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怎样做出让领导满意的极简风格PPT?

2017-10-03  本文已影响1531人  好PPT

禅宗美学告诉我们,通过简化能够展示事物之美,诠释有力信息。

——幻灯片演示专家 Garr Reynolds

1.极简风格已成为趋势

谷歌 CEO 桑达尔·皮查伊(Sundar Pichai) 在2017年开发者大会上宣布:谷歌内部已经开始全面思考自家的产品,从过去的Mobile First,转移到下一步A.I. First。而在这场演示中,也同时反映了谷歌对于传统演示的重新思考。

让我们看看几张现场的照片吧:

注意到有什么特点吗?对,就是极简风格

例如,第一张幻灯片是主要产品的图标和一段文字:1 Billion+ Users

接下来的幻灯片都是类似风格,一直到第12页总共才有40个字。每页幻灯片几乎都是照片和动画。而且就算是有文字显示在幻灯片上,也是用很少的文字来描述这张图片。

你可能已经发现了,不只是谷歌,近年来许多厂商的发布会都是这种类似的极简风格:

而反观我们做出的 PPT,画风却经常是这个样子的:

2.为什么我们容易做出字多的PPT?

许多人做幻灯片时,总有一股冲动,想用文字把整张幻灯片的每一个角落都填满,感觉如果幻灯片里有空白的话,就会让人觉得你在偷懒。

而条列式的幻灯片之所以兴起,也许正是由 PowerPoint 带动起来的。你看看PowerPoint 自带的默认模板就知道了,无时无刻不在「引诱」你使用列表来展现文字信息:

以至于,连自己都怀疑,页面上如果就剩最简单的东西,不就浪费了功能如此强大的软件吗?不甘心啊!这原来全是微软设的坑!

其实,PowerPoint 当初设计的列表功能,在设计上并不是不好。在这个功能出现前,可能更多人的幻灯片就是复制粘贴,文字密度更高,幻灯片内容更混乱。这种条列式的出现,至少可以让幻灯片内容清楚有条理,方便接收信息。

不同的时代有不同的幻灯片代表风格,现在时代又进化了,观众需要的是内容更加可读、更加美观。

3.为什么要用极简风格?

1.大脑善于视觉记忆。华盛顿大学的生物学家 John Medina 曾研究过大脑处理信息的机制。他在著作《Brain Rules》(中文书名:让大脑更自由) 提到,「大脑有着难以置信的视觉记忆能力,如果你单纯听一段信息,三天之后你能记得的只有这段信息的10%。如果在你听一段信息的同时,加上一张(合适的)图片,三天后你还能记得65%。」

基于此,John Medina 的建议是:烧掉现有大部分 PowerPoint 传统幻灯片,然后用很少的文字以及更多的图片来代替。

2.极简风格更有逼格。有人说,最好的设计不是无东西可加,而是减到无东西可减。举个例子吧,西餐怎样摆盘看起来才更诱人?答案是:盘子里面的东西少放点:

3.保持一定的神秘感。追剧的粉丝最恨「剧透狗」,看片前尽量忍住不让自己上豆瓣刷影评。因为看完剧透,整个剧就没有神秘感了。演讲也是如此,如果你把演讲内容都放在 PPT 上,那么观众就提前知道了你接下来要说的内容,无形中剧透了你的演讲。PPT 越简洁,剧透的越少,主讲人就能保留越多的神秘感:

4.如何才能精简内容?

1.少说废话上重点!PPT 制作者要把阅读和消化的过程提前完成,提炼出最核心的内容。老子的观点可归结为一个字:「道」,孔子的观点可归结为一个字:「仁」。精简的内容让观众一目了然。如果只是粗暴的复制粘贴,把阅读的痛苦直接抛给观众,是对观众的不负责。制作者越辛苦,读者才会越轻松。

制作 PPT 时先考虑一个问题,如果你是观众,页面中哪些元素是可以不要的?去掉会不会更好?将一切可删可不删的内容,全都删掉!

2.TED 幻灯片的三原则。Chris Anderson 在他的著作 《TED Talks》中写到:典型的 PowerPoint 幻灯片往往都有一个标题,然后下面带有很多的条列式内容,长长的描述句子......这是让你的听众失去注意力的最有效方式。

当我们看到前来 TED 的讲者所带的幻灯片里有这样的内容,我们会为他倒一杯饮料,与他一起坐在计算机前面,然后友好地要求他允许我们进行:删除、删除、删除。

具体操作时,需要遵循3个原则:

1)条例式中的每一条项目,最后都会变成单独的一张幻灯片。

2)该项目原本的文字内容,精简成一个句子,或直接用一张照片、动画来取代更好。

3)删除、删除、删除。

3.向高速公路的广告牌学习。幻灯片演示专家 Nancy Duarte 建议把幻灯片想象成是公路上的广告牌。当人们开车经过的时候,他们只需简单的瞥一眼,就能明白广告的内容。试想一下,你在公路广告广告牌上看过条列式的内容吗?同样的,你的观众应该将精力聚焦在你讲的话上,幻灯片的内容只需要简单的看一眼就够了。

如何检验是否做到了精简? Nancy Duarte 提出了一个三秒原则:观众如果无法在三秒之内理解一张幻灯片的内容,就表示你做的太复杂了。

5.极简式幻灯片适用于所有场合吗?

极简式幻灯片比传统条列式幻灯片看起来更容易理解,更人性化,但适不适合所有场合呢?

答案是:看情况。

情况1:如果你的领导、同事都还在用传统条列式幻灯片的话,你要不要这么「标新立异」,恐怕要考虑一下。

情况2:如果你要做学术论文幻灯片,指导教授、评审教授接不接受这样的幻灯片风格,一样你也得考虑一下。

情况3:有些人习惯的从传统幻灯片中吸收重点信息,甚至习惯直接从你的页面中摘要重点,进行其他目的的再利用,那么,你用这种风格的幻灯片反而会让他们无所适从。

情况4:写稿子的、做 PPT 的、上台讲话的同时是一个人的几率几乎为零,当然培训师除外。并不是每个领导都是乔布斯,可以脱稿侃侃而谈,很多领导其实是把PPT当做讲稿来念的。你在页面上放个大图,就整一句One more thing...等着挨批吧!

情况5:你花费N多脑细胞做的逻辑图示,领导并不总会展开讲(主要看心情),大部分情况是按部就班的念完页面中的文字,点鼠标,下一页!

情况6:越是重要的场合,讲稿的文字越需要推敲。领导讲话前,Word 版本已经层层审阅多遍。至于 PPT 版本,领导级别越高,看的次数越少,正式演示前,可能就一遍甚至一遍没看。曾经让百度心烦的错别字幻灯片就是个例子(错字什么的都看不出来,何况内容)。这种情况,PPT就是提词稿,精简不得。

情况7:这是最恐怖的,相信大家都曾遇到过,领导甩给你一份密密麻麻都是字的文档让你做成 PPT,并且告诉你已经定稿,一个字都不许删!马上交稿!

情况8:这是另类的情况,演讲者故意为之,有几页就是为了不让你读,比如:

页面总共就这么大,一坨文字粘贴进 PPT ,确保文字不溢出页面已属不易,哪里还有空间插图片、做美化?直接把 Word 投到墙上算了,干嘛还要做成 PPT ?真是太过分了!老子不干了!

Boss:PPT做好了没有?

我:马上!

6.碰到不许删字的PPT怎么办?

整体的文字不让精简,那就精简每一页的信息量!由填鸭式的轰炸,改为一口一口的慢慢喂给观众。

这里给大家介绍一种方法:「全图+色块」。这种方法的设计灵感来源于杂志:

在全图的基础上,覆盖一层半透明的矩形框,将大段文字置于其上即可,无需太多关注排版技巧和内容逻辑,兼顾全图型PPT和阅读型PPT的优点。

具体方法如下:

首先,在仔细理解文档内容的基础上,将大段文字划分为若干部分,每部分的字数限制在200字以内,一页PPT只放一部分:

选用一张和该页文字内容相关的图片,填充为PPT背景。在图片背景上方插入一个矩形框,颜色填充为白色(适当调整透明度,让背景图片若隐若现)。将段落文字放置于矩形框之上:

字体选用非衬线字体,比如思源黑体,颜色设为深灰色(不要用全黑色,很丑)。如果矩形框填充为半透明黑色,则字体的颜色设为白色:

文字段落设置为两端对齐,这样段落的两侧会像刀削过一样整齐,看起来非常舒服:

字号推荐设为18号。再小一点,如果能看清也行。行间距设为1.2~1.3:

如果可以,强烈建议给每一页的段落起个小标题:

示例如下:

本文完。

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