将一切工作流程化，模板化，清单化

注：本文整理自北辰青年承办的龙岗区基层团干培训班的部分培训内容

在今天文章开始前，我想请大家先思考一下两个问题。

事情很多时，你会怎么去完成的呢？

你是一件事情完成一件，还是先进行分析再去进行呢？

对于同一性质的事件，你是如何应对的？

会在以前的基础上进行优化，还是重新来过？

其实这两个问题，也是我们日常生活工作经常遇到的状况，我们常常都会遇到非常多的工作，而且有很多工作还是会重复出现的。

在这些情况下，如果只是来一件事情就处理一件，天都在救火的状态当中，事情永远做不完，而遇到相似的工作的时候，有的人好像从来没有做过，又要重新摸索一遍，浪费很多时间。有的人又比较极端，全凭经验来做，练习了一万小时也没办法成为专家，因为他只是简单的重复。

我们工作的时候绝对不是来一件做一件，陷入自动驾驶模式，而是需要分析出到底哪个事情更加重要更加有价值，同时，每一次做事的时候都能在之前的积累沉淀当中做的更好，让自己有更多的时间去完成更有价值的事情。

这些的背后，其实就是工作系统，也可以称之为工作流。

那什么是工作流？

工作流，其实就是根据一系列步骤执行可以产生所需的结果。对于企业来说，工作流是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”（来自百度百科），也就是把本来低效的需要手动的流程搬到了线上，钉钉，飞书等企业应用就是解决这类问题的。比如请假，在没有这类工具之前，需要写请假条，要人工处理，现在只需要线上点击申请点击审批就可以了。

而对我们个人来说也非常重要，工作是一个复杂的系统，完成任何一项工作都是资源、规则和需求并行发生的一系列复杂事件。如果我们有了工作流，就可以按步骤的基本顺序推进我们的工作，基本上每次运行相同的工作流，都会得到稳定的产出。

说起来很复杂，其实工作系统归结起来就是四个化，流程化模板化清单化。将你的一切工作流程化，模板化以及清单化，然后不断的去优化，最终能够把工作外包给这些流程、模板和清单，达到事半功倍的效果。

一、流程化

拿写推送这个工作来说吧，从点子到推送需要经过一系列的动作。选题，查资料，列大纲，撰写，排版，审核，发送，而且每一个步骤都是缺一不可的，比如如果一篇文章没有审核就发送出去了，可能会出现很多的问题。

流程化有什么用？

说完前面的例子，其实流程化的作用就非常明显了

1.更有全局观，

有了整体流程，我们做每一个步骤都很清晰，知道自己大概要做什么，自己已经做到哪里了。

2.减少差错，

光是使用大脑记忆所有的步骤是不靠谱的，我们总是有可能漏掉一些步骤。有了流程可以帮助你记忆步骤，解放你的大脑做更多有创造性的事情。

3.减少压力

没有被拆分成流程的工作任务就像一块大蛋糕，你不知从哪里开始入手，压力很大，而分成一步步来执行就能够有效减轻你的压力.。

具体怎么执行流程化呢？

只要有任务就会有流程。我们可以把需要重复的工作的流程梳理下来。我们可以思考一下你日常工作中，那些事情会重复两次以上的，都可以梳理下来成为你的一个流程，每次沿用着这些流程执行，然后按照你的工作反馈回来的情况进行优化调整。

流程的载体也非常简单，除了画一个流程图之外，就像前面给到的一个流程图，我们可以写一个详细的工作流程文档也就是标准工作流程SOP，

如果这项工作涉及的人数比较多，我们还可以借助甘特图，对你的项目进行进度的跟踪。

二、模板化

模板，其实就是可以多次反复使用的东西。

我有一次收到一个律师朋友的邮件，他有一个模板，当时我就被打动了，我就把这个设置为我的邮件签名，每一份重要的文件都带上这个签名，这就是最简单的模板化，既能够显示我的联系方式，展示我的专业性，还能保障这个邮件的安全。一次的设定就可以达到一劳永逸的效果了。这就是模板的妙处。

我们平时怎么去收集这些模板呢？

1.外部文档，其实很多文档都有模板，比如office，印象笔记，石墨文档都会提供很多官方模板，你根据自己的具体需要进行改编就可以成为你自己的模板了。

2.优秀样本，别人或者自己写过的优秀的文书，优秀ppt都是可以拿来作为模板多次使用

3.工作要求的文档，这类文档一般是工作当中长期积累下来的文档，我们需要保证自己下载到电脑或者硬盘里面随时可以找到。

三、清单化

什么是清单？百度百科称之为详细登记有关项目的单子，最简单的清单就是我们的出行清单，伸手要钱，容易被记住，而且清单的内容十分关键，你只要完成了这个清单基本上就可以放心出门去了。

列清单有什么好处

1.减轻焦虑

要完成的工作一目了然，不用担心忘事情

2.提高转主体

专注完成清单的事项而不是因小事分心

3.获得成就感

一个个任务完成打钩，是不是成就感满满呢？

如果你还想进一步的学习，给你推荐下面四本阅读书目，祝大家春节快乐