安营扎寨--接待组

每次会议接待组的工作在会前是最重要的，为了保证客户的顺利入住，同时也要为节约会议成本必须安排每个房间的使用率，不能出现空房、空床的现象，因此接待组人员主要负责以下工作！

接待组工作

会前电话确认工作

在会前三天之内，接待组人员要从会务部把参会人员的名单要过来，进行最后一次的电话确认工作，主要内容：

1、以公司的名义正式邀请参会，相当于电子版的邀请函，话述根据会议的主题来定，内容主要以开门迎客为主。

2、确认参会人员姓名及人数；

3、确认到达日期，要安排提前入住；

4、确认是否有特殊安排，例如必须要带孩子或保姆等；

5、了解是否有特殊情况要安排接送的；

6、确认离开的时间；

7、提醒天气情况、携带必备品、强调会议开始时间，准时到达；

注：接待组确认电话过程中有人员变化的情况及时反应给销售组组长，由销售组组长根据情况自行安排如何处理；

接待组最后确认的人数要上报到会务部进行整体安排。

会前讲师接机工作

1、让公司客服与厂家客服对接各品牌讲师到达的具体日期与时间；

2、安排接机人员，根据厂家讲师的职务大小来安排，重要的人员需与公司领导商议后确定接机人员；

3、制作接送表，表格中要体现航班号、航站楼、具体时间、联系方式，入住酒店名称，如何办理入住等信息，让接机人员对要接的人员信息完全了解，顺利接机；同时与讲师或讲师的助理沟通好，如有延机情况请及时与接待组联系。

4、讲师接机的信息发给生活组，由生活组按时间提前在讲师房内放物品；

讲师房间的安排

一般讲师都是提前一到两天到达，如果有讲师提前来与全体人员有工作上的对接，可以先安排公司附近的酒店入住。如果会议当天到达，直接安排会场酒店入住；

酒店房间分为标间、大床、套房几个类别，要根据讲师的职务及所带人员来分配，分配住房后要交给公司领导进行审核确定；

讲师的房间订房要交待酒店前台，不能收取押金，提前把房间号领出，报给接机人员，讲师只需到前台办理一下入住手续！

参会人员住房安排

1、提前入住的客户房间安排

提前两天多来的客户，可单独先安排到公司附近的地方，方便到公司办事；

提前一天到的客户，直接安排到会场酒店入住，入住后在酒店前台把房间号要到，交给销售组人员进行晚间的慰问与照顾；

随时与酒店前台保持联系，如果有未上报就临时来的客户让酒店人员要与接待组人员对接，当晚调整第二天入住的安排，保证第二天入住安排的顺利进行；

2、当天入住的客户房间安排

一般会议都在午餐后进行，因此上午的时间基本都是办理入住的时间，有些客户的行程在早上七八点就到达，因此接待组人员必须提前入住酒店安排前一天晚上到达人员和当天早到人员的住宿，同时解决已经入住客户的各种问题。

当天入住的客户量很大，同时变动也是最大的，此时接待组安排入住的人员一定要保持头脑清醒、高度的判断力，即要高效、又要愉快地让客户顺利入住，一般安排的标准有：

A 酒店只保证在14：00前把房间数能给够，因此，接待组要时刻与前台保持联系，掌握可以安排的房间号与房间数，安排早到达人员的入住；如果出现酒店来不及打扫的情况，可以请客户把行李寄存，先去用餐或到会场，等房间出来后一一通知办理入住，不能让客户在酒店前台扎堆，产生报怨；

B 会议中如果有老板与员工一起来的，安排在一个房间入住；

C 入住时间同样长的安排在一起，例如：都会晚走一天；

D 朋友与朋友安排在一起；

E 以上三个在一起入住的标准，要按顺序进行安排，不可以随意打乱，在会议期间会有人要求调房，一定要坚持以上的原则，在原则上可以调换，如果不行请婉言拒绝。工作结果就是保证住房的入住质量，不得有空房或空床。

F 会议开始后，酒店前台还是要有人员守护，接待晚到人员的安排；

G 会议第一天入住的人员是最全的，因此，在晚上全部人员入住结束后，把已经安排好的房间号与名单发到工作群中，以便各部门进行工作内容的安排；

3、会议期间住房的安排

第二天会议正常进行时，也会有客户陆续到达，或离开，随时与市场部人员进行对接，临时到达的客户会主动来找办理入住，但临时离开的客户就会无人向接待组汇报，因此会有空床留出，所以提醒市场人员及时汇报，可以进行及时的房间调整！

退房工作

讲师

讲师在会议期间就有陆续要离开的，通知生活组具体的退房时间，安排收物资，同时如果离开时超过14：00者，可与讲师对接先退房，把行礼放到领导房间并休息；

讲师离开时交待接机人员提前把礼品提前准备到车上，到机场时交与讲师。讲师的礼品根据季节不同准备，提前安排好采购；

客户

会议最后一天通知客户10：00开课前退房，行李可寄存在酒店前台，特殊的客户要上报到会务部与酒店进行协商，13：30之前与酒店对接还未退房的客户名单，交会务部在课程结束时再次通知14：00前进行退房；

留宿工作

只留宿一晚的客户，继续入住酒店，并将客户名单上报到市场部进行安排照顾；

需要留宿两晚或以上的客户，可以重新安排入住的酒店，方便客户外出办事；

同样留宿的客户，房间不能有空房或空床；

以上是接待组的重头工作，其它工作安排就非常轻松、容易了。

引路、签到工作

接待组的伙伴一定要热情、大方、积极主动，因为接待组人员是第一时间面对客户，是代表公司全体人员的开始。

在酒店办理入住时，要有专人指引前台到电梯的路程，有些客户行李较多，还要帮助拿到房间；同时酒店门口要有迎宾，戴授带，以便客户寻找方便；

会场签到的人员，话述要讲解清晰，有发胸牌，有取进场礼，有门票礼等事宜一定要一一讲解清晰，会前话述要在组长处考核过。客户签字要认清，特别是新客，以便会后核对客户信息！

礼仪工作

安排形象好、气质佳的人员进行引领讲师上台，大型答谢会，礼仪人员要准备礼服，招商会或培训会，礼仪人员穿工服进行引领即可。

总结

接待组工作是一项心细的工作，而且还要有耐心，在住宿过程中会有各种各样的问题产生，一定要耐心解答并合理调配，才能满足客户与公司之间的要求。