Day12： 生产力流水线 | 听德鲁克的话，3步打造自己的生产

在不确定的时代，找到你的确定；在快速变化的时代，拥抱你的改变。

你好，我是陈华伟。

今天，我们来谈一个新概念：生产力流水线，以及怎样3步打造自己的流水线。

1. 被一巴掌打回现实的 GTD实践者

前面我们分享了让你忙而不乱、释放执行力的任务管理系统。

有些学员听完课，包括很多人了解GTD等任务管理方法之后，内心都特别激动，感觉自己终于得救了，感觉实现梦想指日可待。

然而，真正去执行的时候，才发现「理想是丰满的，现实是骨感的」。他们，都被一巴掌打回了现实。

你有了强大的GTD系统，搭建得很完美，看起来简直就是一架高效运行的完美机器。

然而在实际操作中，GTD系统中的任务却经常延期，一再延期，一直到整个系统瘫痪，没两天就成了摆设。

你不得不放弃，不得不承认，你的完美设计并不完美。

因为，你设计得了自己的计划，却控制不了环境，无法改变他人对你的干扰。

我有个学员就是如此。

马姐，她是一个中型企业的财务负责人。

上课之后，她立刻制定了完美的个人GTD系统，给自己装上了一个任务管理的外接硬盘，给工作、生活和个人学习目标都做好了妥善的安排。

但是，人生中充满了但是。每天一上班，这个人找那个人找。下班后，微信里还是这人找那人找。

虽然自己也算位高权重，管理整个财务部，但是她发现，公司是一条流水线，而她自己，实际上只是流水线上的一颗螺丝钉。

即使职位再高也是螺丝钉，只要公司的机器一运转，自己就要跟着转，人在江湖，根本由不得自己，哪管你事先设计的计划如何、个人任务管理系统如何完美。

这其实也是为什么很多人学习了GTD当时感觉很棒，实际应用却困难重重，结果只能不了了之。

因为这样的任务管理系统是「真空中的任务管理」，不是在真实世界与人复杂交互情景下的任务管理。

2. 帮你跳出螺丝钉视角

这个普遍问题，就引出了本节课的核心概念：生产力流水线。

我们搭建GTD系统，已经是化被动为主动，力求掌控自己的时间。你有了完美的GTD系统，相当于给自己找了个贴身助理，建立了时间的内在秩序。

但是，现实生活中，你的工作环境、你身边的其他人并没有这个秩序。他们以他们的方式运行在原来的轨道上，他们没有也不愿意改变，他们工作的方式，会不断给你造成干扰。

你很善良，所以你不善于拒绝。你很能干，结果事情越干越多。外部任务不断加压，直到系统崩溃。

之所以崩溃，是因为，你的GTD，是从螺丝钉视角去管理你自己一个人的时间，它运行在真空中，没有考虑到外界的人和资源，结果总是疲于奔命。

我们这一课，要带你再进一步，更主动的探索个人效率极限。德鲁克说过，知识工作者，每个人都要成为自己的CEO。

变成小能熊的一句话，就是：打造自己的生产力流水线，管理「生产线时间」。

在真空中管理自己的时间，是螺丝钉视角；从整体目标出发管理生产线时间，是主人公视角。

3. 如何打造你的生产力流水线?

回到马姐的问题，如何从螺丝钉到流水线呢？

非常简单，只有三步。

❶ 第一步，明确目标

第一步，明确目标。你的GTD，必须服务于一个明确的个人目标。这个目标每个人都有，长远的就是你的人生或职业规划，短期的就是你当前的工作职责。

目标的重要性再怎么强调也不为过。100年多前，美国哲学家爱默生就说过，「当一个人知道自己往哪里去的时候，全世界都会为你让路」。

对马姐来说，她的GTD目标，就是兼顾重要不紧急的长远成长规划，和同样很重要的当前岗位职责。一句话，既要让当前的老板满意，也要让自己配得上越来越牛的老板。

❷ 第二步，梳理业务流程

第二步，梳理业务流程。当前的岗位职责给了她很多困扰，不断有人带着各种事情找她，从报销审核到采购申请，还有各种让人烦躁的杂事。

这一次，马姐她用思维导图系统梳理了自己当前岗位的全部工作职责，按照是否重要、是否紧急划分为四类。

然后，每天用GTD优先处理重要又紧急、重要不紧急的任务，还针对其他任务，设计了像生产线一样的工作流程。

例如，报销审核统一在周五下午3点~4点；采购申请是下午4点到5点；所有非紧急咨询，全部整理清楚后以邮件形式发给她，而她每天定点统一用邮件或电话回复。

微信上的消息，除了老板的紧急指令，其他都在中午和下班休息时集中批处理。

这里，有一个小贴士：

所有不想现在处理的微信消息，你在打开后也可以重新标记为「未读」状态。这样一来，你就不用当时去处理这个微信信息的任务了，同时也不会遗忘；等到一天固定的时间，集中处理这些微信。

这样一来，你就将微信里的碎片信息、任务集中起来，统一处理，这些突发的微信信息就不会打乱你原来的计划和工作节奏了。

经过两周的适应期，马姐发现，自己受到的干扰减少了，效率变高了，用更少的时间把不重要的工作搞定了，省出来的时间把重要工作干得更好，不但老板更赏识，下属们也更喜欢这种确定的工作反馈了。

有人就说啦，我就是一个普通岗位的普通员工，我就是螺丝钉，我怎么能像他们一样有自己的流水线呢？

其实，流水线和职位高低无关，和工作主动性有关。每个人的岗位职责，都涉及到其他人，都需要利用外部的时间和资源，取得这个岗位应该实现的产出，给企业的整体目标创造对应的贡献。

就是说，任何岗位，你都必须以企业整体目标为导向，梳理清楚你当前岗位、服务于整体目标实现的业务流程。

简单说，就是梳理一下，你当前在做哪些事情？涉及到什么人？花费多少时间和资源，如何才能保证你当前岗位的高效产出？

如果不梳理，很可能你一直在忙，但是没有忙到点子上。我一直跟同事们说，绝对不要说自己忙，我们只看你这个岗位的实际产出。

❸ 第三步，搭建流水线

在明确目标、梳理业务流程的基础之上，第三步，就是搭建并维护自己的流水线，管理流水线时间。

不论什么岗位，你都是自己的流水线主人，你的同事、下级、包括扫地阿姨在内的外围供应商，甚至上级领导，只要业务流程需要，都是你的流水线一部分。

对下级，你可以内部授权，把时间ROI没那么高的任务分配出去；你也可以像马姐一样，调整他们的工作方式，提高团队的整体产出。

对于那些时间ROI极低，或者和整体目标无核心相关性，甚至让实习生去做都浪费时间的事情，那么，你就应该引入外围供应商。

例如，你正在创业期，家里面的家务或者其他一些你实在没有精力顾及的事情，你就应该把时间毛利率低的事情外包给58同城咯。

外包和授权，都是典型的时间杠杆，是提高整体时间ROI的重要方式。

而且，如果我们发现自己总是在为外包费用而纠结，这也能暴露出一个问题：我们不但总觉得没时间，而且自己的时间还不值钱。

如果当下又没钱又没时间，我们就真的应该好好思考下自己的时间ROI到底是怎么回事了。

当你从主人翁而非螺丝钉的视角出发，你就会建立自己的生产力流水线。

这时候，甚至对上级，你也会主动积极管理了。

例如，我们团队中负责写公众号的新人小张。她是新媒体流水线的主人，我们公司全体人员都被她编排进入自己的流水线。

她会见缝插针，拉着我在午饭时、下午疲惫时和她讨论文章选题和构思，给她提供素材，每次文章发出前也会拉着别的同事帮她找错别字。

她搭建维护自己的生产线，而且注意不干扰我们的生产线。在公司层面有这样的生产线意识，对公司整体产出，有巨大的帮助。

主动设计、搭建、维护流水线高效运转，就把个人管理任务管理和团队协作融合在一起，既保证了个人任务的实现，又实现了团队高效合作。这才是真实世界的时间管理。

要提醒大家的是，这个流水线不可能一下就达到完美运转的程度。

需要我们先搭建一部分就先运转起来，在运转的过程发现问题、解决问题，才能达到整个环节高效运转。

4. 主动工作者才有流水线

打造生产力流水线，看起来好辛苦？值得这么努力吗？最终有什么好处？

一句话：你已经不是「一个人」了，而是活生生变成了一个创业项目，变成了自己的CEO。

当你明确整体目标、梳理业务流程、构建并维护生产力流水线的时候，你已经跳出了疲于奔命的螺丝钉视角，而是从主人公的视角来工作。

有了这个思维，哪怕你是在层级森严的大企业，你都是一个真正的「创业者」，是一个Maker，是个匠人，是个创业公司。

反之，即使你身在创业公司，早就投身创业大潮，如果仍然是「被动接受」，「主动抱怨」，你也只是徒有创业的标签，没有创业的实质。

❶ 如何把1个团队，变成1架效率机器？

在训练营的开头，我们提到要把一个人看成是一家公司，我们要完善自我作为「打工者」和「老板」的角色。

在训练营的第1个模块，就是从「打工者」的视角出发，把自己打造成「哪吒」那样的三头六臂，把自己打造成一个团队；

在第2个模块中，我们要从「老板」的视角出发，不仅仅是自己给自己打工，而且要理顺关系，让别人也为我们这家「公司」打工，哪怕是你的上司，也要纳入到你的生产力流水线中，把一个团队打造成一个机器，生产自己的产品。

从时间ROI着手，跳出螺丝钉视角，主动去垂直整合，提高自己的时间投资回报。

把一个团队打造成一个机器，其实就是团队协作，像一架效率机器一样，开动这条生产力流水线。

因为你自己经历了「1人团队」从0到1做事情的过程，你已经有了高效工作的最佳实践（best practice）。

等你有了更多人的时间资源后，不管他们是你创业项目的员工或全职兼职的创业合伙人，还是你的朋友所组成的「外部董事会」，还是你的家庭团队，你就可以把你自己一个人时候效率爆表的最佳实践凝固下来，把制度和流程固化，让这个新的团队，和你过去的1人团队一样，高效地、像一个机器一样运转。

没有人是一座孤岛，任何人都需要和别人合作，你只需要先去发现自己的事业，然后你会发现，哪怕是你的朋友和家人，他们一直都是你的团队。

关于团队协作，我只分享2点：

●任务协作：

用类似Teambition这样的团队协作工具将最佳实践、将制度和流程固化下来；我在研究了国内外主流工具后，选择了Teambition。

在1年多前的时候，在团队最穷且没有任何资金支持的时候，我就给团队按人头按年付费使用。真的，在微信里用微信群办公的状况可以、也值得去改变。

即使你没法在公司层面改变大家的工作模式，其实家庭作为一个创业项目，夫妻双方作为2个合伙人，也应该使用尝试使用一下。免费版本就非常够用了。

● 信息同步：

除了任务协作，提高团队效率的另一个要点就是信息同步。公司例会，除了为了取得决策的会议，大部分就是为了同步信息，让整个团队有共同的认知基础。

关于这一点，除了让例会回归实质，不走形式主义，另一件非常值得做的事情就是「1对1面谈」。

我每周一二三上午9点半都分别约了员工在咖啡馆1对1谈话。

因为，团队作为一架效率机器，每个人都是一个齿轮。

这个机器有一个愿景和使命，而齿轮作为机器的一部分，不能有它自己的目的，而是应该为了整个机器的目的，整个机器的成绩会回馈这个齿轮以目的、回报和意义。

所以，每一周，我都会和员工当面聊上一周ta那一块的工作情况，这一周准备怎么做。

更重要的是，我要让ta知道这一周我对整个机器的工作重点是怎么看的，我关注哪一块。

本周的这几件事情，我对什么事情有信心，我对什么事情很担心。我准备怎么做，他们需要怎么做，才能帮助到我。

每周一次的谈话，真正落实，就是本周Teambition里面的一个个任务。

推动项目前进的管理方法，我总结了两种模式：control模式（控制模式）和sync模式(同步模式)。

control模式下，总有一个老板高高在上，对下面的人指手画脚，或者是专门设置的项目经理岗位，或者是数百人审计项目的中心小组（control team）。

他们用复杂的、一眼看上去很厉害的甘特图工具去做全局把控，他们不住地告诉下面的人应该做什么。

而真正执行的人和团队却不一定知道为什么要这么做，这件事和整个团队实际产出的关系是什么，下一步做什么。

这种模式下，团队成员像是流水线上的一个工人，不断地进行他「拧螺丝」，但是却不知道最终生产的产品是什么。人只是机械的工作着，根本无法发挥人的主观能动性、创造力。

这种control模式，实际上属于工业时代、传统的项目管理范畴，适合一个个生产实物商品的工业流水线。

而现在是知识经济、信息经济的时代，我们都是知识工作者，靠脑力产出吃饭。

sync模式下，人人都要理解全局，每个人都知道团队机器存在的目的。

知道自己为什么要做这件事，这件事对全局的意义是什么，整个项目的业务流程是怎样的，怎样才算把这件事做好，下面还需要自己做什么。

我会和每一个人员工坦陈我对项目进展的喜悦和担忧，我准备怎么做。在sync模式下，大家要了解项目和创始人的全部真实，然后，通力合作，每个人独当一面，负责一片领域。

每个人都是主人翁，而不是螺丝钉。

做好信息同步，再用上先进的协作工具把高效工作的最佳实践、制度和流程固化下来，就能让一个团队，像一架效率机器，一步步实现自己的目标。

今日总结

最后，我再给你总结一下，咱们今天只讲了一个核心概念：生产力流水线。

不能在真空中管理一个人的时间，要从螺丝钉视角提升到流水线视角，以主人公的态度，去管理生产线时间。

怎样搭建自己的生产流水线？

分3步。首先，明确目标；其次，梳理业务流程；最后，维护流水线作业，管理生产线时间。

【最小行动】

知道很多道理，却仍然过不好这一生，因为，道理光知道没有用，关键要做到。

这节课的今日行动是：