【职场思维进阶】这样组织一场会议，可以让你快速脱颖而出
会议真的准备好了么？
首先一个小测验，判断您是否被会议所折磨！
您是否遇到过以下情形：
开会定好的一个小时，结果开了两个半小时，究竟谁在控制会议时间？
通知我来参会，却发现全程没有我任何的参与，会议与我无关为什么要通知我？
会议研讨的过程非常混乱，是会议的主题是什么？
会议场地特别拥挤，会议投影现场出错，会议前没有进行试用么？
小小的一次会议花销超出了会议预算，难道没有会议预算标准么？
……
如果您也遇到了两种以上的情境，说明您已经被会议慢慢控制！
当今企业中，我们每天会被大量的会议包围，有所谓的例行会议、专题会议、研讨会议、决策会议，甚至还有生日会，党建会，批斗会，表彰会，有的时候领导一时兴起，还会有所谓的分享大会，动员大会，士气大会……会议的重要性不用众人皆知，往大的说，公司的重大决策事项，董事会的每日公告，组织变革与调整等重大事项都会诞生在会议当中，往小的说，日常工作的推进，项目的调研报告，组织建设的方案汇报等也都会在会议当中完成推进……那究竟是什么问题让大多数的职业经理人感觉到会议在无情控制你的工作呢？
以下面这一个真实场景为例：
小刘是某品牌活动公司的品牌经理，接到领导的指示，需要召集一个公司企业文化的研讨会，小刘做了如下准备：
1、确定了会议的地点和大概时间，会议地点在洽谈室，会议时间定在周三上午9点半；
2、自己盘点了6名参会人，并且发送邮件告知，并没有继续跟进；
3、提前布置了会议室，准备好了投影仪、翻页器和激光笔，其他没有布置；
4、坐等到时间开会……
大家可能会觉得有点无厘头，但是在职场中却常常会有这样的真实场景出现，那你觉得小刘在准备会议的过程中犯了哪些错误呢？我们采用之前提到的提问法来思考并对小刘做出提问：
请问会议的目的是什么？本次会议需要产出什么东西？最终要达到什么效果？
会议的地点能否容纳6名参会人员？现场是否有研讨专用的白板和白板笔？
发送邮件后每个人是否都有回复并确认？是否能够全部参会？有没有需要请假的？
参会人员是否有跟领导请示并告知呢？领导是否有其他的想法呢？
会议采用什么研讨方式？由谁来主持研讨呢？
……
其实，我们会发现，在逐步的追问下，这次的会议安排会特别惨！
而常常是组织者把会议组织成这般模样，搞得所有的参会人都觉得无厘头，一场没有产出，没有目的性，没有组织性的会议都这样来了，谈不上会议效能，只是在浪费时间！
那如何才能够系统化地提升会议效能呢？
今天，给大家普及会议管理的“361法则”，全面提升你的会议效能！
首先，将会议管理根据时间维度分为3段，会议前，会议中和会议后，在三个时间维度上分别采取3-6-1原则之3，会议三固定。
会议三固定：固定会议时间、人员和主题
1、固定会议时间
时间是会议管理的核心
要素指的是会议的起止时间和会议的环节时间，白话讲，就是什么时间开始，什么时间结束，一共多少个环节，每个环节多久，总共需要多长时间？
什么时间开始和结束？务必精确到分钟，同时要严格规范会议时间。在万达集团开会有一个铁一样的纪律，就是会议绝对不能迟到，普通员工提前15分钟到，领导则会在提前5分钟到，每个会议场都会有一个钟表，举例如果是9点开会的话，当秒针走向9点那一刻钟的时候，会议正式开始，会议快到结束时间的时候同样如此，不会多一秒时间。这就需要严格的会议纪律，并且由领导亲自带头遵守。
有多少个环节，环节各需要多少时长？在这一部分一定要提前进行模拟演练，想象中的会议和真实的会议场景完全不一样，有可能你想象的研讨环节需要半个小时，但是实际上进行了一个半小时，时间上一旦不可控，整个会议都是失败的，因为从效率上已经输了！
最后，设置提前量，预留量和替代方案：
提前量指的是会议如果提前进行，是否可以？可以提前多久？
预留量指的是会议如果延时该怎么办？可以延时多久？参会人员是否能够确保延时后还能参会？
替代方案指的是如果会议临时取消，是否按时召开？还是临时推迟？或者压缩时间？
以上是固定时间的关键要素，同时是会议管理的基础！
2、固定会议人员
大家的会议角色是什么呢？
不断问自己以下几个问题：
参会人员有谁？明确参会人员的详细信息，包括人数、职级、岗位、会议相关性、联系方式，并且务必确保收到了会议通知，同时在会议前一天、会议前一个小时以及会议前20分钟友情提醒！否则职场上总会有这样一拨人，不看邮件，或者回复了然后忘了，最后的背锅侠又是你！
人员角色是什么？明确每个参会人员的角色，分为主持人、汇报人、记录人、旁听者、决策者、研讨者……并且在明确角色之后告知相应参会人提前进行准备。
领导是否有其他想法？在这个时候，一定要和领导进行人员的夯实，因为参会人员的相关性直接决定了会议的效能。这一点上，乔布斯是出了名的怪脾气，当看到一个会议当中有不相关的人出现的时候，他会直接把这个人轰走，防止影响会议效能！所以，提前和领导确认参会人员名单，是固定会议人员的最后一步！
3、固定会议主题
大家在聚焦什么呢？
会议只是形式，产出才是目的；
按照《高效能人士的七个习惯》中的第二个习惯来讲，结果导向强调的就是“以终为始”，定义会议的目的、价值和意义，然后定义会议的主题和成果。
首先，定义会议类别，本次会议是用于领导决策的，任务推进的还是专题研讨的？
其次，定义会议要点，本次会议的核心要点是什么，要点往下分解又是什么？
最后，全程围绕要点，提前准备会议文件，务必让每个参会人提前知晓并且阅读，会议围绕要点讨论。
在这里，给大家一个技巧，提前搜集大家对于会议的看法和意见，并且在思考之后给领导审阅，将会大大提升会议效能！
除了三固定之外，会议准备前还需要进行一次“地点、物料、预算”的会议思考：
会议地点：会议场地面积及人均面积，研讨区域，汇报区域，旁听区域，评审区域；
自我提问：地点是否可以按时使用？是否有其他单位临时征用？如果会议地点临时不可用，有没有替代方案？
会议物料：汇报文件（电子版和打印版），汇报1+2（投影仪+翻页器+激光笔），会议茶歇，会议饮用水，研讨白板，白板笔，A4纸，双色笔；（备注：当然，你如果能够给翻页器准备备用电池，提前试一下翻页笔能不能用那就太赞了！）
自我提问：会议文件是否能够准时提交？每个参会人是否全部看过？会议物料还缺少什么呢？现场是否需要话筒及扩音器？天气太热的情况下，会议室的温度调整到多少合适呢？
会议预算：划分会议类别，大型 会议/中型会议/小型会议，严控会议成本，制定会议的预算标准，并且严格按照会议预算标准执行并监督；
自问自答：一场会议的平均花销是多少？会议花销分为几个类别？每个类别的花销是否可以缩减？缩减后是否影响会议效果？
会议准备的三固定，固定时间、人员和主题；
会议准备的三思考，思考地点、物料和预算；
这些要点，你都掌握了么？
如果每次会议都可以这样准备，你将快速脱颖而出！
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