弥补PowerPoint软件的不足。

目前主流的PPT插件有iSlide、口袋动画、OneKeyTools、PPT 美化大师这4款。每个插件有重叠的功能、也有特色的功能，你可以都安装，也可以根据自己的使用场景选择来安装。如果都安装的话，PowerPoint软件打开速度就会变得比较慢了。

我自己安装了iSlide插件，再搭配我自己开发的Enjoyoffice Tools（ET）插件，大大提高了我PPT制作的效率。

比如这一页“我们的服务”介绍的页面，是一个并列关系的文案。

这种并列关系的文案，常见的排版设计如下所示。

如果你的版式灵感库中恰好有这个排版，就可以直接复制这一页，直接在原有的排版的基础上修改。但很多时候，我们的文案的数量和版式灵感库中包括的数量有所不同。比如我现在需要的3个模块，而我的版式灵感库中是4个，重新调整间距和文本框的大小也比较麻烦。

借助PowerPoint自带的排版神器SmartArt、iSlide插件和ET插件，1分钟轻松完成这种风格的排版。

2、快捷键

想要大幅度提高PPT制作效率，就一定能够要掌握一些常用快捷键。比如重复上一次操作的F4键、记忆复制的CTRL+D、等比例放大缩小字号的CTRL+[/]。

这里，我已经整理好了一份Office常用快捷键一览表，你可以在快乐享用OFFICE的公众号后台回复：快捷键，就可以获得这份让你快人一步的快捷键合集。

3、快速访问工具栏

在《自从有了这个工具，我的Office操作已经快到慢不下来了！》一文中我们介绍了一个高手们都在用的“快速访问工具栏”，平常我们在设计PPT的时候，来来回回用的工具可能也就那几个，比如格式刷、复制、粘贴、插入图片、对齐等等。

而这些工具都分布在不同的选项卡中，有些在“开始”选项卡，有些在“插入”选项卡，还有些还需要在这些选项卡的某个按钮的下拉菜单中才能找到，非常的不方便。

而利用到“快速访问工具栏”，你就可以将自己常用的功能都添加在快速访问工具栏，从而节约时间，大幅度提高操作效率。

以上，就是本篇文章的全部内容，简单总结一下：

让PPT制作效率提升100%的一版二库三工具

一版：幻灯片母版

二库：图片库、版式灵感库

三工具：PPT插件、快捷键、快速访问工具栏