永澄老师 | 电脑文件管理系统

2017-09-17 本文已影响175人拍谢少女

一、目的：为什么要做这个电子文件管理系统呢？

（一）问题导向

换了Mac，原先Win的文件夹分类方法用不到了，不知道怎么办好了
不知道怎么给印象笔记分类了，尤其是在给与工作有关的信息时。有一些关于公司的文件（营业执照、商标），另外还有一些在进行的项目，还有乙方提供的提案PPT等文件
Mac里的文件越来越多，想找关键文件找不到
文件散落于多处：两个电脑里有、百度云盘也有
文档存储的平台也多源：石墨、幕布、印象笔记、为知笔记，不记得存储在哪个工具上了
文件的版本很多，不知道哪个是最终版（比如说我的合同，之前做数据时也遇到过这样的问题）
找不到哪些照片p过的

（二）期待导向

20170830后宫群里看到老大的文件夹系统，想像老大一样呀
之前老大还分享过他整理后的百度云的框架，清爽
人生系统化，充满秩序感，感觉很棒啊
把电脑文件管理系统的理论与方法迁移到其他工具上

（三）为什么会产生问题？

信息管理的意识/方法/规则缺失
问题的本质就是你缺少规范

（四）老大的理论

第一步：把执行中和已完成做分离
第二步：把成果和过程文档作分离

用价值、系统这两个词展开文件系统和文档系统的构建。这就是两种思维方式：项目化、成果导向。

我说一下我的思路：
系统思维：输入-系统-输出
输入：人、知识
系统（白箱）：项目化、推进、记录、经验总结
输出：三级成果
那么，文件管理需要在哪里出现？要如何出现？

1.执行中的和已完成的。从时间的角度，哪些是正在进行的项目，哪些是结束的项目，这里应用了项目化的思维方式。

2.成果和过程文档分离。指的是已完成的内容要把成果和过程文档分离，举例之前做的土地规划项目，从立项到数据成果验收，会产生哪些内容呢？收集的资料+过程数据+按照国家规定的结构建立的成果，项目结束后不会去查找过程文件，基本没有动过了，只会用到结果数据，作为下一次的基础数据。

9月5日因为答疑课老大大致系统讲解了如何做，发现了之前自己理解的一个错误，我把“工作”“生活”这些文件夹理解成了执行中的。

二、业务流程