会议管理的6W1H方法
2023-11-23 本文已影响0人
papi_k的小茅屋
一般来说，一个会议的目的是为了解决问题、制定决策、交流汇报。
一个有效的会议应该是高效的，集思广益，结论明确，或者能促进共同学习。
那如果要自己准备一个会议，如何进行有效的管理呢？
三阶段，分开来说：
1.会议准备阶段
会议准备阶段，需要以终为始，确定会议的准备和会前的沟通，来保证会议的高效。
推荐一个常用工具6W1H。
Why: 为何开这个会，目的是啥，是否有必要开。
What: 会议的议题是什么，议程是什么。与会者需要做什么准备，期望的输出结果又是什么。
Which：会议何种形式，是否需要与会人提前熟悉一下材料，有何特殊要求。
Who：哪些重要的决策人或内容相关人员参加。
Where：会议的地点在哪里，与会人员是否便利。
When：会议何时开始，持续多久。
How：怎么样落实会议结果，策略是什么。
2.会议实施阶段
在会议实施阶段，有一些小tips可以参考：
1.尽量确保会议准时开始（即使有人迟到，也应该准时开始，否则别人也没动力准时参加）。
2.控制会议方向，避免脱离主题（主持人应该把控住会议方向，如果出现偏离，应该立即带回）。
3.会议议程安排，要事第一（由重要到不重要），从易到难（由不尖锐到尖锐，由容易到困难），同时兼顾讨论氛围和谐。
4.避免极少数人引导会议（主持人要引导每一个人积极参与讨论）。
5.控制每个议题的时间，保证议程顺利进行。
6.尽可能使议题得出明确的结论，或者能得到与会者采取具体行动的承诺。
3.会议结束阶段
在会议结束阶段，同样有一些小tips可以参考：
1.一定要检查会议的目标是否达成。
2.会议结束时，总结归纳当天的决议。
3.未决的问题，要落实相关的责任人和追踪时限。
4.会后即使发送会议纪要。
yo peace！
