数据透视表操作的前提条件及相关操作技巧

表格做好后，可以利用透视表获得我们需要的各种汇总及分析结果，这样很是方便。

但有时无论如何操作，数据透视表的操作界面就是不出现。这是因为表格制作不符合透视表的要求造成的。

因此，知道一些数据处理习惯、布局美化以及操作技巧是很有必要的。

1、良好的数据处理习惯：有以下5种情况是不能建立数据透视表的。

①表中有合并单元格存在。

处理方法:取消合并

选中合并单元格~取消合并~ctrl+G~空值~确定~输入=并按向上的方向箭头~ctrl+enter~复制此区域~选择性粘帖为数值。

②表格中所有空白单元格，一定要填写完整。若单元格中没有数字，可以填写0。

③表格中若有相同字段的标题，就要给它们添加序号，以便区分。比如，价格1,价格2等。

④表格中不能留有空行，一定要删除。

⑤文本型数字要转化为数字，否则结果会出现错误。

2、布局及美化（以销售报表为例）

①把地区、销售员拖动到透视表字段中的行区间域下，数量、金额拖动到值的区域下。

②合并并居中”地区”：

鼠标放表中单击右键~数据透视表选项~布局~勾选”合并且居中…”

③金额降序排列：

鼠标放金额里单击右键~排序~点击降序。但它只能对销售员进行排序，还要点开地区的下拉箭头~其他排序选项~勾选降序，排序选择金额~确定。

这样就针对销售员和地区分别做了降序排列。

④数字格式设置：

选中数字区域~鼠标右键单击~数字格式~数值~保留零位小数~勾选使用”千分位”（或需要的格式）~确定。

⑤删除”求和项”（透视表中的“求和项”直接删不掉）：

复制表格中的求和项~点开查找与替换~“查找”内容中粘贴刚才复制的”求和项”，“替换为”中敲一个空格~点击“全部替换”，就可以取消“求和项”这三个字了。

⑥汇总行标色：

鼠标放到汇总行上方，出现黑色向下箭头时单击鼠标，就可以选中汇总行，给所有汇总行进行标色操作了

3、对日期分组：生成年度、月度报表

①将销售日期拖到行标签，在日期上点击鼠标右键~创建组~在对话框中可以设置起始与终止时间，“步长”选择需要的“月”后点确定。  也可以同时在“步长”中勾选“年”就会显示按年按月的效果。

②价格分析：

将价格拖到行标签~在价格上点鼠标右键~创建组~在“分组”中设置起始终止数据，“步长”输入价格区间后确定。

可以这样操作的前提：销售日期全是日期格式，不存在文本、空白单元格形式。

4、计算字段：可计算平均单价

①把地区、数量、金额分别拖到数据透视表字段的中行列区域；

②鼠标放到透视表中任意一个单元格~选项~“域  项目和集”~计算字段~名称中输入“平均单价”~公式输入=金额/数量~确定(公式中的金额、数量字段可以在“字段”下的框内双击选择或单击后点“插入”)。

当数据源变化时点击“刷新”，平均单价随之变动。

有了方法，一定要按照以上步骤进行练习，这样才能在实际应用中得心应手。