高质量会议：3大步骤20个注意点，让会议更高效！

《卓有成效的管理者》一书曾提到，会议运营管理，能体现一家公司的管理水平，凡是会议过多的公司，管理上一定出了问题。一场缺乏管理的会议，既浪费时间、人力和金钱，还毫无生产力。

成功高效会议的核心：会议不是一个讲问题的场所，而是一个明确责任和义务的场合。一个成功的会议，80%的工作是在会议前进行，只有20%在会中控制。本文，从会前、会中、会后三个节点，梳理了每个步骤需要准备的内容和注意事项。

一、会前准备。

1、确认会议主题。

明确会议的内容，只有明确了会议主题、核心内容，才能够确定有哪些核心人员需要参加，谁来主持，哪位高层“坐阵”。

2、收集会议所需资料。

会前准备详实的资料，用数据说话，避免假大空。比如，以周例会为例。各部门需要准备PPT或其他形式资料，来说明上周做了什么，公司最新动态是什么，各项目关键指标及达成情况如何，项目有什么困难，下周有什么行动举措。注意，行动举措必须是可执行的，必备要素是责任人是谁，什么时间完成（时间节点），以及具体行动事项是什么？

3、制定会议议程。

确定明确的发言顺序和发言时间，并在会议过程中严格遵守，以防止无限制地拖长会议。组织者注意会上控制每个人发言时间，及时提醒。

4、主要请必要的人。

会议规模，要尽量小，只邀请必要的人，把“多余的人”统统“赶出去”。

5、会议主持人事先了解各部门汇报内容。

做到心中有数。这样在会上，才能有针对性的进行总结、点评、究责、布置任务，下达决议等。

6、会议时间要明确。

会议通常有例行会议，有临时会议。例行会议，要把时间固定在每周几时几刻，这样，可以让大家形成习惯，从而能够提前安排好自己的工作，也不用每次都另行通知。临时会议，要做好提前通知。

二、会中。

1、通报上次会议决议完成情况。

每次同类型会议开始时，要先将上次会议决议的完成情况进行通报，避免大家开完会、制定了行动方案，却不执行的问题。如果出现有决议没有执行，要进行相关追责。让会议养成“提出问题—会中解决—追踪—解决”的闭环，否则会议开的就没有意义。

2、成功的会议，要各司其职。

一般来说，主持人、记录者、决策者都是几个常见的角色。

对于主持人来说，最重要的工作就是维持秩序。例如，发言按照什么顺序，每个人发言是否有时间限制，在哪些环节不要打断或评价他人的想法等等。随着会议的进行，跑题、陷入僵局、激烈的争吵，都是一场会议可能会出现的情况，主持人一定要表现出掌控力。

重点注意几点：意见基本一致时，立即终止大家的讨论，赶快进入下一话题；意见大同小异时，允许求同存异；很难一致时，下次再议；对于离题太远的发言，会议主持者可寻找时机予以引导、提醒，拉回正题。

记录者的工作主要分为两个部分，一个是记录当前会议讨论的内容和决定，会后形成会议纪录发给所有相关人。此外，在会议过程中往往会涉及到新的议题或新冒出来的待讨论事项，记录者也应该对这些内容进行归纳总结。

决策者，需要保证对于所有人来说，会议输出的结果是唯一的，确保会后大家行动目标一致。如果缺少决策，各方都会觉得自己更占理，自己的方案更优，最终要么僵持不下。

3、会中怎么避免“跑题”？

通常，会议会针对一些问题做讨论，讨论方式有两种，一种是开放式问题，比如这个问题是什么？该怎么办？另一种是封闭式问题，就是提出问题后，同时附带给出几个解决方案，看各方意见和态度，然后从中选出最优方案。或者，在封闭式问题基础上，即根据几个方案选项，再引出新的解决方式。对比起来，封闭式问题，因让大家会前准备了预案，所以，讨论的内容不会太偏离主题。

4、怎么防止“冷场”？

一旦发现有“冷场”迹象，立即用评论、提问或解释的方法，鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少，意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。

5、“提问措辞”要朴实。

假设会上，主持人发问：“不知各位有何高见？”，就很容易把想说的人吓住。但如果改成“各位有什么想法呢？”朴实无华，效果反倒好一些。注意，措辞尽量平和，以人人平等的心态来引导，避免给人带高帽或贬低人的提问，否则效果不会好。

6、在讨论中要多“归纳提醒”。

归纳小结，是向大家报告会议进展的一种技巧，通常不要超过30秒。总结，不止针对一致的意见，如果有分歧意见，也可以进行归纳。以此，来提请与会者引起注意，否则，不同意见在讨论中会被忽视，如果等到会议结束时才提出来，会使提大家感到沮丧。

7、会中决议要注意可行性。

在会议过程中，会议决议要找专人记录，会议决议一定要具体到责任人，在什么时间节点，要做什么动作。这样方便后期进行结果追踪。注意，会上确定决议的时候，就要考虑到这条决议是否有可执行性。如果执行不了或者没有条件执行，那宁可不定。

三、会议结束。

1、会议末尾，会议组织者，要再强调下此次会议主要讲了什么，下一步计划是什么，还需要解决什么问题，做哪些沟通准备。

2、每次会议结束后，做一个会议纪要，并及时、用邮件方式发给参会人员，确保会议确认事项的执行，也避免参会相关责任人以各种理由来推托责任。

四、注意事项：

1、不要让会议成为批评会。

2、不要让会议变成领导的独角戏，老板的“一言堂”。单个会议，要做到紧密“围绕议题”来展开，而不是跑题，变成老板训话。

3、会议一定要避免议而不决。是会议就一定要有决议，且所有的决议都要落到实处，谁做什么事，什么时候完成，达成什么样的效果。

4、 取消不必要的会议，从而提高会议的目的性。可选的办法有：寻找可替代途径，通过电话、邮件而非会议来沟通；会议合并或是偶尔取消一两次，将例会议程合并到急需时再开。

5、无会前充分准备不开会。会前准备，除了大家按议程模板各自准备外，还需要注意几点。

A. 决策人不能出席，则会议当即取消。这条建议，提前作为会议制度公示给大家，也算是对决策人一种时间制约，让其不能随意就不出席，而是在压力之下，尽量更合理安排自己的时间。

B. 会议规模不当、人员安排不当、无关人员参会。由于“沟通管道”会随着“与会人数”成几何级数增长，N个人会有N×（N－1）个单向沟通渠道，所以在决定与会人员时候，要首先问“××可以不来”，而不是“××也可以来”，达到精简规模的目的。