领导让做PPT，一个字都不准删，拼了!

大家好，我是洁洁！

不知不觉和你们认识也有三个多月啦，作为每天倾听你们的困惑的小编之一，我 get 到了一个你们平常做 PPT 会碰到的最头疼的问题！

文字特别多的 PPT 该怎么排版？

之前我们给大家分享了「提炼重点、缩句、分页、演示者视图」等方法来解决这个问题，可是最最怕的就是领导说的那句：一个字都不能删！

所以在不增加页数，不削减内容的情况下，大段文字的 PPT 该如何优化呢？

这次洁洁带来的不仅有理论，还有实际的示范！文末附赠本篇案例的PPT源文件哦，耐心往下看叭~

01

文字逻辑处理

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这是一段从 Word 中粘贴过来的文字稿：

第一步：首先我们分析内容，把内容的层次梳理清楚后，才能明确页面的框架！

哪些是重要的，哪些是只需要稍稍提到的。理清信息层次之后，需要用什么样的「视觉力度」，心里有就数啦。

可以总结为：划分文字层级+提炼要点+弱化辅助

完成文字逻辑处理后，原来大段大段的文字，现在看起来是不是清晰多啦~

02

文字视觉划分

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第二步，按照文字的逻辑层级，进行视觉上的层级划分。这里我们复习一下排版的四大原则：对比、重复、对齐、亲密。

❶ 梳理结构

留出空白是梳理结构最简单的方法。

简单却很容易被忽略的区分层次方法有：回车键分段、拆分文本框。

在一个文本框内时，可以直接按回车键换行，操作方便。但如果只是在文本框内按回车，又会限制之后的美化操作，所以，我们只需要把文本框拆分成多个，就能灵活排版啦！

❷ 划分页面

信息架构组建完成后，我们可以开始考虑版式的布局和适当的设计美化。

因为这段文字是一个大标题，随后三个小标题的段落。所以，我们放上最常规的标题+内容的竖版版式↓

虽然这种版式比白底黑字的页面看起来清晰许多了，但版式过于生硬死板，没有什么新意。

为了让画面丰富起来，我们可以利用线条、形状、图标等来进行页面的划分和强调。

比如下面这张用数字+文字的排版，同时为页面增添渐变色矩形框以及小竖线来引导视线：

还可以尝试卡片式的排版：

在空白区域加上渐变圆形色块等来营造层次感，记得为卡片添加阴影哦！

这样看起来是不是精致多啦？

但整个页面中只有一些「色块元素」，还是单调了些。这时候我们可以寻找与主题相关的图片来加以修饰，让 PPT 更加出彩~

发现了吗？除了用完整的图片做背景，我们可以用色块遮住图片局部，制造分屏的效果：

厌倦了平平整整的矩形、圆形，也可以使用不规则的任意形状哟！

比如这样的锯齿状：

又或者是拼图的形状：

还可以用随性的线条来划分页面：

看似复杂，但大致思路是不变的：先确定文字版式，再利用英文、线条、形状、图片等进行设计和美化。

03

看起来舒服很重要

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❶ 正文字体：「非衬线」

正文字多，字体最好选用非衬线字体，比如思源黑体，颜色设为深灰色，相对柔和一些。（美化大师插件可以批量修改 PPT 字体）

❷ 字号设置：「18 号」

正文字号推荐设为 11-20 号，不能再小了哦~

❸ 行间距设置：「1.2-1.4」

行间距控制在 1.2-1.4 倍之间，具体操作：在开始选项卡中，点击段落组的行距选项命令，然后将行距改为多倍行距，数值控制在 1.2-1.4 之间。

❹ 段落设置：「两端对齐」

文字段落设置为两端对齐，这样段落的两侧会像刀削过一样整齐，看起来非常舒服。

04

最后教你一招

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老板交给我们的任务经常又多又急，有没有能简便快捷实现图文排版的方法呢？

有！那就是被大多数人所忽略的排版神器「SmartArt」。

❶ 首先我们要在一个文本框内，点击【向右缩进】按钮调整文字层级。

❷ 选中这个文本框，然后点击转化为 Smartart 中的任意版式，就可以一秒完成文字排版啦！

觉得颜色不好看？我们还可以更改 Smartart 的配色！

❸ 如果还想继续美化，我们可以给页面添加背景，调整 Smartart 版式中的文字大小等等~

用「SmartArt 工具」，简单 3 步就可以搞定多文字排版啦！

如果实在觉得页面文字太多太满，还可以添加动画效果哦！

今天的知识点全在下面这张脑图里啦！保存下来慢慢消化~

今天的干货可还行？

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