如何做好接待官（于2020年1月份整理）

接待官

接待官（SAA）的英文全称Sergeant At Arms，是俱乐部官员和会议角色的双重身份，又称为安保官、事务官、事务长等等。
对于俱乐部官员来说，SAA是俱乐部重要的后勤官员，预定、布置场地，准备相关物资，保存会旗等，都是SAA的职责。
对于会议角色来说，SAA是本次会议重要的安保官，协调会议秩序，保证会议平稳进行，是会议一个很重要的角色，
如果把俱乐部类比成一家公司的话，在我的理解中saa 这个职位，就是后勤+前台。
后勤：兵马未动粮草先行，一场会议能够顺利的进行是因为在前期有了充分的准备。从物料备品的购买到场地的布置，会议后的归位整理。
前台：每场会议都会有第一次来的小伙伴，所以接待和讲解俱乐部让来宾了解是很重要的。

2.职责:
会议外：
（1）俱乐部物资的管理，定期对俱乐部物资进行盘点；
（2）会议场所的选择和安排；
（3）准备会议所需物资，包括Agenda的打印，胸卡和文具等。
会前：
（1）签到，欢迎guest的到来，收集guest们的信息及交费用，sign in sheet和所收费用需及时由Secretary及Treasurer做后续处理；
（2）迎宾，guest介绍club及引导guest去认识一些senior的members；
（3）会场布置，文件派发在每张椅子上，桌椅的摆放等。
会后：
（1）清理现场
（2）向VPE和VPM及时反映guest的情况，例如guest的参加人数等
（3）盘点会后俱乐部物资
3.难点
（1）人手不够，SAA不在场时难以找到代替者；
（2）现场设备故障等。
4.正面
（1）SAA能让你学到很多，赶快加入我们team吧！！！

SAA 话术

Dear toastmasters and guests, welcome to ？ Club. I am glad to be SAA for this meeting.
And in order to improve our meeting, now everyone pls mutate your mobile phone, vibration mode or flight mode. (手机静音，震动或者飞行模式)
During the whole meeting, pls avoid walking around. When speaking come to the stage, pls help them. （会议中避免走动，有人上台演讲请大家主动给他们腾路）
We also have four taboos(禁忌), sex, religion, race and politics.
Thank you! Hope you have fun here.
Now give the stage to TOM*(具体请看每次会议的流程表).

SAA主要工作内容：

1. 口袋里装的会议必需品：
a.(议事锤，小叮叮，时间牌)
b.(时间官报告，总点评报告，哼哈官报告，即兴点评报告，语法官报告，计票纸<官方正版>)
c.(宾客签名贴纸，签到本，缴费二维码)
共12件物品。
2. 值班职责
A摆桌椅→B布置黑板今日主题内容→ C接待来宾的签到并缴费→ D发Agenda投票纸和宾客签名贴纸 →E应对突发事件→ F暖场 →G宾客介绍→H上帝视角

A.摆桌椅

前排桌面分别放好语法官、时间官、哼哈官、总评员的会议材料，会后收集会议材料。恢复桌椅位置（进门如何摆放，结束就如何摆放）。

B.布置黑板今日主题内容

书写清楚关键字，有小道具的环节在会议前询问并布置好。建议俱乐部有一支专用油笔，场地方有时候没油。

C.接待宾客的签到并缴费

门口圆桌很方便签到工作，值班SAA坐在门口（专座儿，意味着有事儿一眼看到找TA询问解决)。签到本横线写明具体推荐人和具体公众号等，便于PR得到宣传反馈，增进宣传力度，扩大宣传渠道。签到完毕，统计宾客人数和金额，与财务官核对金额。中途到的宾客，视情况在演讲轮流间隙和休息环节入场，在休息环节和结束后提醒缴费，保证会议流畅，全员注意力不被打扰。

D.分发Agenda、投票纸 、宾客签名贴纸

计票官每个座位放上Agenda和投票纸（缺人手可以找会员临时助手)后，会议开始前，SAA团队检查是否宾客人手一份，提醒宾客留意座位上已放置的会议物品。中途到的宾客，轻轻递上材料，尽量保证全员注意力不被打扰。
值班SAA主动帮宾客填写签名帖，增加辨识度，帮助宾客相互认识，并且解决了即兴演讲写名字不知怎么写的尴尬，宾客的融入感和体验感会好些。(缺人手时邀请会员帮助，做SAA的最大便利就是全员都是助手，细分任务是关键，但不要喧宾夺主，SAA团队才是本职服务核心。)

E.应对突发事件

突然发现投影仪坏掉，立刻告知演讲者，并且配合时间官给演讲者留出应对方案的时间。
角色快要开始，发现角色还未到场，提醒VPE和主席寻找替补，同样配合时间官做出应对方案。

F.暖场

这是一段FREESTYLE的SAA专属演讲。主要内容包括：
1.提醒全员将手机调成静音状态，避免会议中走动，询问在座有哪位还没有Agenda、签名贴，分别介绍使用功能。(有些宾客并不清楚这些是做什么的，统一讲解)
2.保持全场整洁，把垃圾扔进前台的纸篓。会议结束不要忘记携带自己的物品。
3.热情欢迎所有人参加本次会议，时间官（此时小叮叮响起～）提醒会议正式开始。
4.隆重邀请主席上台开场，回到门口的座位。

G.宾客介绍

1.从第一位宾客进门起，主动行握手礼表示欢迎，握手礼的好处在于快速把宾客拉入场合，显示重视，彬彬有礼，又不失分寸。
2.宾客介绍环节是紧接着第二次握手的场景，尤其对陌生宾客来说，特别容易产生亲切感和依赖感，给接下来的发言做了心理铺垫。握手礼安排在环节开始和结束两处，或者任意一处，看时间决定。(重复的安排实际感受超好，可爱的宾客们你们开心SAA就踏实了。一次友俱乐部意外中学到的。)
签到本的另一个作用是背宾客称呼(有防忘记的签名贴纸神器不用怕)。握手同时称呼对方，注视眼神。对俱乐部的门面来说，这是东道主官方代表表达对宾客个人重视与礼貌欢迎，再一次拉近距离增加俱乐部好感的，唯一正式情景。(也许这才是把唯一会议角色指定接待官员来做的原因吧)
3.提问和回答自我介绍时，先说一个问答模板(提问主要包括称呼、爱好、怎么知道为什么来参加会议、是否求职等需求)。可以从骨灰级宾客开始，第二位宾客自我介绍结束后，气氛开始活跃，一位比一位说得精彩。串场词从专门角度找话题，勾起宾客回忆(有时宾客自己忘记了以前的好表现)，让宾客感受到俱乐部之前关注过我，还惦记着我，有助于协助VPE、VPM的工作。
4.关注每位宾客的表现，比如：
参与会议的次数，参加了哪个场次(这些内容签到本可查)。
有没有做即兴演讲，有没有获得最佳或者受到好评，发言表达了哪些与众不同的观点，有没有突出的表现，有没有客串摄影师和计票官角色，对俱乐部玩法熟悉程度，友俱乐部会员支援的角色等细节(这些细节要靠场次积累)。

H.上帝视角

寻找可以改进宾客、演讲者、会员体验感的点，气氛如何调节，如何得当。多个助理多双眼睛，就会发现好多好玩的点，事情做得越来越好。
完善和精进没有尽头，同样，会议进步没有止境。

3.特别建议
可以的话，提前35＋分钟到会场，在宾客到前准备工作做好，时间不会紧张，比较从容。值班SAA如果有会议角色和备稿演讲还能有时间温习和备稿。
早来的另外一个原因是，应对极少可能会场不能用的情况(我们的场地方很牢靠)。如果出现设备坏了等问题，提前通知该角色和会员及时应对，保障会议顺利进行。
写在最后。这个职位是一个居安思危的位置，发自真诚的围笑是保证大家玩得安心开心还有长进。别忘了，会议的顺利召开离不开各位大佬们的言传身教、鼎力支持。在此虚心求教。

如何做好SAA

很高兴由你来担任本次会议的SAA（安保官），SAA可锻炼大家的沟通和多方协调能力，以及舞台的表达能力。
安保官的职责，简而言之，就是。

SAA注意事项：

请至少提前30分钟到达场地;
1、布置场地、摆放桌椅，保证会议期间，大家可以有足够的空间上下台
2、填写白板（TMC第*次会议; 会议主题； Word of the Day; 根据流程表写上各位角色，GE, TOM, TTM, Timer, Counter, Ah Grammarian, Prepared Speaker1,2,3, IE1,2,3, SAA, Greeter）
在会议期间，尽量站坐在靠近门口的地方，接待新来宾。
会议后，同样要收拾物品、场地归位等等
1.作为SAA，我们的收获是什么：
（1）SAA涵盖的工作很多是繁琐，会前的准备，会后的整理，在训练细节的同时贯注了全局观；
（2）作为第一个到达例会的人员，成为SAA有助于塑造自我形象，我们的形象代表了整个Unique的形象，还将让我们更有自信，更有气质；
（3）在会议的组织过程中，由于SAA得工作不单由一个人去完成，如何有效与其他officer或member进行沟通，由他们帮助我们，这就是本身有很大的提升。