让沟通的对象「知其然，而知其所以然」，让他知道这一个结论的前因跟后果，会有助于让对方更精准地掌握我们所要传达讯息的目的，当然对沟通的结果也会有很大的帮助。

前面加《背景》

将背景说明清楚，有助于让对方了解事情的来龙去脉。

比如说，告诉对方：「原本的主持人高老师，因为家里有事情请假。」这就是背景说明。

有了这样的背景说明，对方就会了解，为什么要临时换主持人的原因了。

中间说明《理由》跟《结论》

背景说明完了之后，就把为什么要选他担任主持人的三个理由说明清楚，然后导出结论，就是这次的招商会由你担任主持人。

后面加《下一步行动》

说完结论之后，如果对方有一些疑问的话，就给他回复。如果没有疑问，就直接进入到下一步，就是「下一步行动」的动作。

也就是跟他说：「那么你尽快跟高老师交接主持人的相关事宜，然后跟会务组迅速联系，用最短的时间快速的进入准备的状态。」

标准版、完整版，各擅所长

标准版，简单、快速，适用于一般的个案。

完整版，比较完整，但是又嫌有一些复杂。比较适合用在比较重要，或者是比较复杂的个案。

没有最好，只有最合适

没有最好的工具，只有最合适的工具。所以在准备工具的时候，多准备几种工具，才能够在适当的时候，用出最合适的工具。