如何高效地开会

写在前面

会议是一件需要消耗大量成本的事情，无论是时间成本还是精力成本。所以，如果不开会就能够解决的事情就不要开会。开会的本质，是一个以时间换结论的过程。一个没有达成目的的会议，即使时间再短，也是失败的。

在决定开会前，需要先好好想想有没有替代会议的方式，例如：通过邮件或电话沟通，或是利用每日的碰头小会来减少会议时间和会议频率。当其他形式的沟通都不起作用时，安排并参加会议是最后的解决办法。

如果你已经确定以下两点，那么你就可以开始会前的准备工作了：1、此事需要群策群力，也可能涉及跨部门沟通，需要达成一定的目标；2、此事需要大家达成共识，得到明确的结论和行动方案，便于后续的执行跟进

开会的好处也是显而易见的：驱动项目进展的重要环节，确保员工间或者其他合作对象之间间信息对称，在群体的见证下高效决策，降低决策成本。

Meeting

会议前

目标明确，准备充分的会议，是会议举行高效的前提。

制订明确的会议议程， 议程迫使参会者仔细思考自己希望在会议上达到什么目标。

议程包含：

会议目标：一开始就让大家清楚会议目的，提前激活参会人思想活跃度。

会议议题：尽可能列出，以便让参会人员做出决定是否参加。在开会之前可以向参会者寻求关于会议议程方面的意见，以避免突然出现新的议题，使会议偏离最初的目标。会前将会议上需要的文件提前发给参会人，避免浪费会上的时间。

预估时间：将每个议程安排的预估时间标注在议程后，以便参会者掌握会议进度。

主持人：主持人在会议前认识各位参会人，了解基本情况

参会人：参与会议的人员越少越好，但是也要确保不要遗漏重要人员。

记录人：会后将会议记录发给大家，确保达成共识

时间、地点、及形式等其他信息也要通知到位

会议中

纪律：会议准时开始，所有人专注会议本身

主持人：控制节奏是会议主持人需要注意的事项，一是会议时间比例，即进度，二是发言人的范围，三是发言主题的限定。会议中避免懂得多但是不习惯分享的人在会议上不被注意。会议结束前当众重申会议结论，让每个人都能够确认知悉结论及任务，一来查漏补缺，二来明确任务。明确行动清单：确定执行人，完成时间。 

记录人：在每个人发言的时候要有记录。

参会人：参会人要都要本着解决问题的思路和心态。不为表现，不为辩论，只为达成共识。

在提出问题时带出解决方案，你想的越多之后的发言也就越有质量，也就意味着群体决策效率的提高。

如果在会议中有人持你的反对意见，请务必保证自己在批评或者反驳他人意见之前，自己正确了理解对方意图。

为了加快讨论进展，最基本的准则是区分事实和观点。要明确哪些是事实，哪些是自己的观点。只在观点层面上讨论，是拎不清的，最终要看谁能拿出更多的事实和数据来支撑自己的观点。

发言紧扣主题，围绕当前需要解决的这个问题，会议的目标是要把问题解决，因此要扣紧一个主题，进行讨论相关问题的意见统一，然后得出具体的决策方案。减少议题之外的讨论，等到给大家讨论的时候，大家再针对性的发表意见。

参会人可参考《罗伯特议事规则》基本原则：

1、同时只能有一个议题

一旦一个提议被提出来以后，它就是当前唯一可以讨论的议题，必须先把它解决了，或者经表决同意把它先搁置了，然后才能提下一个提议。

2、意见相左的双方应轮流得到发言权

有人请求发言，主持人应该先问他持的是哪一方的观点，如果其观点与上一位发言人相反，那么他有优先权（比如有若干人同时要求发言）。

3、主持人必须请反方表决

必须进行正、反两方分别的表决，缺一不可。不可以正方表决后，发现已经达到表决额度的要求，就认为没有必要再请反对方表决。

4、反对人身攻击

必须制止脱离议题本身的人身攻击。禁止辱骂或讥讽的语言。

5、必须围绕当前待决议题

如果发言人的言论显得与议题无关，而且其他与会成员已表现出了对此的反感（如嘘声），发言人的发言应该得到制止。

6、拆分议题

如果一个待决议题可以被分成若干小的议题，而且与会成员倾向于就其中小的问题分别讨论，可以提议将议题拆分。

7、避免多次讨论

在会议期间，一旦会议对某一议题做出了决定，同一个议题，或者本质上的同一个议题，不能再次讨论，除非发生了特殊情况。

8、谨慎对待新议题

如果对某个议题做了暂时性的处理，并没有形成最终决定，那么不可以引入任何一旦通过就会干扰到会议对原议题讨论时的立场的提议，无论新提议对原提议有正面还是负面的影响。

会议后

将会议纪要发送给每个参会者，以确保参会人员能在会议上达成真正的一致。会议纪要可以最大程度地消除不准确性和不一致性。

那些没能参加会议的人会收到一份会议的纪要。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作，他们可以有这样的标准官方记要参考。