《仓储实务讨论：2. 库存安全流程》
这一系列的文章，是小团队内的实务讨论稿，放出来以便有更多的交流与讨论。其中多是作为一个非专业人员的实际工作体会，必然存在许多错误或不当之处，请多指教！
为什么我们讨论问题的第一件事就是确定标准，准备量化衡量？管理的过程，一般分为4部分：计划、组织、领导、控制，仓库里面的管理肯定也涉及这4个不同的部分，不过就我们讨论的具体事情来说，大多数都是在确定流程的前提下讨论的，和计划、组织、领导的关系不大，主要是控制。
控制的关键在于：有明确的标准，有具体的责任方，有检查机制，有结果反馈。如果没有标准，事情要怎么做，怎么样才算做好，就成了一笔糊涂账，不方便相互间的沟通，也不利于确定改善的方向。
当我们确立标准，得到数据，仓库管理就进入到改善的流程。对于改善，一般就是采用所谓的PDCA循环，也就是计划（Plan）、执行（Do）、核查（Check）、行动（Act）。有人在PDCA前面加了一个O，也就是观察（Observation），观察的目的就是让自己充分地了解现状，然后才知道哪些地方还有改善的空间，才能有所谓的改善计划。这个O是我们今天讨论的主题。
在仓库里面做改善，不比做PPT，只靠别人那里学来的概念和思维方法，是没用的；也不能把同一个地方弄乱了再整理好，拍两张对比强烈的照片了事。我们现在有了库存准确率和破损率，然而这个数据所代表的，只是一种结果，而造成这个结果的，是仓库运作的具体过程。
事实上，在大多数情况下，只凭一个结果，我们根本不知道这个结果的好坏，因为没有比较和评判的标准。
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或许有人会说，以客户的标准为标准，那么，客户是怎么得到他的标准的呢？这个标准是否合理，是否可以达成呢？真实的情况是，如果客户得到合理的赔偿，他们并不是非常关心仓库运作的许多标准，甚至有相当部分标准都是在仓库运作一定期间后按实际情况来协商确定的。
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或许有人会说，可以对比行业内的通常水准，然而，怎么得到行业内的通常水准呢？我不知道这个数据对许多公司来说是否属于商业机密，不过很确定的是，我还没有得到过。
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又或者有人会说，可以参考本公司其它仓库的运作标准，在部分情况下，这个办法是可行的，因为本公司内部，基本数据大多可以获取，但更大的可能是，每个仓库存储的物品种类不一样，工具配备不一样，操作流程不一样，最后的结果对比起来也没什么意义。
例如一个是高价值的电子产品仓库，一个是低价值的杂货仓库，基本就完全不可比较，高价值产品仓库对安全风险的容忍度是很低的，它们的价值也决定了它们可以承受更为高昂的管理费用，可以配备更多的资源，每一件货物都能得到单独妥善的处置；相对而言，低价值杂货仓库针对每件货物所能配备的资源就非常少了，结果自然也不一样。
再例如说，同样存储一种货物，一个仓库是整进整出的，另一个仓库是整进零出的，整进零出的仓库显然管理难度更大一些，安全风险的可控性也会差一些。
说了这么许多，想表达的意思是，光有一个笼统的数据结果，是没有什么意义的，更谈不上据此进行有效的改善行动。要让这个数据结果发挥作用，只有沿着这个数据逆流而上，去探寻它所经历的每一个流程动作，去探讨仓库运作的每一个具体过程的合理性。
就库存准确率这个数据来说，我们要做的，不是从流程的开始一步步分析下去，而是从流程的结束一点点往回排查。那么，库存准确率所对应的安全流程是从哪里开始，在哪里结束的呢？
大多数情况下，仓库里面少了某件货物，并不是说我们认识这件货物，看到它进了仓库，但是要请它出去的时候找不到了——我们是很难认识某件货物的，我们只认识一群货物，本来一群人进来了10个，明明白白验明正身出去了5个，理论上仓库里面还有5个，结果只找到4个。
所以，库存安全的流程开始是某种货物的第一批进入仓库，或者说，仓库里面本来放着多少个货物，也就是期初库存；而流程的结束是最后的盘点结果，也就是期末库存；从期初库存到期末库存之间同种货物的入库、出库、移库动作，就是库存安全的主要流程。
对于库存安全流程来说，比较常见的问题有几种：
- 第一种是记录不清楚。
就目前来说，仓储信息系统的成本变得越来越低，只要规范操作，都能留下准确的货物变动痕迹。而传统的仓储管理，是没有系统的，主要靠库位上的出入库和盘点登记卡，这个卡片的问题有两个：
第一个是记录信息不够具体，太具体的话影响操作效率；
第二个是实践中有很多偷懒现象。
就个人观点而言，在这里偷懒是非常正常的：不好判定责任方、缺乏检查机制和结果反馈，在这种卡片上花费太多管理精力是不值得的，而且对于快进快出仓库，这样的卡片管理就完全不适用了。
记录不清楚的结果就是，我们知道期初有多少，期末有多少，但中间什么时候入库多少，出库多少，很难说得清楚，后面排查，就全靠大家凑在一起比拼记忆力了。
- 第二种是资料不规范。
在实际的仓储操作中，除了系统，在操作过程中通常还会使用各种纸质的单证资料。
一方面，这些资料与系统有着相互参照印证的关系，我们无法保证操作系统的时候录入的信息就是完全准确的，同时纸质资料上往往还会备注一些必要时可供参考的具体操作情况。
另一方面，部分资料也有着交接凭证的功能，作为财务操作的必要材料。这些资料容易出现的问题并不是不存在，而是不完整，不规范。只要确定了明确的单证操作规范和和整理标准，能定期清点归档，就能免去后期找不到资料，或者找到了却看不懂备注信息的尴尬。
- 第三种是技术有不足。
对于现在的仓库来说，视频监控设备已经是最为基础的设施之一了，哪怕不能全库覆盖，至少出入库区域肯定是有高清摄像头实时监控的。当然，对于比较有经验的仓库，大多会同时在库内打包区域也设立高清摄像头。这样，所有货物的出入库都有了完善监控。就目前的摄像头与硬盘成本来说，我们认为这些措施都是仓库安全管理的基础要求。否则，如有对某次出入库的数量有争议，就只能两个人站在一起赌咒发誓，看谁的声音比较响亮了。
- 第四种是流程期间与记录区间不匹配。
一般来说，库存安全流程的期间就是两次盘点的间隔期间，而现在容易遇到的问题是，盘点区间一般是一个月，而监控视频文件的存储期间一般只有半个月到一个月。那么，造成的结果就是：在月末盘点发现异常之后，如果判断月初的某次操作需要复核，往往已经找不到对应时间的视频了。视频原文件的空间占用比较大或许是可以理解的，然而这个设定还是非常奇怪。幸好要解决这个问题也非常简单，要么缩短盘点间隔期间，要么多买一些硬盘。
当然，安全流程的完善，只是使事情具有一定的可追溯性，应对安全异常，我们可以一条一条地去查找缺漏，逐步考虑解决的办法。
除了库存安全流程本身，我们首先要关注的还是常规的出入库操作流程，如果常规的操作流程有缺漏，对仓库安全的影响是巨大的，例如，仓库的出入库是否有双重核对机制等。
对于货物价值不高但出入库流量很大的杂货仓库来说，出库货物的复核机制不太好设计，我们的经验是，哪怕不能扫描条码复核，也要人工清点，并对清点设立考核机制。如果没有这个考核机制，一个库存准确率可以控制在万分之五的仓库，最后运作的结果就只有万分之二十至三十之间，如果操作人员不稳定，这个数据还会加倍难看。
