企业如何拒绝低效的知识管理，从选择一款好的知识库工具开始

2020-07-16 本文已影响0人 J格桑梅朵J

团队或企业在知识管理上常常会遇见以下问题；

内部资料分散在员工的电脑上，需要时难以快速查找和管理；

企业缺乏好的知识记录项目追踪，随着人员流动导致知识流失严重和能力断层；

团队或企业缺乏知识和经验的沉淀，容易重复犯一些错误，团队成员重复劳作。

客服每天都会话大量的时间回答重复的问题，且用户满意度低（解决问题相应时间长，影响使用积极性）

出现以上的问题都是因为团队或企业，在日常的工作中缺乏了对知识（资料、文档、经验）进行统一有效的存储和利用。

根据Delphi Group的调查显示，企业知识的42%是存在员工头脑中的隐性知识，26%是纸质文档，20%是电子文档，仅仅只有12%是存在电子知识库中。

隐性知识是指隐藏在员工头脑中的、不易公开共享出来的那部分知识，例如经验诀窍、深度的专业知识等，难以汇总和分享，而隐性知识是组织创新的源泉。以上数据显示这部分知识占了企业知识的42%，由此可见，加强团队知识管理尤为重要。

利用知识管理工具提效增能

所谓的知识管理，可以定义为组织或个人，利用一些工具、平台或系统，通过收集、管理、共享、更新、创新等过程，快速获取内外部的知识并加以储备，这些知识可以高效地输送到每一位员工，提高员工的工作成效，减少错误的重复发生。从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以因应市场的变迁。

简而言之，知识管理就是知识收集、管理、共享、迭代、创新的一个过程。

如何选对知识管理工具

好的知识管理工具可以帮助团队和企业，做到有效的知识管理和应用，提高员工的工作成效，减少错误的重复发生。小编为大家罗列了一些优质知识库应具备的点希望帮助大家在工具的选择上少走弯路。

知识收集的多元化：支持多种知识类型一键收集图片、视屏、各种文档（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）支持多种种类的知识收集关系到了知识迁移的成本，团队和企业需要重视。

知识是否方便结构化存储：对于团队企业来说知识的存储量较大较杂需要知识管理工具能结构化的分类存储，例如多级栏目标签管理....

产品上手难简度：产品使用上越简单越好，如果需要一定的技术基础的话不方便知识库在企业中推广开来，没法做到人人皆是知识创作者。无法沉淀所有人的知识那知识管理的效果将大大折扣。

产品的使用成本：使用成本的高低大大的关乎到了性价比，在知识库产品的选择上建议大家选择试错成本低的工具。

分享是否方便搜索是否容易：分享的便利性很大程度影响到知识的流通与利用是知识管理工具必备的重中之重。分享不方便无法解决信息孤岛的情况。对与内容资料很多的知识库而言一个好的搜索功能是刚需。

编辑轻松多人协作：还是管理工具除了存储管理知识外很重要的一点是编辑内容，编辑的化就要考虑编辑器是否好用主流的富文本和Markdown的编辑方式是否都具备，团队协同这块也相当重要毕竟是企业和团队。

多重权限管理数据可备份：知识库是企业和团队资料的汇总，因此需要多级权限管理功能去约束不同级别成员的操作权利从而保护数据安全。当然说到数据安全最重要的是数据是否被自己所掌握，类似像一些云知识库平台就应提供此类的功能。