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用“数字思考”管理自己的工作

2016-08-11  本文已影响173人  熊沾沾

图/网络

All you need is number in the office.

在我最初走向工作岗位的时候,最烦的事情不是加班或是隔壁灭绝师太的怒吼,而是报销费用时按照财务部门的规定规规矩矩地贴发票。

每次报账到期日之前,列出明细、整理发票、分类填写报销单,再把发票整整齐齐地粘贴好,总是轻而易举的耗费掉我所有的耐心。这种工作在我看来枯燥乏味,更深层次的原因是它满足不了我当时急于接触一切新事物的渴望。

直到后来看了一篇文章,让我醍醐灌顶,尽快走出了这张危险的心态,才沉下心来用谨慎的态度对待一堆繁杂的发票,用数字来管理自己的工作。

这篇文章说,她在总经理助理的位置上做了许久,一直都是总经理公开表扬过的最佳助手。她最早的工作就是贴发票,但细心的她居然从发票中读出了老总的商务用餐习惯、接待标准和用餐时间等细节信息。之后根据这些信息整理出公司附近的高档商务餐厅和以及这些餐厅的招牌菜、特色菜。凭借这些搜集来的信息,以后每次接待客人的时候,她总是能做出最贴心的安排。从此她开启了自己的高效职业生涯。

这个小小的职场故事让我明白,不同于学生时代,成绩单只是记录了我们的分数和排名,职场中“数字至上。”

那么,在职场上“数字至上”,就非常考验你在学生时代的数学功底吗?非也非也!这不需要你是知道圆周率小数点后的50位数字,也不需要你懂得微积分和导数,只需要对生活中最基础的数字保持敏感就万事大吉!

01

首先,你要懂得用数字排序来安排自己的工作。

你是否曾经有过开车太堵停车太难而不得不利用公交和地铁不断换乘拜访客户的经历?在公共交通工具中挤成沙丁鱼的无奈,在陌生的地点独自寻找一个没有见过面的人的焦灼,那种沮丧和对时间把控的无力感,轻而易举就把一个人的心绪推入低谷的边缘。

不同的是,我是去拜访公司十几个股东,签署一份增资扩股协议。这十几个股东分散在这个城市不同的城区,线路不同,方向相反。那一次,从档案里找到股东名单和联系方式,除了再三检查打印好文件,我没有做任何准备,照着名单上的第一个地址就出发了。

可以想象那一天我的沮丧。风尘仆仆地找到了大体位置,但是面对我小心翼翼询问具体地址的电话,股东们都颇为不耐烦。这还不算,股东们要么不在家,要么对我的突然拜访感到不爽。一天下来,我穿着高跟鞋筋疲力尽,却只拿到两个股东的签名。

第二天,我终于醒悟过来了。今天我一定要在下班之前搞定这件熬人的事情。从办公室出发之前,我仔细地在网上查询了地图,查看这些股东的具体地址,按照大致方向和最佳转乘方式规划出路线,并在出发前打电话同各个股东预约了时间。结果,下午三点之前,我就搞定了所有的签名。回到办公室的时候,隔壁的灭绝师太终于破天荒地没有对我露出不耐烦的表情了。

如果我继续按照名单上持股比例排列的股东名单一一进行拜访,我估计没有三五天我是拿不到所有人的签名的。但是按照地址进行拜访排序后,我轻轻松松地就搞定了事情,免了自己不少舟车劳顿。

除了用数字进行优先排序之后,我还需要用时间来掌控工作内容。第一天每个签名我花了三个小时的时间,那第二天我拿到每个签名的时间成本不到一个小时。这种用时间完全把握工作内容的感觉太棒了。

之后,我又慢慢地开始提高自己的工作效率。昨天两个小时完成的翻译资料,我今天就努力在一个小时四十分钟内完成,“提前了20分钟完成,又可以按时下班了”,感觉不错;原本3天能够完成的PPT制作,“这次两天半就完成了,效率不错”,这种用数字说话的方式,让我在公司争取到了很好的印象分。

02

其次,你要学会用数字激励自己。

有一段时间,我靠到手工资过着“得过且过”的散漫生活。那段日子里,生活里有一个“悲哀”的时刻,那就是一边算着欲望清单的支出,一边算着实际收入却发现收支难以平衡的时候。

后来,我开始成了一个小财迷,我每个月都盯着自己的银行卡余额来看。毕竟,"$"金钱的数字增加好难好难。

五年前,我一开始写文章的时候,一家付费及时的小工作室给出的稿酬是30元/1000字,当时被知道的好友笑称为“比五毛党高级一点。”随着合作的增加,半年后涨到了60元/1000字,一年后涨到了80元/1000字。这种合作关系约稿量大稳定,为我带来了不少外快和机会。

我把这些外快全部用来奖励自己,或者是买东西,或者是出去旅游,或者是租住更好的小区房。我把这种态度也应用到工作中。

我仔细计算了自己到手的基本工资、扣除的社保和公积金,兼职收入,盘算着自己的欲望清单和未来的生活,发现公司里面还有一些收入可以努力够到。

除了基本的全勤奖,公司里还有项目提成,鼓励每一个员工创造业绩。大的项目轮不到我头上,那我就用小的项目聚沙成塔。于是,我主动揽过公司大牛们看不上的项目,即使加班也要一遍一遍地修改项目方案。虽然很累,但是真的学到很多。那些一开始看不上小虾米的大牛们,也乐意教我。这个过程,让我觉得自己比想象的能干。

在职场中,一个勤勉而且有数字做业绩背书的人,才更站得住脚跟。当然,一直上升的还有银行存款带给我的底气。

03

除了用数字管理自己的工作事项和用数字激励自己做出业绩获得更高收入之外,我们还可以用数字来细心观察周围环境的变化,保持职场敏锐度。

《杜拉拉升职记》中有一个特别令人影响深刻的情节。当拉拉想要负责人力资源中难度颇大的薪酬体系时,被精通此道的同事挡了回来。杜拉拉只能在面试候选人时,尽量询问他们之前岗位的工资。见的人多了,聪慧的杜拉拉居然可以弄清楚了各个岗位的行业薪资水平,为她的“抢班夺权”打下了基础,并成功为跳槽成为年薪三十万的薪酬经理做了铺垫。

这就是用心记住“身边数字”的最佳案例。那我们该如何用数字思考周边的事务呢?

最基本的数字敏感度就是把握身边的人和事。比如正常通勤时间和因为恶劣天气、堵车等的非正常通勤时间;正常情况下的奖金和超预期的奖金金额。对这些事务有一种大致的数字概念,会有一种更加积极向上的心态。

那更为宏观的一些事物的数字就更为重要。看到一家行业代表企业的财报上显示“预计盈利xxx万元”或“预计亏损XXX万元”,看到这样的报告,最好用心记一下。如果事后能够简单分析一下这家企业行业内的状况、员工人数、经营成本,最后对这家企业的盈利或亏损就会有一个模糊的概念。这对保持商业敏感度非常有用。

用数字进行思考,其实只要小学生的数学水平就可以,会加减乘除就可以做到。一切用“数字”说话,让职场中人保持一种敏锐的视角去看待工作,努力付出,保持好奇心和警惕心,是一生的财富。

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