如何做好联合会议的SAA？不妨试试PDCA的方法

7月1日，中山三家头马俱乐部联合举办了一场会议，会议中，我负责会议SAA Chair和财务管理这块，以下是我对担当这次角色对这场会议的复盘。

当我接到这个任务的时候，距离会议开始还有一个星期，作为没有做过MSAA的我，本来是压力山大的。比较幸运的是，火炬头马之前已经有做过一次联合会议的经验，同时也有过一次担任COT 的SAA的经验，这些前人的经验都给了我很大的帮助。

在完成这次SAA任务的过程中，我采用了PDCA的方式。

第一步，Plan：制定目标与计划。

根据这次联合会议的总体进度安排和时间节点，我列出了本次SAA需完成的总体事项，进行了进一步的细分。如下图所示：

MSAA计划表

第二步，Do：开展任务，组织实施。

同时，找到俱乐部的其他4个小伙伴，组建SAA团队，将这些细分后的任务给到每个团队伙伴。经过沟通，她们都清楚了各自需要负责的任务，这也是根据她们各自的优势来安排的。每个团队成员的做事风格不太一样，有的风风火火，有的斯条慢理，所以给她们分配的任务也有所不同。

第1-4项任务交给了Grace,她是俱乐部创会会员，担任过俱乐部会员副主席，组织过联合会议，比较有经验。同时，场地提供方的一个负责人又是她的亲戚，所以把场地布置，打印制作这块分派给了她来完成。

Spring是一名工程师，技术男，擅长电脑操作。所以把会议期间的设备操作任务交给了他。

Fay是一名老会员，在俱乐部联合会议上做过接待工作，对物品采购也比较熟悉，所以把相关的任务给了她。

同时，Star和Amy都是新会员，没有做过这类事情，所以让她们来协助Fay完成任务。

第三步,Check：对过程的关键点进行检查。

在任务实施的过程中，还要不断地检查，持续地跟进。

比如，将任务分配给每个团队伙伴后，我每天都会问一下每个环节的进度，问她们在完成任务的过程中有没有遇到什么障碍。这时候，如果团队伙伴有解决不了的问题，她们会给你反馈，你也要协助她们找到解决问题的办法，推进项目的发展。

我认为这个环节是非常重要的，项目推进得顺利与否，就看你过程中的检查了；而且，通过不断的检查，你才可以心中有数， 内心不会慌乱。

第四步，Action：纠正偏差，调整计划。

在任务过程总，后来Fay对我说，她对如何选购礼品没经验，问是否让其他人做，她自己负责其他材料的采购。

于是我及时做了调整，我让Amy负责礼品采购。但是Amy说，她很乐意做这件事，但是不知道采购什么样的书本，让我推荐给她。于是我在网上搜索，经过查找，发现很难找到合适的书本，因为要么质量不佳，要么就是价格高出预算太多。

后来，我找到了替代办法，俱乐部其中一个会员的公司有一款耳机，在网上售价几百，直接找他应该拿货比较便宜。最后， 在不超出原预算的情况下，经过了利益相关者的同意，我把礼品改成了耳机。

整场会议下来，项目的总体开销如下：

联合会议收支平衡表

平均下来，每个俱乐部实际分摊费用为250.3元，比原预算每家俱乐部平均负担400元减少了150元。

联合会议圆满结束

写在最后的一点感悟：

项目不分大小，凡是头马CL手册中的任务，都可以看做是一个项目，用PDCA的方式去完成。

做任务的过程中要定期检查，纠正偏差，继续实施，再次检测，再次纠偏，继续实施，如此反复，直到所有任务在截止日期前顺利完成。

沟通在整个环节中是最重要的一点，一切都是建立在沟通的基础上，所以，要及时沟通，有效沟通。这次作为会议的MSAA Chair,我的主要精力都花费在和团队成员的沟通，和会议利益相关者的沟通，礼品的选择方面。本次会议采用了性价比较高的材料，严格控制了这场会议费用，展示了团队的能力。

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作者简介：Ali Li, 火炬头马创会秘书长，现任VPE，R中区写作营成员。