书面沟通的艺术：从文本内容到表现形式的实操指导

商务文本的类型有很多，会议通知、个人简历、产品介绍、工作总结等，不仅职场人会接触使用，即使作为家庭妇女，比如我自己，有时也会被老公叫着参谋PPT做的怎样，过一遍内容，看看排版，几次之后，也对这个表达方式有了兴趣，于是练习着做育儿方面的主题分享。

实际操作起来，便遇到很多问题，文字的大小、主副标题、图片的选择、表格的使用等等。本来计划好的内容，用了多一倍的时间才算完成。

遇到这本《书面沟通的艺术》，先被书名吸引了。简单翻阅，看到书中大量篇幅讲了文本素材的收集选择，文字内容的书写，视觉性元素的使用，颜色字体字号的搭配......几个具体实用的方面。

本书作者天野畅子（Amano Nobuko）,日本资深企划咨询师，30年来一直在媒体行业从事表达的工作，她不仅向客户提交过无数份商务文本，也站在决策者的立场上收到过大量的商务文本，深知“提案者”和“决策者”的心理。已出版多种演示、PPT现场演示及企划书制作方面的图书。现这本小书32开，160页，146千字，浓缩了作者多年来制作和选择商务文本的经验和精华，内容简洁明快，具体实用。

《书面沟通的艺术》将制作步骤按6个阶梯进行，总结为三步，首先准备素材做设计图，然后写文本内容和编辑，包括文字+视觉性元素（图表、插图、商标等），最后检查。

第一步：准备素材做设计图。

先要了解基本的信息，包括做什么、谁、到什么时候、在哪、为什么、给谁、如何、多少钱，（What、Who、When、Where、Why、Whom、How、How much，书中以英文开头总结为6w2h）。这是内容方面的准备。

还要了解文本是给谁看的，决策者的性别年龄、职务喜好等方面。比如年轻人和老年人，在字号、颜色选择上要注意。通过收集信息和想象，在一定程度上确定对方特征，这使我们在制作过程中更有对象感。

素材可以是来自公共机构的资料，引用时明确数据的来源。如果时间允许，还可以自己调查数据，比如“询问了身边20位妈妈”等。在此基础上，将已有的相关资料和自己制作的调查资料相结合，做成新的图表，能给人留下努力的印象，增加文本价值。

素材的整理原则，将需要传达的信息筛选，简单的传递给对方，此处凝缩在3条是铁则。把信息分成3组明细更容易理解。

有了素材，接下来手写设计图，包括目录和每页的内容。目录就像阅读指南，帮助读者一开始整理好信息，做好读和听的准备。每页的排版留白，如何加入图示、表格的大概布局，都要手绘规划，这样更便于在电脑制作。

第二步，写文本内容：文字+视觉性元素（图表、插图、商标等），编辑。

文本开头阐明最想传达给对方的重点和概要，注意不是自己想传达的信息，而是预测出的对方最想知道的信息。然后以此展开服务产品的介绍，说明理念（起），介绍流程价格等内容（承），再补充说明其他注意事项和服务（转）。按照“合起承转”的顺序来传递信息。可以通过将文字加大、加粗、变色、在行头加记号、等方法，使文字看起来更明显。

善用题目传达信息，限制在13—16个字之内，因为人们在2—3秒内能够理解大意的字数是16字。同时题目中加入利益和数字，直接用金额表示性价比，点明解决的问题等，都更引起对方兴趣。

内容的文字量，以一页300字左右，30秒左右能读完为宜，这是大多数人随手翻看能了解大意的文字量。了解这一点后，再开始准备文章。内容采用分行分条写的规则，让对方快速理解。

视觉性元素，在文本中加入图表、插图等，给人感觉直观，易引起兴趣，使内容变得有冲击力。图片使用要注意一页传达一个主题，排版要简约。图表也是，一页放一个，方便阅读，如果两个相关的内容可以做到一个图表里。表格的使用技巧，如通过边框线，使呈现方式不同；通过填色、文字颜色和字号，起到强调作用；去掉表格线；根据内容使用饼状和柱状图表、折线图等。

全篇的编辑，四个方面：颜色、字体、字号、页眉页脚。决定三种使用的颜色，设置浓淡效果，使表现形式更丰富。选择字体，宋体和Gothic字体，使文章整体有一种正式的感觉。有三种基础字号就可以，这样通过字号大小为文章增添了节奏。页眉页脚首先加入页码为文本做向导，还可以加入企业商标等传达信息。

第三步，检查。

日期和联系方式，错字漏字逻辑关系，以传达诚意和想法的方式提交文本。此时可对照前言，能通过文本具备的5个条件：目标、考虑周全、个性、实用、简易，来进行全篇的检查。

《书面沟通的艺术》其讲解示例，具体操作的指导，兼具了专业性和实用性。制作商务文本是一项重要的工作技能，从内容到排版有了系统的学习练习，逐渐制作出有自己风格的文本，为职场能力增值。

学以致用是我们最大的追求，在信息化时代，文本沟通是基础工作，希望这本小书有助实际提高我们此方面的能力。