记账方式的三次变化

2020-04-15  本文已影响0人  故道生花

裴新民

前几天财政部颁发了关于电子会计凭证报销入账方面的规定,我准备安排时间与同事们一起学习,看看新规定能给工作带来什么好处。我相信这又是会计工作的一个重要变化,面对变化,唯一正确的态度是迎接变化,尽早改变。此时此刻,不由自主地想起早前经历的三次记账方式变化。

1)会计账

1990年我所在的中国一拖集团公司决定自行开发记账软件,因为我是全集团400多个正规会计中最早的8个本科生之一,全国首届会计知识大奖赛代表拖厂参加洛阳市比赛成绩不错,被领导关注到了,领导认为大学生学习过电脑编程,工作两年了解会计规则,就安排我参与记账软件开发小组。

开发小组由五个人组成,除我之外还有两个电脑工程师、两个高级会计师。我的基本职责是负责数据调试、模拟记账,实际工作还包括在电脑工程师、高级会计师之间进行沟通。高级会计师不了解电脑,电脑工程师不了解会计工作,我是串通双方的桥梁。

当时的成文会计文件还都是针对手工记账的,高级会计师自然就要求设计软件时满足这些规则。但是,我很快发现,手工记账必须遵循的一些规则,在电脑处理时要么没必要,要么很麻烦。

比如,当时的会计规则规定,账页必须有承前页、过次页数据,必须有本月合计、本年累计数据,这些数据对于手工记账、编写报表都是必须的。但是,电脑处理时,在数据记录中间生成插入这些临时性合计数据却相当麻烦。

该怎么办?是说服工程师设计软件时完全遵守规则?还是可以放弃这些要求?在与高级会计师沟通前,我仔细研究了这些规则。

我发现手工账页承前页、过次页、本月合计、本年累计数据的处理,核心作用是为了减少手工记账时累计数据的工作量,避免重复汇总发生额,在此基础上有助于防范账页舞弊作假。但是,防范舞弊作假只是次生作用,基本作用是避免重复汇总发生额。

在电脑处理账页时,可以打印页码反映账页的连续性,会计报表数据可以另行直接生成,再在账页上打印承前页、过次页、本年累计数据几乎毫无意义。

我分析清楚这些问题后,向负责的高级会计师说明、请示,最终放弃了这些要求,软件工程师不需要在设计账页时安排这些数据,减轻了设计工作量。

通过这些工作,软件工程师与我成了好朋友,在设计软件时打开源代码给我看,让我了解到软件开发时的功能实现、架构搭建的实际处理方式,我自己也抓住机会学习相关编程语言,不懂的地方就向工程师请教,等记账软件开发工作完成时,我已经可以设计工资核算、人事资料登记等简单软件。

除帐页问题,我们当时还考虑过如何避免多借多贷凭证,是否需要两次录入控制差错等等问题。最终,我们设计的记账软件功能齐全,操作流畅,获得了洛阳市科技进步二等奖。

(2)仓库账

仓库收发存明细账也是较早实现软件记账的。但是,不同企业仓库物料品类、管理要求差异很大,通用的仓库记账软件很难普遍适应所在企业要求。另外,许多软件公司开发的软件将仓库收发存账务纳入到计划、采购、生产全流程管理的ERP软件之中,复杂而庞大,费用高昂,组织实施难度大,常常让企业望而生畏。

我2002年在一家企业工作时,这家企业的仓库还在使用手工帐,账本摞起来有一米高,每月底准备物料盘点表都需要花费三四天时间,我认为这样的状况无法忍受,必须尽快改变。

一开始我在网上搜索、试用了很多仓库软件,最终发现都难以适应本企业需要,最终决定自行设计开发。但是,原来DOS环境下的编程语言已经过时,要想设计记账软件必须学习新的编程语言。好在有原来的基础,经过三个月的学习摸索,终于完成了第一款五金材料仓库记账软件的设计。

完成软件调试后,我说服公司为仓库配置了电脑,然后用一个月时间贴身监督指导,让两个毫无电脑基础的老仓管学会了使用。顺利完成记账工作的第一个月,终于摆脱一米高的账本,终于三分钟可以打印出全部仓库报表,两位老人家的兴奋溢于言表,她们的表情至今记忆犹新。

我后来还为这个企业设计了结合销售订单管理的成品仓库收发存记账软件,也取得了很好的使用效果。学会了新的编程语言,从此一发不可收拾,我每到一个企业工作,常常会为工作范畴内所有复杂事项设计专用软件,小到财务人员资料登记,大到连接订单、仓库、收款、放行的业务系统,我都设计过专用软件。

在正常的各项财务管理工作之外,利用业余时间,用一己之力,改变一个企业的业务体系,为各部门提供软件工具提升效率,那几年我很辛苦,但是也很充实和满足。

(3)出纳账

经过十年发展,九十年代末会计账基本完成了电算化,绝大部分单位的会计都用电脑软件记帐。2000年左右大部分单位的仓库也使用了记账软件。但是,由于很多出纳不会用电脑,也由于许多记账软件没有设计出纳日记账功能,很长时期内出纳仍然登记着手工帐本。

2004年的时候,我注意到这个问题,感觉出纳手工记帐效率太低,是整个财务部的工作瓶颈,影响到资金日报表编制、收付款单据传递等工作,有必要进行改变。

但是,当时绝大部分单位都保留着出纳手工帐,在电脑记账下已经失去总账、明细账核对体系的情况下,出纳帐几乎是唯一的帐帐核对依据。在此情况下,出纳帐电子化是否会影响会计工作的稽核体系?是否符合会计档案管理要求?这些问题必须先行解决。

研究相关法规后,我没有发现反对出纳帐电子化的任何内容。电脑记帐后打印日记账簿可以满足会计档案管理要求。出纳、会计各自使用软件独立记账,电子记录更方便核对。出纳帐电子化后有百利无一害。

思考得出结论后,我很快设计了出纳专用的日记帐软件。结合出纳日记账逐笔登记的属性,我在软件中还设计了提取资金分类流量数据的功能,方便会计整理编制《现金流量表》,这比会计帐生成的流量数据更加精准、便利。软件可以一键生成资金日报、周报、月报,大大减轻了出纳工作量,充分发挥出纳账数据效用。我用这个软件将工作过的多个单位的出纳带进了电脑时代,每次推出都受到出纳欢迎。

出纳、会计、仓库等全部账务都使用软件记账,才是真正实现了账务电子化。

(4)展望

账簿、会计凭证、会计报表是会计工作的三大件。记账软件解决了账簿、会计报表的工作量,也解决了会计凭证填制的工作量,截止目前只剩下会计凭证整理装订这个手工作业尾巴一直尚无彻底解决方案。

我在一些企业采用过将主要单据改为A4宽幅格式的办法,让会计凭证、单据大小向合同文件等原始凭证大小靠拢,可以大大减少凭证装订时的整理工作量。

现在,随着电子发票、内部审批流程的电子化,如果账簿、发票、审批手续等方面的电子记录未来在法律上确认为税务、股东等相关方面的主要审核依据,不再依赖纸质会计档案,则会计们就可以彻底解放了。

期盼这一天可以早日到来。

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