RIA便签之7【主题】掌控生活，学习横向管理工作流程的5个步骤

【主题】掌控生活，学习横向管理工作流程的5个步骤

拆解书目《搞定I：无压工作的艺术》

【R:阅读原文】

 轻松掌控知识工作的核心方法，是熟练掌握工作流程管理的5个阶段，这5个阶段也是我们经验的总结和体现。无论在什么情况下，我们在处理生活和工作中遇过的问题及持续发生的新事务和变化时都将经历这5个独立阶段。无论是私事还是公事，要想使事务处于你的控制之中，都需要经历这些阶段。而这些不同阶段各有其最佳方法和管理工具。它们必须作为一个整体发挥作用，你才能在复杂的工作环境中呈现出最佳状态，提高工作效率。这些管理方法不只限于“组织整理”或者“确定优先事项。”这些方法固然很好，但它们只是应用这5个阶段所获得的结果，而不是阶段本身。我即将描述的这些阶段应该作为一个整体发挥作用，它们所产生结果的便利性和挑战性将出乎你的意料。 我们 （1）收集引起我们注意的事务和信息； （2）理清每个项目的意义和相关措施； （3）组织整理结果，提出选项； （4）进行思考回顾； （5）选择行动。 这些阶段共同构成了我们生活中的横向管理系统，而且我们还可以随时向其中添加需要考虑的新事项。这些并非主观或纯粹理论性的建议，当我们想控制并稳定某些事情，令其发挥建设性作用时，大家都会这么做。如果你打算为朋友做顿饭，但到家时发现厨房一团糟，你会怎样处理?首先要确认摆放不到位的所有东西(收集)；决定保留什么，扔掉什么(理清)；把东西归位——放回冰箱、扔进垃圾箱，或放进水池(整理)；然后核对你的食谱，以及已有的食材和厨具(回顾)，然后把黄油放进锅里融化，开始做饭(行动)。

【I：用自己的话重述原文】

what：

原文片段教我们学习并熟练掌握横向管理工作流程的5个步骤，有效地执行能提高我们的工作效率，增强对工作和生活的掌控感。

关键词：横向管理 工作流程 工作效率

why:为什么要熟练掌握横向管理工作流程的5步骤？

我们的生活和工作不是一成不变，面对纷繁复杂的工作和生活难题，我们需要如何快速厘清关键并去解决这些问题。

如果我这么做的话，可以有条不紊的快速解决问题，提升效率。

如果我不这么做的话，那我需要付出额外的试错成本和承担更大的压力。

how:那么，有没有更好的方法可以帮助我们解决这个困惑和苦恼呢？快来学习横向管理工作流程的5个步骤：

第一，收集。收集工作或生活中的to-do清单，媒介多种：可以是app也可以是手写，总之，通过收集关键事项，可以为大脑瘦身，为大脑减负。

第二，理清。对to-do清单进行二次加工，进行时间和重要程度的排序。

第三，整理。将排序后的清单进行类别的划分，按照ABC法则归档：A类紧急但不重要，是需要救火，第一时间处理；B类重要但是留出80%的精力去处理避免转化为A类；C类有时间就去处理，无时间直接cancel。

第四，回顾。回顾这些流程，帮助我们快速找到关键点，继续优化。

第五，行动。根据2/8法则，将我们的精力进行匹配，在合适的时间去按照流程处理相应的事物。

Where：以上5步骤适合处理多项任务，当我们遇到的一件具体的事项，固定的流程的话就不适用。

A1【激活过去经验】

一、故事背景。

上周计划整理培训物资仓库。

二、最终结果。

物资整理没有全部完成。

三、自我反思。

为什么培训物资仓库的整顿工作迟迟未完成？因为我没有按照高效工作流程5步骤去操作。

四、【A1+如果再给我一次机会的话，我会】：

高效工作流程5步骤：

第一步（收集）：将培训仓库物资进行收集汇总成为仓库物资清单。

第二步（理清）：将物资清单进行整理，剔除损耗。

第三步（整理）：对清单进行加工，分为常规使用、固定资产、大件等。

第四步（回顾）：回顾清单，继续优化，将类别进行继续优化。

第五步（行动）：按照仓库的货架进行物资的整理和放置。

【预防异议】

如果只是某一个具体的课程物料，这个方法就不太适用了。

A2【规划未来及应用】

一、目标

应用高效工作流程5步骤将Q3季度的to-do清单进行梳理。

二、行动

第一步（收集）：罗列Q3所有生活和工作要去处理的事物，在Excel表里列出to-do list。

第二步（理清）：将Q2耗费精力的而且几乎不重要的事物进行剔除。

第三步（整理）：将excel表格按照A\B\C等类别标注，区分事物的处理等级和时间。

第四步（回顾）：回顾清单，不断优化。

第五步（行动）：根据2/8法则，按Q3按照计划表执行工作。

三、正向激励。

如果顺利完成，就奖励自己一本书。

四、负向激励。

如果没有完成就惩罚自己在4月内去上瑜伽课。