GTD时间管理系统(五)
<横向GTD第四步骤:执行阶段>
这一个步骤,就是执行完成前面制定好的清单阶段。要知道并不是有了计划和清单,就可以直接埋头执行,合理分配有效时间,在应该做某事的时候不浪费精力,这将发挥更大效能。
下面将简单介绍GTD选择行动方案的基本三法——“四标准法”、“三分类法”、“六层次法”。另外在之后的文章,也会分享我在执行阶段添加的新维度——“四象限”、“采铜收益法”以供对照参考。
四标准法
先说说确定某一时刻具体行动的“四标准法”,这是关于怎么选择下一步行动的,可以按顺序采用下面四个标准:
1、情境(大多数事情都只能在特定的地方完成,或者需要借助某些特定的工具,而这正是限制我们选择行动的首要因素。比如“超市购物清单”的激活地方自然就是超市了,写文章,记录,总结的地方也就只有书桌前,电脑前)
2、有多少时间(所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素,比如5分钟后就必须去开会,现在就不能执行那些耗时更久的行动)
3、有多少精力(某些事情需要我们头脑清醒、思路清晰、富于创造力,而另一些则要求具备充沛体力。比如在每次聚会喝酒后就不太好写文章,醉意上头说话只能磕出几个字,这个时间只适合短句做诗或者休息)
4、重要性(当考虑了上面情境、时间、精力这三个条件后,就要选择哪个行动会有最高的回报,原GTD使用的是“六层次法”模型处理,而我在这添加了两个维度,使用“四象限”和“采铜收益法”补充,将在之后文章奉上)
三分类法
当我们着手处理事务,也就是一般情况下的工作时,可以使用评估的“三分类法”,这将有效区分轻重缓急:
1、执行事先安排好的工作(实际上就是按照“下一步行动”清单,不断地向前推进着去落实那些早已确定了行动)
2、处理突发事件(通常会有一些预料之外的事情突然冒出来,可能不得不放下手上的工作来应对这些紧急情况)
3、安排自己的工作(这主要是对行动清单的整理和更新,用来保持自己的平衡)
确立事务的先后次序,也就意味着某些事情比其他事情更重要,但是这种重要性的标准又会有不同,我们日常基本也就是面对的上述三类。这里有个建议,就是不要被第二类“突发事件”过紧的纠缠,对第一和第三类关注不够,绝对是弊大于利的。
六层次法
事情的重要性是决定我们行动选择的基本根据,但是并没有一个绝对可靠的模型或工具能帮助我们确定实际工作中各项任务的优先级。为了明确到底哪些工作才是最重要的,我们必须首先搞懂工作到底是为了什么。至少可以从六个不同的层次对此进行审视,就是“六层次法”用高度的概念进行类比:
1、5万英尺以上:人生
2、4万英尺:3~5年的展望
3、3万英尺:1~2年的目标
4、2万英尺:责任范围
5、1万英尺:当前的项目/目标
6、跑道:目前的行动
以上这种在高度方面的类比多少有些主观,但多层次的思考方法会为我们提供一个有效的思维框架,帮助我们认识到工作以及相关的义务和责任都具有多个层面的本质。
为了提高工作和生活的效率,并且所有事物的重要程度都是由它上一层次所决定,因此人们都认为采用自上而下的思考方式更有效率,可能这样的思考方式又会影响到以为自上而下的工作选择会更好,但不得不说这也只是一类方案。
在GTD中,原作者从实用角度分析,建议采用自下而上的方式进行工作,因为当底层已经陷入失控状态时,仍然自上而下地进行管理,将可能成为效率最低下的方法。特别是经过很多组对照观察,发现那些牢牢控制工作和生活细节的学员,往往能以此为基础,有效地提升视点。
这里插一句题外思考:在期货市场上交易,顺大势方向,如果一味的逆小周期走势入场,也可能容易造成看对方向而亏损的结果。按这自下而上的逻辑处理,应该是顺大势,并同时顺小势切入行情……
其实在进行选择的时候,迟早也都要依靠直觉,但有方法的辅助直觉,可以增强对其信任度。由上面的三种方法可见,除了有目标计划、任务清单,还需配套科学的执行方案,做到科学分配,效率执行的参考方案并非只有一种,在之后的文章也会写写“四象限”和“采铜收益法”!