3大简单技巧,让你在Excel里“大海捞针”
Excel中的”查找与替换“功能使用起来非常简单,因此使用频率非常高。然而,这个功能蕴藏着很多的实用的工作技巧,而且这些技巧你可能还不知道,下面给大家一一介绍。不过在正式介绍这些技巧之前,我先来介绍一下关于“查找与替换”的一些基础知识。
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打开查找与替换对话框的方法:1.单击“开始”-“查找与替换”-“查找”或者“替换”;2.使用快捷键:Ctrl+F或者Ctrl+H。
1.“查找与替换”功能中的模糊查找:
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操作步骤:
1)按下ctrl+F打开“查找与替换”对话框
2)选中表格中的任意单元格
3)对话框中输入关键字
4)单击“查找全部
注意事项:
1)"查找全部"会将表格中全部包含”关键字“的单元格找出来,”查找下一个“会定位到表格中第一个含有关键字的单元格,再单击一下,会跳到下一个含有关键字的单元格。
2)只要单元格里内容包含关键词,即可被找到,查找到的单元格内容不一定跟关键词是完全一致的
3)选中表格中的多个单元格,将在这些被选中的单元格区域内进行查找
4)选中表格的任意单元格,将在被选单元格所在的表格范围查找结果
2.“查找与替换”功能中的精确查找
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这里说一下范围和查找范围,范围很好理解,就是我们查找或者替换这个命令在哪里有效,对当前工作表有效还是对整个工作簿有效;关于查找范围,有3种情况,公式,值和批注。重点在于公式和值(当表格中存在公式,而我们想将单元格的值也纳入查找范围时,可选择”值“),请看下面的例子。
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3.”查找与替换“中的通配符
通配符一般有3个,分别为*号,?号以及~号。*号代表任意单个或者多个字符;英文半角状态下的?号代表任意单个字符;~在查找内容本身包含有*或者?号时使用。请看下面的例子:
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一般在使用*号或者?号时必须要勾选”单元格匹配“选项,因为不勾选,Excel默认为模糊搜索,通配符也就失去了意义。
查找结果显示区里我们可以执行单个或者多个甚至全选这样的操作,跟在表格里是一样的。
基础知识到此普及结束,下面我们来介绍工作常用的技巧。
一、利用“查找与替换”功能批量为空单元格标注固定值
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如图8所示,我们需要将表格中所有成绩区域中的空白单元格填上“补考”两个字,利用“查找与替换”功能可以快速实现。请看演示:
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步骤:
1)按下CTRL+H,“替换为”框内输入“补考”
2)选中表格或者表格中的任意单元格
3)单击全部替换。
注意:“查找内容”框内不必填入任何东西。
二、利用“查找与替换”功能删除表格所有的换行符
如11显示,表格中有着大量的换行符,这不仅仅是影响美观,而且还影响着数据的统计与分析,如何快速删除表格中的强制换行符呢?我能想到的最快捷的技巧就是利用“查找与替换”功能来删除。
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操作步骤:
1)按下Ctrl+H,单击”查找内容“框,按住Alt键,同时输入数字1,0.
2)选中表格或者表格中的任意单元格
3)单击“全部替换”
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Tips:输入查找内容的时候输入的换行符是不可见的,输入一次即可,输入两次将查找不出任何内容.
三、利用“查找与替换”清除表格中的所有合并单元格
这个技巧用其他功能是不太好实现的,而用“查找与替换”却非常简单。可以快速地省去我们许多的麻烦。
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步骤如下:
1)按下Ctrl+H,单击查找内容框旁边的“格式”,再在下来菜单中选择“从单元格选择格式”
2)单击“替换为”框右侧的“格式”--”从单元格中选择格式“--选择任意常规单元格
3)选中表格或者表格中的任意单元格
4)单击任意含有合并单元格的单元格
5)单击全部替换
四、其他技巧
1.反向查找,当我们在“查找下一个”时,单击“查找下一个”按钮的同时按住shift键可实现倒着插着即反向查找,有兴趣的同学可以一试。2.使用"查找下一个“时,我们还可以实现关闭”查找与替换”对话框后还能继续查找下一个。具体方法如下:打开查找与替换对话框,输入关键字,查找下一个,然后关闭对话框,按住shift+F4即可继续查找下一个。
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