7期-025号-Cathy-《关于X系统上线后用户使用率低的复盘

背景：

工作中会遇到一些不能很好落地的项目（做了大量的前期准备后，又不做了；或者上线后没人用，最后不了了之）。自己遇到这种项目时，往往陷入郁闷迷茫，产生不良情绪，工作积极性降低。

例如最近参与的项目X：

X系统公司内部开发的系统，定位是一个面向业务信息分享和自动匹配的平台，目标用户为公司内高层业务负责人。2月份上线后，使用情况很不理想，用户使用率很低。我7月份进入这个项目组，作为IT端需求分析/产品经理的角色（新公司新岗位）。目前接手的任务是结合业务部门提出的一些需求，完成这个系统的改版。

复盘：

1. 回溯行动目标

1.1 组织目标：

短期：完成X系统的改版，提升易用性。

中期：扩大X系统的影响力。通过X系统把零散的业务信息汇总收集起来（公司内部的信息库）。

长期：通过X系统的助力高层业务负责人之间的信息共享和匹配，进一步助力组织业务指标的达成。

1.2 个人目标：

短期：结合业务方/老板的要求，完成X系统的改版。在这个过程中，通过合作，与部门内外部及业务方同事建立良好的关系（岗位需要与部门内外部同事协作）。

中期：在实践中迅速熟悉新公司新岗位的工作环境，顺利通过新岗位的试用期。

长期：积累和提升自己的硬实力（产品相关）和软实力（沟通协作，presentation等），为后续的职业发展铺垫。

2 寻找结果事实

评价收集：

业务方负责人A：系统需要填写的表单太复杂，与实际业务不符合。系统之前主要是XX团队设计的，与国内的实际情况不符合。建议在系统中从增加业务表单XXX，拓宽系统的适用面。（最新情况：A已经不负责X项目）

大老板C：改变和调整要考虑基于实际的业务需求（相关部门有明确提出的）。系统界面优化的小调整，可以马上进行。但是涉及投入资源大的调整（移动端）或者是业务表单增加，还需要大大老板E的批准。

直属老板D：

设计：根据业务方的需求，设计方案（界面优化+业务表单增加）

实际开发：本次改版先不改变系统后台逻辑（之前的表单和功能），只进行前台界面操作的改版（仅界面优化）。

3.全面分析原因

3.1 业务问题（机会是什么）？

平台上的内容太少并且信息滞后，对目标用户没有吸引力；

目标用户平时很忙，经常在外谈业务，很少主动用电脑登录内部系统；

系统本身不好用（界面及功能）；

高层对未来具体的平台定位还不明确。

3.2 问题（机会）涉及的范围是什么？

参照大老板C，以及业务方提出的界面优化方面建议，对系统进行调整。

3.3 问题（机会）主要衡量指标是什么？

核心干系人（直属领导，业务方，大老板）的满意度。

目标用户的活跃度

3.4 衡量指标目标值是多少，现在完成了多少？

目标值：八月份完成系统改版，给大老板汇报。

完成情况：方案已确定并设计完成，组织项目组内的开发同事调整中。

3.5 影响目标实现的关键业务环节是什么？

与业务方的沟通

与部门内部其他同事（设计/开发/测试）的协作

与直属领导的沟通合作

3.6 主观、客观因素分别有哪些?

主观因素：系统设计的能力和经验，对于相关业务的熟悉程度，对于整个背景及关键干系人识别和需求洞察的能力，沟通说服能力；情绪成熟度

【态度】根据领导的要求，前期花了很多精力认真准备了A方案，并且获得了业务方和直接领导认可。但后来情况发生变化，领导决定还是再改成B方案，我自身态度上有点抵触，觉得前期的努力白费了，工作积极性下降。

【能力】缺乏对于类似系统设计的实操经验，设计花费了较多精力；对于业务的熟悉程度不够，理解起来较吃力；洞察力不够，低估了整个项目背景和干系人的复杂程度；情绪成熟度还不够，易受外界刺激影响。

【流程】工作划不够细致，时间规划不够好，导致之前有不必要的加班

【方法】有的时候过分陷入细节；还没有建立新岗位上比较好的工作方法

客观因素：业务方对接人员的配合程度，部门内部同事配合程度和能力水平；直属领导管理风格；高层对于X系统未来发展方向的确定。

3.7 你可以影响和改变的因素有哪些？

尽快熟悉业务背景

提升自己的相关专业技能

与各干系人保持良好的关系

自身软技能提升（沟通，情绪管理）

4. 设计优化行动

【改版的落地】组织协调部门内部项目组成员（4人），完成改版方案的落地

----开发完成（7/24）测试及bug fix（7/25-7/31）与大老板汇报（计划8月的第一周）

【熟悉业务背景】仔细研究SharePoint上和从干系人处得来的项目文档，了解项目过往历史，明确现有系统逻辑。学习查找业务线相关资料，多方了解各干系人信息。

----项目文档收集总结(7/17已完成)；

----完成项目干系人清单梳理(7/19已完成)

【提升专业技能】自学产品设计相关技能（公司共享资源，网络课程）

----列出目前工作中最迫切需要的技能点，针对这些技能点在公司内网进行相关资源（文档/在线课程/领域专家）搜集，汇总出high level的待学习清单以及未来2周的学习计划（7/22已完成）；

----重读《用户故事地图》，输出简要的思维导图读书笔记（7/31---实际未开始）

----学习之前收集的产品经理课程（TBD，具体学习规划待细化---未开始）

【与相关干系人保持良好的关系】积极与相关干系人链接（有准备的问题请教，午餐等）

----部门内部干系人：中午一起午餐，午餐之余可以顺便请教问题；

----业务方干系人：除了工作上的沟通，日常提供帮助（7/23：聊天时得知对方最近工作中需要录屏，主动分享录屏工具给对方）

5. 跟踪反馈优化：

停止做：调整心态，停止自我怀疑否定（觉得做的事情不是解决问题的关键，没有价值）。虽然界面的优化不是提升用户的使用率的关键，但是方案A的设计还是有意义的，领导和老板的决定有他们的道理。

优化做：整理出需求输入模板的标准，引导业务方对接人按标准来梳理需求。时间跨度超过3天的任务，设置中间回顾时间点，主动跟领导汇报进展和征询意见。收集和积累日常工作模板（报告，方案等等），使用模板来提高工作效率。

开始做：积累相关竞品案例。通过各种渠道（内网，与业务方沟通，线下课程）更多的了解业务背景信息，探寻业务上的痛点和需求点。在改版落地项目过程中，学习使用工具禅道，实践开发团队的项目管理。

7. 总结固化规律：

【现象】 X系统上线后用户使用率低，选择从系统易用性改版着手来进行改进。

【真相】用户使用率低的原因有多方面。系统易用性不是最关键的因素，但却是目前实际情况下，执行起来最容易和最没有风险的因素。

【本质】工作中的一些看似不那么合理的决策，其实是实际环境下，多方博弈的结果，有其合理性。

【规律】看问题要多角度，全局的来看。不要局限于单一视角，钻牛角尖。